探討和諧管理在人事檔案管理中的運用

甘肅省蘭州公路管理局 劉志燁

人事檔案是在人力資源管理過程中產生的基礎性資料。人事檔案主要包個人的具體信息、工作表現以及單位對其評價等內容。在一定條件下，用人單位可以通過查閱相關檔案來進行員工優劣評選以及職位升降等工作。目前，在實際檔案管理工作中還存在著一些比較突出的問題，這些問題對人事管理實施產生了一些不良影響。本文通過對檔案管理現狀的分析，特別是對人事檔案工作所存在的問題進行深入剖析，把和諧管理理論運用到人事檔案管理當中，對人事檔案的應用進行探索，對此提出自己的意見和看法。

一、人事檔案管理中所存在的突出問題

人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對于不斷優化技術人才結構等都具有重要的推動作用。當前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個別單位的工作人員沒有能夠充分認識到人事檔案管理的工作職能，對此沒有產生足夠的重視，對人事檔案管理工作的內容過于片面化，誤認為人事檔案管理就是簡單的抄寫以及對檔案的保管;在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價值沒有得到充分發揮;在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統的管理模式，不能隨著社會發展需要而進行不斷創新;在一些單位當中員工對基本的電腦知識以及日常的檔案管理軟件等專業技能都不具備，在查找檔案時還是沿用傳統的人工查找的方法，嚴重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。

二、和諧管理理論的具體內容

在我們通常熟知的管理學理論當中，其中一項非常重要的內容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內部組成的各個部分內容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態，從而最終實現整體性的功能。對于人事檔案管理單位來說，隨著現代社會激烈競爭壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會貫通在自己工作當中，使人力資源在管理能力和服務水平上得到較快發展和提升，對于有效解決突出問題、構建和諧勞動關系具有重要的促進作用。具體來講，和諧管理理論的內容主要體現在兩個方面：

首先，所謂和諧管理，需要將各個要素進行不斷優化升級，才能夠促進整體和諧的充分實現。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關理論知識，對其進行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準備。在和諧理論管理中，其所謂的系統輸出，簡單來講就是在一定條件下，在還沒有對原先的自身精神狀態進行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務狀態表現出來的過程。

其次，在和諧管理理論知識構成中，其具體內容包含的利益價值，實際上是一種精神內在體現和效果的外在表現。人事檔案管理單位在其具體的工作職責中，對其單位的組成成員進行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質手段和相關的生存手段提供給員工使用，與此同時還需要其自身的不斷努力，從而充分體現其自身價值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對其精神境界的提高也起到一定的促進作用。

三、人事檔案管理中和諧管理理論的應用

在日常的檔案管理工作中，通過對管理學中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個方面加以對和諧管理理論的重視和應用。

(1)進一步提高人事檔案工作的科學化水平。在日常的管理工作中，提高對人事檔案管理機構工作的要求，并不斷完善人事管理機構的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準確，并將和諧管理理論知識運用到人事檔案管理的日常工作中來，對人事檔案管理機構組織進行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準確及有效的信息提供給相關的領導，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎懲措施。

(2)進一步加大人事檔案管理中的信息化進程，在具體的實施過程中要充分運用和諧理論知識，在工作過程中可以構建電子檔案的數據庫，充分發揮人在主觀能動性上的先天優勢，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現代信息技術的不斷發展，在人事檔案管理領域出現的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計算機硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當中，要不斷的合理的運用電子計算機技術，從而在具體的工作中能夠和現代化辦公設備相協調。通過運用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領導層對員工做出正確的決策和分析。

(3)在日常工作中，要不斷的加強在人事管理中的程序交接流程的規范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內容需要更加的嚴謹，自身也存在著一種巨大的責任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴格按照相關程序來進行，從而更好地實現檔案的完美交接。

(4)在和諧管理理論的推動下，要不斷的加強人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內容充分貫徹進來。保存工作中=要根據單位的實際情況來進行分析，從而做到與其相關管理制度和規范制定的合理性和準確性。通過以往的實踐我們就能看出，通過科學準確的人事檔案管理保存工作，對單位職工以及領導能夠起到重要的監督作用，從而引導他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發揮好人力資源的優勢。

四、結束語

和諧管理理論通過其對和諧的要求，使和諧的概念從個人提升到了整個集體的和諧問題。在人事檔案管理過程中運用和諧管理理論知識，為人事檔案管理的不斷發展提供了較好的科學支撐；而檔案管理是一個比較系統的工程，需要不斷的對管理人員加強其服務意識和服務水平，并不斷提高他們的專業技能以及自身素養；只有這樣才能更好地適應社會發展的需要，并實現人事檔案管理的不斷完善和科學發展。

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