神華準能公司ERP建設實施影響與風險研究

神華準格爾能源有限責任公司大準鐵路公司 李賀

一、神華準能公司ERP項目實施背景

隨著科學技術的發展和網絡技術的應用，國家的信息化程度已經發展成為評價其經濟水平和社會文明的重要標志。以信息化為本質特征的企業管理創新越來越得到世界的推崇和應用。管理創新必須要有強大的支撐基礎，否則新的管理思想和理念難以在實際的業務運營中落地。信息化正是給管理創新提供有力支撐的最好工具和手段。作為全國最大的煤炭經銷商神華集團公司于2010年經過流程優化與信息化總體規劃，正式啟動信息化SH217工程，其主要內容是：建設“兩橫一縱”三大信息平臺，支撐七大業務能力，促進集團實現經營管理集約化，生產管理效率最大化，生產流程最優化的目標。而ERP系統是SH217工程十大建設項目中最重要的項目之一，是神華集團信息化平臺建設的核心。通過加快實施SH217工程及ERP等信息化項目，必將有力促進集團內部管理的規范化、精細化、高效化，實現企業管理的優化提升。

神華準能公司作為神華集團的核心子公司于2013年1月24日召開了ERP項目啟動會，標志著神華準能公司ERP項目正式啟動。通過11個月的現場實施，神華準能公司ERP系統在2013年11月12日正式上線。

二、神華準能公司ERP項目實施影響

(一)實施ERP帶來的變化

1、實施ERP后財務人員的職能發生變化

實施ERP之后，大量的會計憑證尤其是物料移動相關的會計憑證，由ERP后勤模塊自動集成到財務模塊，財務人員的主要職能從目前手工記賬方式下的事務性工作，轉移到財務分析和資金控制等財務管理工作上，由事后監督向事前計劃、事中控制、事后分析轉變；預算控制與檢查可以實時進行；對企業的經濟活動進行實時控制，加強管理會計的職能。

2、實施ERP后財務核算體系發生變化

原來神華準能公司的會計科目為多級，ERP系統中的會計科目只有一級；ERP系統中啟用功能范圍之后，通過功能范圍和成本中心類型的結合，實現了科目類別的細化，簡化了業務操作的復雜程度，降低了業務操作的人為錯誤，方便了費用的歸結；通過層層建立物料清單（BOM），細化了生產成本管理，提高了生產成本計算的正確性。通過內部訂單和生產訂單等訂單類型的狀態管理，強調成本的線內控制。

3、實施ERP后物資供應采購管理發生變化

按照統一的規定，對物資供應進行管理，所有采用了ERP系統的公司都應該掌握物資管理體系，對物資供應實行科學、規范化的管理，在每個環節都進行管理，并實現不同崗位、不同部門之間的相互監督和制約；第二，對供貨商實行動態評價機制，按時的對不同的供貨商打分，按照供貨商得分進行排序，選出質量最好的供貨商，把好產品質量的第一關；第三，實行貨源的自動分配機制，對得到的真實、可靠的采購信息進行分析、總結，以得到最優化的采購訂單，將采購的資金控制在最低限度；第四，在網上實現對采購訂單的規劃和審批，最大限度的節省審批時間，并對采購訂單進行有效的監管；第五，實現各業務之間的無縫對接，加強各業務部門之間的聯系，實現信息的透明化，防止出現無用功，提升企業效率。

4、實施ERP幫助企業實現“三流合一”

企業在生產經營過程中不能缺少資金流和物流，在經過一系列的信息化建設之后，企業各部門的運作情況將會以信息的狀態在管理決策主體和生產經營主體前集中展示，其中主要的對象有：財務的分析統計、資金的流轉（資金流信息），生產經營和管理（物流信息）等。它們利用信息流的形態準確的反映出資金和物資流動前、中和后的即時狀況以及形態。信息流、資金流、物流的動態集成被稱為“三流合一”。企業通過利用ERP系統的優勢，將重要的業務流程錄入ERP系統中，伴隨流程正常運作并及時做出反映。其中，關于物料的運作，系統能夠即時的集成資金信息（應收應付等資金信息）和移動信息（物料的收發以及轉移等信息），同時，能夠體現為實時同步的業務決策、管理和操作的信息。“三流合一”能夠讓企業管理、決策、經營的重要人員及時了解企業內各部門真實、準確的生產和經營活動信息，對企業各部門規避風險、開展業務、進行戰略決策。

ERP系統能夠快速、準確的集成企業內各部門資金和物流的信息狀況，除了通過各業務模塊之間的聯系體現外，同時，也表現在財務模塊和后勤模塊之間的關系，例如，在采購（MM）模塊中錄入采購收貨的數據時，MM模塊將顯示為庫存商品的具體種類以及數量上的變化（物流信息），同時，ERP系統也會利用自動無縫集成功能，快速、準確的計算出所有收到貨物的價值，并及時生成相對應的憑證，反應出庫存商品價值的狀況，即借記“庫存商品”的會計科目。企業運用“三流合一”的即時集成功能，在收貨階段不僅能夠快速、準確無誤的入賬到下一流程，還可以避免錄入的重復性，同時，企業的業務和管理人員也能夠即時存取到最準確、及時和相匹配的財務/業務信息。

(二)如何應對ERP帶來的變化

1、領導層應如何應對ERP帶來的變化

在當下，ERP系統將不僅是信息技術，而是意味著新理念和新制度的產生，是組織機構和管理模式的全新變革，是對原有管理理念的沖擊。企業內各級領導應對這種全新的、深入的變革做好充分的準備工作。首先，領導層應積極的作為ERP建設的主要倡導者，做好領軍任務，轉變舊思想；其次，及時的進行體系的規劃與設計。在系統正式啟動后，一要帶頭學習和應用ERP；二要指導企業內員工正確使用，不斷優化系統，保證系統平穩和持續應用。

2、員工如何應對ERP帶來的工作變化

自覺遵守ERP系統的制度；積極學習和適應新的流程；準時參加培訓，熟練操作新系統；利用系統的準確信息，配合做好各項工作。

三、神華準能公司ERP項目實施風險及相應規避措施

(一)神華準能公司ERP項目實施風險

企業資源計劃（ERP）是企業內資源信息化的重要管理系統，是基于財務和其他業務一體化的信息平臺。同時，ERP也是以運用信息技術為基礎，通過先進的管理思想，全面整合信息的手段，并能夠提出控制、業績評估、系統優化、計劃的全方位管理平臺。ERP系統雖然有著先進的管理理念，但在具體實施過程中對企業也是一種巨大的挑戰。神華準能公司實施ERP系統后，財務人員的職能發生了變化、財務核算體系發生了變化、物資供應采購管理發生了變化，ERP幫助企業實現了“三流合一”。企業實施ERP后，這一系列的變化，勢必帶來管理變革上的風險；同時，ERP把邏輯上相關聯的業務緊密連接在一起，重復工作和多余數據被完全取消，規程被優化，這是ERP系統的集成性，它也是ERP系統的最主要特點。神華準能公司實施的ERP系統中，人資成本進行集成、物料采購進行集成、鐵路貨運收入進行集成，這些集成實質上就是數據的集成。集成過程中無論是哪個環節出現了問題，都會影響到財務數據的準確性，集成性風險成為實施ERP面臨的又一主要風險。

1、管理變革風險

ERP系統涉及到公司管理的方方面面。公司要重視ERP系統，一定會對傳統的經營理念進行變革，管理方式進行轉變，組織結構進行調整，采用全新的管理模式、管理機制，同時也會設計全新的業務流程，所以說ERP系統涉及范圍廣、難度大、周期長、非常繁雜。神華集團在建設ERP系統時所面臨的影響最大的風險來自于管理體制的變革，主要包括管理理念轉變、業務流程重組、管理持續改善等風險。上述這些方面的變革會對企業目前的各種人事制度，公司的各種利益關系造成很大的沖擊，所以在系統實施的過程中可能會受到來自既得利益方的阻礙，這些阻礙會給公司造成一定的損失，嚴重的還可能導致整個公司的分崩離析，所以要從根本上來采取措施解決管理變革所帶來的風險。

2、集成風險

ERP系統的發展是一個逐步深化的過程。它是將公司現有資源進行全面的整合，然后對資源進行合理科學的規劃，以達到收益最大化的管理體系。ERP系統的集成性主要表現在以下方面，第一，對數據進行分類整理，來源可靠；第二，業務和銷售渠道統一，不同的業務環環相扣；第三，產品和資金統一，產品和資金處于動態的平衡之中。

ERP是基于財務和其他業務一體化的信息平臺，在現有系統中，人力資源的業務要從人力資源模塊集成到財務管理模塊；物料的領用，要從物資供應部門物料管理模塊集成到財務管理模塊；鐵路貨運收入，要從貨運制票系統中導出基礎數據，再集成到財務管理模塊，這樣就形成了財務和其他業務的系統集成過程，業務集成的實質就是數據的集成。不論是哪個環節出現了問題，都會影響到財務數據的準確性，集成性風險包括業務集成和數據集成等風險。

(二)神華準能公司實施ERP風險規避措施

1、規避管理變革風險的措施

(1)“先做BPR，再實施ERP”是規避ERP建設管理變革風險的一個有效途徑。BPR是ERP的基礎和前提，ERP是BPR實現的管理工具和技術手段。先把業務流程理順，使各個管理職能部門之間有機銜接，建立系統的管理架構，信息化的實施效果才更明顯。

BPR的實施原則是：一是強化組織領導：公司業務重組對于公司來說是一項巨大的挑戰，所以公司的領導層的能力直接關系到公司業務重組的成敗。二是將客戶看做重心：公司要以滿足客戶的需求為己任，包含客戶對產品質量和服務內容的訴求等。三是面向流程：業務流程是企業流程再造的核心領域，決定著組織的運行效率。業務流程重組的重點就是塑造新的業務流程，就是用全面的整體過程代替舊的分散的管理過程。四是以人為本：組織和員工要共同成長、發展，達到員工目標和組織目標的一致。

(2)加強宣傳和培訓，使企業領導層、管理層和員工都對管理變革有一個正確的理解，切實轉變思想觀念，統一思想和認識，讓大家建立一個從企業全局最優進行思考的企業文化氛圍。ERP系統上線后操作人員的崗位調整；設計新的業務流程；推廣和強化專業知識，學習模塊的相關知識；提升自己的專業能力，關鍵用戶的知識更新；提升管理者運用系統管理和決策的水平；這些都必須要有相關的培訓作為鋪墊，所以，培訓工作也決不能放棄。

2、規避集成性風險的措施

ERP系統是一個高度集成的系統，為確保成功實施和穩定運行，應從以下幾個方面做好風險的防范工作：

一是認真貫徹落實“五統一”原則，做好標準化工作。“強調共性，減少個性”是建設神華準能公司“一體化”ERP系統的基本要求，是整合神華集團整體業務流程、規范企業業務管理、加速ERP建設節奏的核心原則，是提高系統可維護性、增強數據可比性、降低實施維護成本的重要保證。神華準能公司建設ERP的一個重要原則是“減少個性、增加共性”，強調的是規范統一的流程、統一的標準、統一的“模板”，統一的實施方法，建立統一的業務和技術支持體系。信息的規范化是信息化建設的必備條件，規范化是建設ERP系統的先決條件，是數據統一的前提，是實現信息共享的保證，正是由于規范化，才能實現對公司業務的統一管理，統一分配，才能實現公司內部不同部門之間的完美融合，才能在公司內部建立起信息共享平臺。

二是優化和完善流程模板，嚴格控制個性化需求和客戶化開發。神華準能公司實施一體化的ERP系統是為了最終實現在管理規范和流程統一基礎上的系統整體集成，堅持“統一模板、強調共性、減少個性”是神華準能公司ERP建設的原則。公司若存在個性化的要求，那么將會增加神華集團ERP系統建設的難度。公司舊的管理方式會導致個性化需求增多，假如這些個性化需求不會對公司產生任何有利的價值，這些個性化需求應該降低。對項目進行重復的改變，會直接延長項目的時間，更會增加不必要的支出。同樣工作的客戶化也會對ERP系統功能的發揮產生影響，致使ERP系統無法完成升級換代任務，當系統需要根據市場的需求做出調整時，工作的客戶化會導致ERP系統無法做出調整。

三是業務集成的相關部門要協調配合，共同優化業務流程，中層管理者要全過程參與業務流程設計。ERP項目就是把科學的管理理念和標準化的管理流程以信息化的方式展露出來，執行的過程就是業務的展示過程，在實現的過程中既有系統的優化，又有制度、流程、方案的制定，而且還會牽扯到公司管理的各個層面，比如：生產管理、運輸管理、倉儲管理、成本核算、貸款管理、資金管理、銷售管理等等，這些管理都要求各部門之間的配合來完成，要將所有的部門都帶動到企業管理中去，充分發揮每個部門的作用。中層管理者是業務部門的骨干力量，對本部門的整體業務了解透徹，清楚本部門的管理優勢和存在問題的癥結所在，同時對部門間的業務關聯有全面的思考，全過程參與業務流程設計有利于在理解ERP管理理念的基礎上，科學合理地設計和制定本部門的業務流程，并有利于ERP系統在本部門的推廣和應用，更加合理地協調和調配部門及部門間的關鍵資源，有利于提升和優化整體管理流程。為確保全面有效地溝通協調，應做到以下幾個方面：建立有效的項目組織架構；抓組織落實、人員到位，強化項目管理；明確職責，讓領導和關鍵用戶以及相關業務人員充分進入角色；加強團隊精神的建設；建立不同層次的例會制度；注重正向激勵，激發工作熱情。

四是制定配套的管理制度，避免運行和維護工作的無序開展。在采用ERP系統以后，業務的流程以及管理方式都會有質的突變，為了新的經營管理模式的正常運行，需要加強引導，積極的協調不同業務部門之間的合作，統一業務流程，管理、監督和指導最終用戶的操作。建立配套的管理和考核制度才能保障系統穩定運行。

五是嚴把數據入口關，確保數據質量，進行全面的數據分析。正是由于ERP系統的集成性特點，所以對于輸入系統的原始數據具有放大的效應，正確輸入的原始數據可以迅速集成到其他的模塊并直接在財務模塊中記帳，而錯誤的數據也會導致其他模塊的數據錯誤和財務模塊的錯誤憑證。“三分技術，七分管理，十二分數據”是對數據重要性的高度概括；“進去的是垃圾，出來肯定是垃圾！”表明正確、完整錄入數據至關重要；“ERP系統中的數據就像人體中流動的血液”表明了數據質量對企業管理的重要性。為提高數據收集質量，應做好以下幾方面工作：一是提高對數據轉換工作重要性的認識，ERP系統是一個高度集成的管理系統，進入ERP系統的數據質量對系統的運行質量有重要影響，因此，從收集數據一開始就要嚴格把關，高度負責；二是建立數據收集的組織體系，數據收集工作面廣、量大，需指定專門的領導負責數據收集工作的協調工作，對數據收集工作進行監督及管理，安排合適的數據收集人員，保證足夠的時間；三是明確數據收集人員的職責，及時向數據轉換組反映收集過程中遇到的問題，并協調和處理企業內部跨模塊的數據統一問題，同時對所有數據進行監督和審核，確保數據的正確性；四是對數據收集人員進行強化培訓，按照ERP系統對數據的要求和神華準能公司標準化要求，對現有的數據重新進行整理和收集；五是建立審核制度，建立業務層、領導層、數據轉換層的三級數據審查、確認、簽收機制。

四、結束語

本文以神華準能公司為例，對神華準能公司在加快自身信息化建設過程中ERP系統的應用帶來的影響及可能存在的風險進行了研究，由于ERP系統的應用對于促進企業信息化建設以及資源的有效配置方面具有巨大的推動作用，所以很多企業都將ERP系統應用于自身企業的信息化建設，但是個別企業卻沒有考慮到ERP系統的應用將給企業帶來的影響和風險，所以本文針對這種情況對ERP系統在企業中的應用對企業的影響與風險進行了研究，得出了ERP系統的應用主要給企業帶來的是管理變革風險和集成性風險兩個主要方面，并針對這兩個方面的風險提出了相應的風險規避措施。

總之ERP作為當今世界上信息化的一種趨勢，的確是集團型企業管理快速提升，資源配置逐步優化，決策更為科學合理的有效手段，但是該系統的應用也會給企業帶來一定的影響和風險，如果不注意這些潛在的風險，就很可能給企業的運營帶來一定的負面影響，所以作為企業自身來講要在ERP系統應用過程中重視由于該系統的應用所帶來的風險，并采取有效的措施加以規避，才能更有效地發揮ERP系統的優勢，更好地為企業服務。實踐證明，ERP建設對于推進體制改革、改進業務流程、強化成本控制、規范經營行為、提高管理水平，提高經濟效益，有著積極的促進作用。借助于ERP的實施，使企業各級管理人員更新了管理理念，摒棄了落后管理方式，建立起了新型高效的工作模式，對企業的管理工作起到了促進和提升作用，這種促進和提升是內在的、質的提升。

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