淺析企業采購成本控制問題及對策

中國石油集團石油管工程技術研究院 張月艷 謝錕 傅佳佳

一、新形勢下改進采購成本控制的必要性

隨著國際、國內經濟發展的新形勢出現，一個企業要想在市場經濟的大潮中長期處于不敗之地，企業的領導者應迅速認識到采購在生產和銷售中的重要價值，國際化的貿易需要實現從供應商、廠家、分銷商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的一體化管理。作為影響企業成本的重要組成部分—采購成本,它一般采用實際成本法計價，即采購入庫前發生的一切合理支出計入采購成本，包括購買價款、相關稅費、運輸費、保險費及裝卸費等。要使組成采購成本的各項費用降低,使企業利潤最大化，我們首先要做的，就是盡快改變舊有采購的觀念和做法，建立新型供需關系和采購經營模式，全力改進影響采購成本方面的人員素質、采購流程、采購技術、存貨管理等問題。

二、采購成本控制中存在的主要問題

(一)領導輕視，采購人員非專業

大多數生產企業中采購崗位，一般都不是熟悉采購專業的專職人員，領導一般都是安排自己信得過的人做，一些采購人員利用手中職權謀取私利、拿回扣現象屢見不鮮，這樣就很難保證所買原料質量，質劣價高的產品一旦被購回就直接導致產品質量下降，質檢不過關，影響了產品的銷售而失去顧客，進而失去市場。尤其是一些國有企業因內控部門職能薄弱，導致采購腐敗事件層出不窮。

(二)采購流程不合理

企業對常用的、數量大的、價格偏高的生產主料未進行采購前的市場調研、質量評估、信用評價、現場調研，致使得到與所購商品不十分準確的價格、質量信息，如果直接購買就直接影響了產品的質量，也使產品成本不斷增加。有的企業雖然前期調研工作做好了，但因為相關采購流程不能緊密跟進，生產急需的原材料不能及時到達現場，影響了生產進度，待工待料的過程也導致了采購成本增加。

(三)采購技術落后

傳統上一般直接去市場比較，小量的直接購買，大量的直接確定供貨商送貨，帶有一定的盲目性、倉促性；有的僅和以前的熟人合作，不比對市場的價格變化和同類質量的產品，這些都是片面的進行采購，采購技術相對落后。

三、采購成本控制的有效對策

(一)領導重視，制度制約，提高采購人員素質

企業的領導者要在單位樹立重視采購的意識，再從內控和采購制度著手，從制度上規范原料的采購及計劃的申請、審核人批準權限額度、采購流程、相關內審部門的責任和關系、各種材料依據辦公與生產分類采購的規定和采購方式、報價單和審批單等，要求采購人員嚴格按制度進行，相互監督、制約，使每一采購環節公開、透明，在加強采購的基礎上同時保證了所購原料的質量合格率，為企業持續發展經營提供了基本保障。

對于采購人員業務能力及素質的提高，一些跨國公司的做法值得借鑒和思考：

(1)績效考核：跨國公司對采購人員的績效考核交替運行兩套指標體系，即業務指標體系和個人素質指標體系。尤其是業務指標體系所包括的：采購質量是否提高？質量事故造成的損失是否得到有效控制？供應的服務是否增值？采購是否有效地支持了其他部門，尤其是生產部門？采購管理水平和技能是否得到提高？這些指標都是硬性的、很難加以粉飾，所以這種評價很殘酷，對那些只會搞人際關系而沒有業績的采購人員很快就會被淘汰。

(2)制度約束：只有存在回請機會的前提下，才可以出席供應商的宴會，在出差的發票上必須注明費用發生的時間、地點等。

(二)優化采購流程，規范操作程序

采購活動作為生產經營管理過程的一個基本環節，首先由采購部門負責初選供應商，質量與技術等部門評價供應商的供貨能力，內控部門對其資格進行認定，價格由審計部門控制，入帳和付款結算由財務部門負責監督。在確定完這些流程后再由采購部門進行原料的運輸，保證原料的及時供應，相關經辦人員對控制點嚴格按照規范操作，相互監督，緊密配合。

(三)建立信息化供貨商平臺，優化采購技術

生產企業與供貨商之間是共生、共榮的關系，頻繁的更換會給雙方帶來相應的成本增加，而保持長期的友好合作，不但節約大量的前期市場調研費用，還能保證原料的質量和送貨的及時。企業內控部門應建立供貨商市場準入制度，對長期合作的單位從近三年的經營業績、有無不良記錄，相關合作單位等方面考察供貨商的經營能力、產品質量、市場信譽，必要時還可實地考察，按所采購的原料分類給他們建立長期檔案，就可在準入供貨商的檔案里優先選幾家進行招投標采購，進行簽有固定期限的開口或閉口合同，這樣不但能節約大量的前期市場調研摸底費用，還能保證在市場價格波動的情況下供貨商不會臨時漲價，這些都大大節約了采購成本。

(四)集中采購

企業對所采購的原料按用途可進行以下分類：大量采購、小批量采購、辦公用品、生產主料和輔料，在相關的供貨商企業里分別選上3-5家單位進行采購詢價，供貨商不僅要在詢價單上明確寫出：產品總價、供貨周期、付款方式、質量承諾及與所供產品相關的其它說明事項，而且還要提供特殊產品的授權書、產品質量認證類證明、單位營業執照、組織機構代碼、稅務登記證（復印件）等材料，并加蓋公章后傳真或掃描發回。在資料收齊后召開集中采購詢價結果討論會，通過比對相關資質、樣品質量，最終確定1-2家集中采購供貨單位，這樣不僅能夠在價格談判上使供貨商做出一定的讓步，還可防范市場波動風險，集小訂單成大訂單，獲取采購規模優勢，擺脫代理商的中轉成本，直接與制造商交易，保證了產品質量，大大降低了采購成本。

四、結束語

企業要想獲取最大利潤，在采購成本控制中不僅領導要重視管理，更要面對采購制度執行不力、內控流程混亂、審計部門職能薄弱、采購人員素質低下等導致采購成本增加的問題，針對具體問題列出切實可行的解決對策，使企業采購成本得以控制，隨現代經濟發展不斷調整管理模式，利潤得以持續增長。

[1]田鋒.淺析中小企業采購成本的控制問題研究[J].業管理與科技(下旬刊):2014(10)

[2]倪井喜.優化內控設計預防采購腐敗[J].經濟師:2009(5)