基于OA系統(tǒng)的財務(wù)信息化實踐淺析

中國公路工程咨詢集團(tuán)有限公司 林光華

基于OA系統(tǒng)的財務(wù)信息化實踐淺析

中國公路工程咨詢集團(tuán)有限公司 林光華

辦公自動化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）初衷是用于公文審批和歸檔處理，解決辦公自動化問題。筆者在實踐應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)也可以將OA系統(tǒng)的應(yīng)用拓展至日常費用報銷審批系統(tǒng)，并結(jié)合部門費用預(yù)算控制系統(tǒng)，實現(xiàn)對企業(yè)各部門費用預(yù)算的事前控制、事中控制和事后反饋。財務(wù)信息化的下一步拓展是將基于OA的費用預(yù)算報銷系統(tǒng)延伸至生產(chǎn)成本預(yù)算控制或項目成本預(yù)算控制，并同現(xiàn)有財務(wù)軟件的端口建立關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)財務(wù)記賬憑證的自動生成，包括自動生成憑證摘要、會計科目、金額、輔助核算數(shù)據(jù)、附件張數(shù)以及日期等。

一、費用預(yù)算及報銷系統(tǒng)上線工作

(1)規(guī)范費用報銷制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確以部門為單位，按費用的明細(xì)項目實行季度預(yù)算預(yù)警和年度預(yù)算控制。

(2)編制并審批年度部門費用預(yù)算。統(tǒng)一報銷系統(tǒng)的明細(xì)報銷項目與財務(wù)賬套中管理費用的明細(xì)會計科目的一一對應(yīng)關(guān)系；年初由各部門根據(jù)上年度各自部門的費用使用情況編制部門年度費用預(yù)算明細(xì)，并提交預(yù)算管理委員會審批。部門年度費用預(yù)算未審批通過前，暫不進(jìn)行部門費用報銷的預(yù)算預(yù)警和預(yù)算控制。

(3)設(shè)置OA系統(tǒng)的待辦任務(wù)自動定期提醒功能，提醒時間間隔可設(shè)置為3小時；開發(fā)OA系統(tǒng)的手機(jī)客戶端軟件，確保差旅過程中的及時審批，提高OA系統(tǒng)的運行效率。

二、費用報銷審批和預(yù)算控制管理

(一)明確費用報銷審批權(quán)限規(guī)定

1、制定預(yù)算內(nèi)報銷的統(tǒng)一審批流程和標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)明確報銷審批的具體環(huán)節(jié)和標(biāo)準(zhǔn)，如：報銷金額小于等于1,000元時，審批流程為，申請人——部門領(lǐng)導(dǎo)——分管領(lǐng)導(dǎo)；報銷金額大于1,000元時，審批流程為，申請人——部門領(lǐng)導(dǎo)——分管領(lǐng)導(dǎo)——總會計師——總經(jīng)理。對于借款單，1,000元的流程區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)可視具體情況提高至5,000元或更高。

其中，隨著報銷申請人級別的上升，審批流程也相應(yīng)縮短，總經(jīng)理的報銷單據(jù)可以設(shè)置由董事長進(jìn)行審批，以完善內(nèi)控制度。報銷申請人收到OA審批完成的系統(tǒng)通知后，登陸并打印報銷審批單（含各級領(lǐng)導(dǎo)的電子簽章），粘貼報銷原始發(fā)票等附件并簽字后，提交財務(wù)部門（包括紙質(zhì)報銷單據(jù)提交和OA系統(tǒng)提交至財務(wù)稽核環(huán)節(jié)）。最后，財務(wù)部門在收到報銷人粘貼有原始發(fā)票和各級審批電子簽章齊全的報銷單后，登陸OA系統(tǒng)辦理該報銷流程的最終稽核并辦結(jié)，以確保實物報銷和OA系統(tǒng)報銷一一對應(yīng)，確保該報銷業(yè)務(wù)的唯一性。

2、制定預(yù)算控制的預(yù)警和拒絕報銷標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)公司費用控制要求，確定費用報銷的預(yù)警和拒絕報銷標(biāo)準(zhǔn)，并內(nèi)置入OA報銷系統(tǒng)，以實現(xiàn)自動預(yù)警和自動拒絕提交功能。可按季度平均值設(shè)置預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)本年累計已提交報銷金額超過該項費用截止該季度末的預(yù)算累計金額時，OA系統(tǒng)將自動彈出包含該類費用部門全年預(yù)算金額和已實際發(fā)生金額及占比的預(yù)警信息，以提醒申請人和該部門關(guān)注該項費用的年度預(yù)算控制。當(dāng)本年累計已提交報銷金額超過該部門此項費用的全年預(yù)算總額時，OA系統(tǒng)將在申請人提交該報銷單時，自動拒絕提交并提示該項費用超支。只有辦理好相應(yīng)的部門費用預(yù)算外支出追加審批流程后，該部門此項費用才有新的預(yù)算余額，才能順利提交并辦理報銷。

3、預(yù)算外支出追加審批

當(dāng)出現(xiàn)年初預(yù)算外的新增業(yè)務(wù)或事項，導(dǎo)致已審批預(yù)算額度無法滿足實際需求時，可根據(jù)實際情況提交《部門費用預(yù)算外支出追加申請表》。該申請表中，應(yīng)包含“費用科目”、“原預(yù)算金額”、“已實際支出金額”、“已申請預(yù)算外支出額”、“本次新增預(yù)算外支出額”和“申請追加理由”等信息。制定預(yù)算外支出追加審批流程，明確具體審批環(huán)節(jié)，如：申請部門——分管領(lǐng)導(dǎo)——總會計師——總經(jīng)理。辦理好部門費用預(yù)算外支出追加審批后，該部門的此項費用額度將自行增加入本年度的預(yù)算額中。

(二)費用報銷審批流程

1、報銷界面

設(shè)計簡潔、人性化并且重點突出的費用報銷界面，是OA費用預(yù)算報銷系統(tǒng)能順利實施的重要環(huán)節(jié)。在包含金額、摘要、申請人、所在部門、備注、支付方式、費用分?jǐn)偛块T、審批人、附件張數(shù)、日期、單號等基本信息的基礎(chǔ)上，可以考慮增加部門該費用本年預(yù)算余額、申請人借款余額和報銷特殊要求等附加信息，并添加上傳附件功能。同時，劃分必填項、選填項和自動生成項，并對必填信息和重點信息使用星號或紅色字體，以突出重點。設(shè)置漏填必填項時，無法提交報銷單據(jù)，以提高報銷單的填報質(zhì)量。

2、逐級審批和代審批功能設(shè)置

根據(jù)確定好的審批流程和標(biāo)準(zhǔn)，逐級審批。對于特殊事項無法執(zhí)行審批的人員（如長期國外出差），可以設(shè)置代審批功能。通過指定固定的代審批人，在授權(quán)期內(nèi)，代為審批報銷流程，從而不影響審批的時間進(jìn)度。執(zhí)行代審批流程時，在審批流程的最后，可加入原審批人最終確認(rèn)環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)為獨立環(huán)節(jié)，不影響申請人的打印報銷單和財務(wù)稽核辦結(jié)環(huán)節(jié)的操作。

3、票據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

審批結(jié)束后，OA上的報銷申請單重新回到申請人處，并已含全體審批人的電子簽章。申請人打印申請單（已含審批人的簽章），簽字，并粘貼原始票據(jù)和附件后，提請部門經(jīng)理審核并簽字后，提交紙質(zhì)報銷單至財務(wù)部，同時在OA上將該報銷申請單提交至財務(wù)稽核環(huán)節(jié)。財務(wù)經(jīng)理審核紙質(zhì)報銷單及原始票據(jù)無誤后，簽字并提交財務(wù)稽核人員，財務(wù)稽核人員辦理OA系統(tǒng)的稽核操作，辦結(jié)該流程以確保OA電子報銷系統(tǒng)和紙質(zhì)報銷單據(jù)的一一對應(yīng)，并進(jìn)行相應(yīng)的記賬憑證的錄入。最后，財務(wù)稽核人員打印記賬憑證，并粘貼好原始單據(jù)后，提請出納辦理相應(yīng)的報銷支付。

(三)預(yù)算執(zhí)行情況的查詢、反饋及考核

1、設(shè)置查詢崗

授權(quán)各部門指定人員以預(yù)算查詢崗，該查詢崗可查詢本部門各項費用的年度預(yù)算和實際使用情況，可聯(lián)查各項費用的逐筆構(gòu)成明細(xì)，并可聯(lián)查至OA系統(tǒng)中的相應(yīng)每筆報銷單。通過聯(lián)查明細(xì)功能，可及時發(fā)現(xiàn)部門費用超預(yù)算的原因，有效把控部門費用的關(guān)鍵控制點。

2、定期反饋

財務(wù)部門每季度或半年查詢，并以各部門單獨發(fā)文形式反饋各部門的費用預(yù)算執(zhí)行情況，并對存在超預(yù)算隱患的費用科目進(jìn)行專項預(yù)警，以達(dá)到監(jiān)督、預(yù)警和督促預(yù)算控制的作用。

3、年度考核

年度末，以各部門單獨發(fā)文形式反饋各部門全年度費用預(yù)算的追加和實際執(zhí)行情況，并適當(dāng)引入年度考核制度，將其納入部門年度績效考核評分系統(tǒng)中，提高部門費用預(yù)算控制的公平性和有效性。

三、財務(wù)信息化延伸

(一)橫向延伸

結(jié)合OA系統(tǒng)的部門費用預(yù)算報銷系統(tǒng)，可以延伸至生產(chǎn)成本或項目成本審批中，并加入生產(chǎn)預(yù)算或項目標(biāo)后預(yù)算，以實現(xiàn)生產(chǎn)成本或項目成本的事前控制、事中控制、事后反饋和考核，全方位提高公司的生產(chǎn)經(jīng)營效率。

(二)縱向延伸

部門費用預(yù)算報銷系統(tǒng)，也可以同現(xiàn)有財務(wù)軟件的端口建立關(guān)聯(lián)，通過定義OA報銷系統(tǒng)中的明細(xì)報銷項目和財務(wù)軟件中的明細(xì)會計科目的一一對應(yīng)關(guān)系，在最后的財務(wù)稽核環(huán)節(jié)，設(shè)置自動生成記賬憑證功能，實現(xiàn)財務(wù)軟件中記賬憑證的自動生成，包括自動生成憑證摘要、會計科目、金額、輔助核算數(shù)據(jù)、附件張數(shù)以及日期等，從而提高財務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)全方位的財務(wù)信息電子自動化。

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.14.169