試析企業(yè)費用報銷監(jiān)管問題及對策

中國石化江漢油田分公司江漢采油廠 鐘琴

試析企業(yè)費用報銷監(jiān)管問題及對策

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費用支出在企業(yè)財務(wù)中起著很重要的作用，如何控制支出是很多企業(yè)面臨的問題，其中費用報銷是控制費用主要的環(huán)節(jié)。近年來有關(guān)費用報銷的財務(wù)事件不斷增加，如何有效的認識和處理企業(yè)費用報銷中存在的問題，對于企業(yè)有著重要意義。

費用報銷 問題 解決方法

“費用”指的是企業(yè)在一定時間內(nèi)，消耗資源的一個重要指標。企業(yè)發(fā)生的每一筆費用都要進行歸納整理，列在各自的費用項目上。一家企業(yè)在運營過程中所產(chǎn)生費用的來源和用途，從不同的角度上體現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營狀況，且影響著企業(yè)的發(fā)展進程，甚至影響著企業(yè)的可持續(xù)生存空間。由此可見，費用在企業(yè)財務(wù)中占據(jù)著至關(guān)重要的作用。費用報銷是控制企業(yè)財務(wù)支出的一個重要環(huán)節(jié)，向財務(wù)部門申請報銷的各項費用，是否合法；財務(wù)報告中數(shù)據(jù)是否準確；如何避免虛假業(yè)務(wù)、不規(guī)范報銷的發(fā)生；提高財務(wù)可信度的策略，這些內(nèi)容都是企業(yè)面臨的問題。

一、企業(yè)費用報銷中存在的問題

(一)報銷體系沒有充分的管理制度

我國各公司的費用是通過簡單的票據(jù)進行兌付，這種方式很容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)虛假化，在某種程度上嚴重影響了企業(yè)在費用報銷上的統(tǒng)一性和正確性。這種模式體現(xiàn)了我國現(xiàn)在的財務(wù)體系缺乏主動性。財務(wù)管理的被動化使得企業(yè)對員工無法有效的進行監(jiān)督和管理。甚至有些企業(yè)還出現(xiàn)了員工和財務(wù)人員串通一氣，利用財務(wù)系統(tǒng)的漏洞謀取私利，對公司的財產(chǎn)進行侵犯，導(dǎo)致大量公司資源流失。在現(xiàn)有企業(yè)的報銷體系中，工作人員只要通過相關(guān)票據(jù)，且經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核就可以得到報銷款項。在這樣的傳統(tǒng)財務(wù)體系下，很多人容易動歪腦筋，降低了監(jiān)管的自覺性，為公司帶來了巨大的經(jīng)濟損失。與此同時，這種傳統(tǒng)財務(wù)模式也降低了財務(wù)人員對報銷問題的重視程度。

(二)報銷憑據(jù)存在嚴重的造假現(xiàn)象

在企業(yè)中實際的報銷監(jiān)管情況有很多票據(jù)作假的現(xiàn)象發(fā)生。導(dǎo)致其出現(xiàn)的根本原因有很多：有企業(yè)自身的的內(nèi)部原因；也有外部環(huán)境的原因。存在的內(nèi)部原因同樣有很多種，但主要是某些員工將不在報銷項目中的票據(jù)，通過個人手段變成了報銷的憑證；外在的因素中則存在著原本就不合格或者虛假的票據(jù)依然得到了報銷。在企業(yè)中存在著很多的徇私舞弊手段，如：越權(quán)審批、同比款項報銷多次、虛假或者虛報等，這些徇私舞弊手段反映出企業(yè)在內(nèi)部尤其是財務(wù)上的監(jiān)管存在著很大漏洞。

(三)監(jiān)管機制不完善

現(xiàn)在企業(yè)費用的報銷，只要有高層領(lǐng)導(dǎo)簽字就可以通過財政的審批，實行報銷。這樣簡單而直接的程序?qū)е铝藞箐N制度缺乏監(jiān)管，報銷費用監(jiān)管失控。如果企業(yè)缺乏一個合理的報銷監(jiān)管體系，申請人在申請報銷的過程中缺乏監(jiān)管，很容易出現(xiàn)弄虛作假的行為。

二、企業(yè)費用報銷中問題的根源

關(guān)于企業(yè)費用報銷的問題，國家出臺了許多制度來保障隊會計、審批領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責任人進行規(guī)范，具體規(guī)范了報銷流程、業(yè)務(wù)事項、原始憑證等“如何做”、“做什么”的問題。各單位也依據(jù)國家的法律、法規(guī)和自身特點，制訂了具體的內(nèi)部管理制度。國家法律的出臺，對會計人員的工作起了規(guī)范和指導(dǎo)作用，加強了會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平。

但是在實際的實施操作過程中，不論制度多么完善，措施多么嚴密，總是無法杜絕報銷行業(yè)中弄虛作假情況的出現(xiàn)。這些情況的出現(xiàn)都在不同情況下暴露出了我國企業(yè)報銷環(huán)節(jié)存在的紕漏。曾經(jīng)某財經(jīng)雜志報道了這樣一個案例：銀光發(fā)公司在為粉飾自身，在黑市上偽造了各種單據(jù)。這個案例體現(xiàn)了我國我國的部分公司在費用列項、領(lǐng)導(dǎo)審批等諸多環(huán)節(jié)上均存在問題。在企業(yè)中如果僅靠各崗位上工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)操守來維護企業(yè)財務(wù)秩序是根本做不到的。因此，企業(yè)費用報銷上問題根源在于各個環(huán)節(jié)的監(jiān)管上。

三、企業(yè)報銷問題的具體表現(xiàn)

(一)在計劃的制定方面

首先，對費用的計劃缺少針對性，過于籠統(tǒng)。

例如：單位的差旅費、辦公費用、通訊費以及招待費等費用在制定支出計劃時，對于具體部門的差異不做考慮或者考慮不夠，按照統(tǒng)一的指標，生搬硬套，導(dǎo)致不需要的部門剩余很多，真正需要的部門卻不夠用，這也是一種典型的資源浪費。

其次，計劃死板沒有靈活性，費用計劃的長期不變，導(dǎo)致市場經(jīng)濟的政策，需求等無法發(fā)揮作用。另外，有些單位的工作人員對制定計劃持以敷衍等態(tài)度，將上一年度的費用計劃照搬照抄，根本不考慮實際狀況。

(二)審批方面

審批方面也有很多問題。首先，審批職責不明確，非常容易出現(xiàn)責任推卸“踢皮球”的現(xiàn)象；其次，審批不講原則，缺少責任感；最后，審批方式“一支筆”，缺乏透明度，難以監(jiān)管。

(三)發(fā)票的使用方法

發(fā)票是報銷的主要憑證，在現(xiàn)實中發(fā)票使用不規(guī)范的現(xiàn)象屢見不鮮。這主要有兩種情況：第一，經(jīng)紀業(yè)務(wù)是存在的，而發(fā)票確實是虛假的；第二種是業(yè)務(wù)本身就不存在或者不合理，用假發(fā)票進行虛報。這些都對企業(yè)報銷帶來了極大的問題。

四、加強企業(yè)費用報銷監(jiān)控的有效對策

企業(yè)必須加強對費用報銷的監(jiān)管力度，確保企業(yè)的經(jīng)濟利益不受損失的同時，有效的節(jié)約成本，增強企業(yè)競爭實力。

(一)加強對資金的監(jiān)管

加強對企業(yè)資金的監(jiān)管力度，提高企業(yè)資金的有效利用率，節(jié)約開支，制定相對合理的支出計劃。

首先，企業(yè)財務(wù)人員應(yīng)當認真編制費用計劃。企業(yè)經(jīng)營活動是一個消耗現(xiàn)有資產(chǎn)的價值，不斷創(chuàng)造新價值，并不斷補償消耗的過程。所以企業(yè)的費用都是直接或者間接的由經(jīng)辦人花費。為了有效的控制費用支出，以最少的費用換取最大的利益，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際情況，對企業(yè)開支多少進行分析，制定科學(xué)的計劃，從而判定支出的先后順序，合理分配資源。

其次，對計劃要進行合理的調(diào)整，費用計劃是在財務(wù)活動前完成。由于影響財務(wù)活動的因素很多，使財務(wù)活動的結(jié)果很難判定，導(dǎo)致費用報銷計劃很難天衣無縫，這就要求要隨時了解市場信息，對費用計劃進行科學(xué)的調(diào)整。

(二)報銷過程管理

注重報銷的過程管理，將“事后評價制度”革新為“實時跟蹤制度”。簡而言之，就是強調(diào)在報銷的每一個環(huán)節(jié)做到監(jiān)管。如果在業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生后在進行評價那就為時已晚了。在財務(wù)報銷中，只有每一個環(huán)節(jié)的責任人都高度認真，高度負責，才能保證資金的正確使用。報銷過程的監(jiān)控必須要做到以下幾點：

1、費用發(fā)生前，要監(jiān)督費用類項的合理性和可靠性

首先，應(yīng)當制定專門的規(guī)章制度，對職工的長期使用的各項費用制定使用計劃，并將計劃精確到周、日。對于偶爾發(fā)生的費用要按照使用量和用途進行級別分類，根據(jù)等級制定標準；其次，在計劃中盡可能的細化、全面，而且要在進行中根據(jù)實際情況合理調(diào)整；再次，計劃的實行通過審核才能實行。另外要根據(jù)計劃，按月對相應(yīng)部門的主管進行考核，并與其績效掛鉤。另外計劃還要做到公開，充分接納群眾的建議。

2、對相應(yīng)票據(jù)進行監(jiān)督

對相應(yīng)票據(jù)合法性、正規(guī)性、有效性進行監(jiān)督，那些不合格的票據(jù)需要退回，同時對經(jīng)濟事項本身的真實性進行調(diào)查核實，虛假杜撰的經(jīng)濟事項不予以報銷。

3、嚴格監(jiān)管濫用職權(quán)情況的發(fā)生

對于審批的結(jié)果要進行復(fù)核，查看有沒有越權(quán)審批，濫用職權(quán)，串通舞弊的行為發(fā)生。

4、對出納員的報銷環(huán)節(jié)要進行檢查，避免差錯

部分出納人員由于工作態(tài)度不認真，馬虎大意，很容易出現(xiàn)一些常規(guī)錯誤。在財務(wù)案件中，出納員的經(jīng)濟犯罪行為也是很多。所以對出納員的行為要予以監(jiān)管，一方面保證核算質(zhì)量，另一方面也要杜絕違法犯罪的事件發(fā)生。

(三)細化報銷制度

制定細致的費用報銷制度，組織相關(guān)人員定期進行培訓(xùn)，由于財務(wù)人員接觸的原始賬單會比較多，所以對其進行相關(guān)知識和法律法規(guī)的普及和宣傳也變的十分必要。除此之外，財會人員要實行輪崗制度，增加財會人員的整體素質(zhì)和工作水平。

五、結(jié)束語

為了規(guī)范我國企業(yè)在財務(wù)方面的管理制度，加強對會計工作的審查和監(jiān)督，提高我國企業(yè)資金的使用效率和安全性，我國頒布了很多相關(guān)的法規(guī)和政策。其中對費用報銷的內(nèi)容、方法、程序都作做了明確的規(guī)定。但是，由于報銷費用沒有企業(yè)整體的戰(zhàn)略規(guī)劃這樣具備長遠影響性，使得相關(guān)人員的重視程度不夠，導(dǎo)致了此方面成為企業(yè)管理的盲區(qū)，在這方面出現(xiàn)了很多違規(guī)、違法甚至犯罪的事情，這對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展極為不利。為了提高企業(yè)的綜合競爭力，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，企業(yè)必須對費用報銷環(huán)節(jié)加以監(jiān)督和重視。

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.03.025