財務共享模式下的企業集團信息系統的構建

赤峰新城富龍管道燃氣有限公司 王曉航

天津新華會計師事務所 隋杰

財務共享模式起源于上世紀80年代的少數幾個發達國家，后來被廣泛地應用于跨國公司的經營與管理中。伴隨著信息化和大數據的蓬勃發展，財務共享模式作為一種全新的形態在企業集團中發揮著重要的作用。目前，國內實行財務共享模式的企業集團，包括在跨國公司、合資企業、國內經營的企業集團等，財務共享中心的建立在我國還處在起步階段，完全照搬國外的模式不可避免會帶來很多困惑，如何結合我國國情及企業集團發展現狀，構建信息系統建設的創新思路與方法，是企業集團組織優化轉型的全新課題，也是整合企業集團內部辦公系統、人力資源管理系統、工程項目系統，實現企業各信息系統無縫銜接的重要途徑之一。

一、財務共享模式下信息系統特點與優勢

與財務集中核算的差別之處在于，財務共享服務中心將部分經營職能付諸于在一個新的半自主業務單元，具有協議、定價等多項功能，是相對獨立的內部組織，其目的在于通過高效的運作模式來解決大型企業集團的重復投入與低效率問題，尤其是在財務職能建設中可以實現會計賬務集中處理，從而降低運營成本，提高企業的規模效應。財務共享模式下信息系統的特征與優勢：

第一，專業化的分工。傳統會計組織一般以任務為核心設立職位和部門，依據功能導向來分工，容易因過于細化而難于協調，結果造成組織運行效率低下。這種模式客觀上使會計職能范圍過于狹隘，忽視企業整體戰略布局。以流程作為中心的財務共享服務模式，根據業務類型設立核算崗位，通過專人開展單一的核算業務，大幅度提高了人員的熟練程度和工作效率。

第二，形成規模經濟。一方面，財務共享中心可以將子公司的會計核算工作進行集中、規模化處理，客觀上減少了基層會計人員數量，降低了運營成本；另一方面，企業數據經過網絡收集、傳輸及處理以后，各地區、部門的數據進一步整合，提高了數據處理效率。

第三，業務流程再造。財務共享服務中心堅持以流程為導向，構建一整套能深入企業各業務單元的財務控制體系，囊括企業采購、生產、營銷、研發和風險控制在內的各個環節，動態、及時地收集信息并加以調節和控制。

最后，扁平化組織結構。作為企業集團組織對市場、技術狀況反應的靈活性和敏捷程度關系著企業在復雜、多變環境中的競爭實力。財務共享中心通過信息、服務和資源共享，減少了管理科層組織弊病，加速了信息傳遞速度，提高了信息處理效率。

二、財務共享模式下的企業集團信息系統構建

財務共享模式下的共享服務依靠現代IT信息技術，構建和整合企業信息化平臺，避免傳統分散處理模式下的資源閑置問題。這一模式得以順利實施的先決條件和關鍵環節在于信息化平臺，其主要包含財務系統、影像系統和銀企互聯系統等子系統。

（一）企業集團內部財務系統

共享模式下的財務系統分為會計基礎核算系統和財務輔助系統。一般企業集團都建立了應收和應付模塊、總賬模塊、報表模塊等，實施財務共享服務還需要對原有系統IT進行改造，以支持影像調閱、銀企直聯等對接。而財務輔助系統是共享模式下日常業務管理最重要的環節之一，其主要功能是預算管理、日常管理、網上報賬等。對于已經建立財務共享服務的企業來講，財務系統上述兩大模塊的功能基本已實現，目前主要攻克的任務在于如何跟日常業務進行聯接，不斷地對共享服務平臺運行中的影像掃描系統與銀企直聯系統進行深入地調整和優化。

（二）企業集團影像系統

企業集團實施財務共享中心以后，通過信息化流程解決業務審批和核算環節中的原始憑證流轉、查閱和集中審核等，這一功能的實現必須借助于影像系統。影像系統的基本功能包括：影像的收集、傳輸、審核、查閱、業務表單跟蹤及影像檔案的管理等。應用影像系統可以實現企業集團的無紙化會計作業、審批和傳遞，對財務共享中心模式的順利運轉起到高效支撐作用。以銷售費用報銷為例，傳統模式下，銷售人員將單據提交給自己所在子公司的會計，由負責費用的會計人員對單據進行審核，根據公司財務制度進行報銷。而財務共享服務中心的運行，摒棄了按照子公司進行分工模式，采取依據費用類型進行分工，根據企業具體情況分配專門會計人員處理招待費用、差旅費用、辦公費用等。詳細流程如圖1所示：首先，報賬人登錄財務系統后，依據報銷活動內容在特定的報銷模板上填寫發生時間、具體事項、報銷金額等。上述內容將依據事先設定的審批權限傳遞給相對應的業務主管進行電子審批，報銷事項受到企業集團的預算控制。其次，報賬人將業務事項的原始票據粘貼在報銷單上，并投入到指定的財務單據箱中。再次，票據員每日取出票據箱中的單據，通過掃描儀掃描整個報銷單，掃碼器掃描每張報銷單的條形碼，檢查報賬人填寫的報銷內容是否與報銷單的影像信息相一致，審查通過后，將影像信息傳遞到財務共享中心。最后，共享服務中心的業務員對單據進行審核，確認無誤后，告知銀行處理報銷支付業務，整個費用報銷流程結束。由此可以看出，這種模式相關人員可以了解當天的任務量，并逐單進行審批。區別于傳統的審批模式，共享中心充分利用影像系統里的資料，與表單逐一對比，確認業務真實性后，再進行集中化處理，降低了費用的管控風險。

圖1 財務共享中心費用報銷流程

（三）企業集團“銀企直連”系統

企業在傳統模式下大部分資金的調撥、轉入等業務，必須配備專門人員去銀行柜臺現場辦理。而實施財務共享中心后，由于搭建了網絡報銷系統模塊，企業通過“銀企直連”服務，即相關金融機構向企業提供特定的業務操作接口，能夠滿足財務核算與網上報賬無縫集成，這使得企業集團內部財務系統通過設定的接口，對本企業的銀行賬戶能夠直接掌控。“銀企直連”系統的主要運作流程包括：操作人員將審核后的數據錄存入企業財務系統中，并向端口銀行（1個或多個）發送申請報文；銀企適配器接到報文后，經數據轉換、格式匹配、加密保護等程序，發送到外聯平臺，然后傳輸給銀行客戶端；銀行客戶端接受任務，對此項請求進行處理后，再由外聯平臺將處理結果反饋給銀企適配器，經數據格式調整，將執行結果返回給企業內部的財務系統（參見圖2）。

圖2 “銀企直連”資金集中管理系統流程圖

三、財務共享模式下信息系統的保障措施

企業集團在“一體化”財務共享中心模式建設的思路指引下，在信息系統的實踐探索中，還需要注意以下幾方面：

其一，企業財務共享中心的信息化平臺不能替代自身業務管理系統，提高業務處理效率，還需要強化風險意識，建立制衡機制。財務共享模式通過集中整合重復性、同質性的業務，發揮了標準化、規模效應化和專業分工的功能，極大地提高了公司業務處理效率。與此同時，企業集團必須在決策制定、履行、監管等方面，構建合理的職責分工和制衡機制，注意業務流程的緊密銜接，不斷增強內部控制環境建設，樹立風控管理文化意識，確保風控工作有效開展。

其二，順利開展財務共享中心的崗位交接工作，注重與現有信息系統的整合。財務共享中心建立之前，必須要對本單位的組織機構和崗位設置進行全面梳理。對于那些已經建立完成ERP系統的企業，可以利用ERP系統收集的經營數據支持共享服務，還可以利用網絡優勢，進行分散使用、集中管理，實現資源共享。對于那些沒有信息化平臺的企業，首先就要考慮集團各級層面的管理目標、業務需求，創建適應企業集團財務系統與其他業務系統之間的數據交互與流程關聯程度，逐步解決信息化平臺建立問題。

其三，確立與企業財務共享服務模式相配套的KPI體系。企業搭建的財務共享模式如果與績效管理信息平臺之間存在著某些方面不匹配情況，那么很可能導致各業務單元和共享系統之間相互脫節，這不但影響到績效管理系統，甚至無法確保財務共享中心與企業集團戰略的有效貫徹和落實。企業KPI績效管理可以通過日報、月報等及時動態的數據統計和對比獲得績效評價的數據支持。一般而言，企業財務共享服務模式下的KPI具體流程分為五步：即根據崗位劃分關鍵工作權責、設定關鍵業務權重、擬定考核標準、與被考核者就考核流程標準達成一致、考核雙方就相關事項簽字確認。KPI績效管理必須堅持“以人為本”原則，實現管理者和員工在各個環節中相互協作與配合。

總之，財務共享模式下信息系統能形成規模效應，通過專業化分工、業務流程再造和扁平化組織結構，利用現代IT信息技術，加速了信息傳遞和處理速度，整合了企業集團各項資源。在企業集團“一體化”思想的指引下，注重業務管理系統建設，理順各崗位交接工作，建立與企業財務共享服務模式相配套的KPI體系，才能實現財務共享中心與企業集團戰略的有效貫徹和落實。

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