ERP環(huán)境下大型能源集團(tuán)資金收支管理平臺(tái)的構(gòu)建與實(shí)施

摘要:隨著各種ERP系統(tǒng)的應(yīng)用推廣，大型企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理逐步邁入集成信息化管控時(shí)代，但具體到員工報(bào)銷及收付款業(yè)務(wù)每個(gè)企業(yè)處理方式不同，有的集團(tuán)公司仍采用紙質(zhì)審批，有的公司專門開發(fā)報(bào)銷平臺(tái)或公司內(nèi)部OA審批，本文就ERP系統(tǒng)環(huán)境下大型能源集團(tuán)資金收支管理平臺(tái)的構(gòu)建做些初步研究和探討。

一、資金收支管理現(xiàn)狀

對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，“ERP”已經(jīng)不再是一個(gè)新名詞，全球500強(qiáng)企業(yè)中有80%都在應(yīng)用SAP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)管理，在我國(guó)也有越來(lái)越多的大型企業(yè)已經(jīng)或正在實(shí)施SAP。本文結(jié)合自身工作實(shí)際情況，以京能集團(tuán)為例就ERP環(huán)境下能源行業(yè)資金收支管理平臺(tái)的構(gòu)建進(jìn)行初步研究及探討。京能集團(tuán)位列全國(guó)能源行業(yè)裝機(jī)容量排名第11名，地方企業(yè)排名首位，總資產(chǎn)超過(guò)2000億元。2011年初，集團(tuán)為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理，啟動(dòng)實(shí)施SAP項(xiàng)目，歷經(jīng)項(xiàng)目需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)、流程確定、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試及系統(tǒng)上線等環(huán)節(jié)，筆者作為財(cái)務(wù)模塊的關(guān)鍵用戶全程參與了京能集團(tuán)SAP系統(tǒng)的建設(shè)。

項(xiàng)目上線三年多來(lái)，各模塊運(yùn)行基本穩(wěn)定。但SAP系統(tǒng)本身標(biāo)準(zhǔn)功能中并無(wú)資金收支管理的相關(guān)功能，如企業(yè)業(yè)務(wù)部門對(duì)收款的線上確認(rèn)、業(yè)務(wù)線上付款、員工報(bào)銷平臺(tái)等線上流程審批、審核制單等諸多功能在SAP系統(tǒng)中無(wú)法實(shí)現(xiàn)，上述功能也即一個(gè)集團(tuán)的資金收支管理功能，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)指一個(gè)集團(tuán)收款和付款兩個(gè)方面的管理，即收款時(shí)財(cái)務(wù)人員將收款信息提交業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)人員確認(rèn)后財(cái)務(wù)做賬務(wù)處理；付款包括兩方面內(nèi)容，一是員工報(bào)銷，二是業(yè)務(wù)付款，此外在收付款的同時(shí)加上資金計(jì)劃管理，實(shí)現(xiàn)月末資金計(jì)劃執(zhí)行情況的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，從而作為全面預(yù)算的一部分，通過(guò)績(jī)效考核，逐漸提高集團(tuán)資金集中管控的聚集效應(yīng)，加強(qiáng)資金使用效率和整體管控。目前資金計(jì)劃和資金支付環(huán)節(jié)仍為線下紙質(zhì)審批，審批完成后在SAP系統(tǒng)賬務(wù)處理。

二、資金收支管理平臺(tái)整體思路

通過(guò)開發(fā)資金收支管理平臺(tái)（IE交互界面），以SAP為核算基礎(chǔ)，通過(guò)資金收支管理平臺(tái)和SAP的實(shí)時(shí)交互，數(shù)據(jù)共享，從而全方面對(duì)集團(tuán)收支管理。具體流程如下：月末由集團(tuán)各子公司在SAP系統(tǒng)提報(bào)下月資金收支計(jì)劃，集團(tuán)審批后下月初下達(dá)各子公司的收支計(jì)劃并抄送集團(tuán)財(cái)務(wù)公司，為應(yīng)對(duì)突發(fā)付款情況，允許月中補(bǔ)充一次計(jì)劃。下月各子公司很據(jù)收支計(jì)劃進(jìn)行員工報(bào)銷的付款以及業(yè)務(wù)的收付款，每月集團(tuán)公司可在平臺(tái)統(tǒng)計(jì)各子公司的計(jì)劃執(zhí)行率，通過(guò)考核的方式加強(qiáng)集團(tuán)整體資金管理。

三、資金收支管理平臺(tái)具體實(shí)施方案

(一)資金計(jì)劃提報(bào)

為整體全面掌握集團(tuán)資金使用情況、提高集團(tuán)資金使用效率、平衡集團(tuán)內(nèi)部單位之間借貸規(guī)模、降低集團(tuán)整體財(cái)務(wù)成本，京能集團(tuán)資金管理采取的是按月提報(bào)下月資金收支計(jì)劃，集團(tuán)財(cái)務(wù)公司根據(jù)收支計(jì)劃預(yù)留活期資金，這就要求集團(tuán)資金計(jì)劃管理必須使用統(tǒng)一提報(bào)平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)，集團(tuán)內(nèi)部逐級(jí)匯總，形成一個(gè)節(jié)點(diǎn)。通常來(lái)說(shuō)，集團(tuán)內(nèi)部下月資金流入為業(yè)務(wù)收入，支出則分為三類：一是本月或以前期間已形成的應(yīng)付賬款，如煤款、物資采購(gòu)款，工程款等；二是員工工資、社保基金及員工小額報(bào)銷款項(xiàng)；三是集團(tuán)內(nèi)部轉(zhuǎn)款、委托貸款等。對(duì)于第一類業(yè)務(wù)付款，可由本級(jí)財(cái)務(wù)部在SAP系統(tǒng)應(yīng)付賬款未清項(xiàng)為基礎(chǔ)，生成下月付款支付建議，將該建議由SAP系統(tǒng)傳至資金管理平臺(tái)，各部門在平臺(tái)上根據(jù)實(shí)際需要付款的部分勾選或修改付款金額，同時(shí)對(duì)剛剛簽訂合同需要下月預(yù)付款項(xiàng)的供應(yīng)商付款通過(guò)新增的方式提交付款計(jì)劃。對(duì)于第二及第三類付款計(jì)劃的提報(bào)，則需在資金平臺(tái)內(nèi)完全根據(jù)實(shí)際付款及報(bào)銷情況預(yù)估金額提報(bào)。各單位提報(bào)后提交集團(tuán)審批，集團(tuán)審批后下達(dá)至各單位，下月各單位付款時(shí)根據(jù)資金計(jì)劃付款。利用資金平臺(tái)提報(bào)資金計(jì)劃的優(yōu)點(diǎn)是集團(tuán)可以將成員單位的資金預(yù)計(jì)使用情況全面及時(shí)管控，根據(jù)集團(tuán)資金整體活期資金情況審批各子公司資金計(jì)劃。通過(guò)資金管理平臺(tái)提報(bào)下月資金收支計(jì)劃，有利于集團(tuán)整體平衡資金使用情況。

(二)收款管理

公司通常每天會(huì)有大量資金進(jìn)賬，如收到的物資款、工程款、投標(biāo)保證金或者電費(fèi)熱電收入款等，且每筆款項(xiàng)通常對(duì)應(yīng)不同的合同，僅憑財(cái)務(wù)人員無(wú)法判斷款項(xiàng)對(duì)應(yīng)具體應(yīng)收合同的內(nèi)容，需由業(yè)務(wù)部門確認(rèn)后方可入賬。財(cái)務(wù)人員每日從網(wǎng)銀導(dǎo)出收款明細(xì)，以excel表形式上傳至資金管理平臺(tái)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在資金管理平臺(tái)填寫與該筆收款有關(guān)的合同編號(hào)、采購(gòu)訂單等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)后，財(cái)務(wù)人員據(jù)此在SAP系統(tǒng)中對(duì)未清項(xiàng)做收款清賬處理。憑證過(guò)賬后，SAP憑證編號(hào)信息同步至資金管理平臺(tái)，并在平臺(tái)中統(tǒng)計(jì)當(dāng)月收款信息與資金計(jì)劃中預(yù)計(jì)收款做實(shí)時(shí)更新。

(三)報(bào)銷管理

現(xiàn)如今，隨著信息化的快速發(fā)展及無(wú)紙化辦公節(jié)能理念認(rèn)識(shí)的逐步提高，很多集團(tuán)或者公司均有集中報(bào)銷管理平臺(tái)，但大多報(bào)銷平臺(tái)僅能實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人提報(bào)和領(lǐng)導(dǎo)審批的相關(guān)功能，無(wú)法和資金計(jì)劃以及ERP系統(tǒng)連接起來(lái)，以借助資金管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資金計(jì)劃的管理，通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)憑證的生成，將SAP系統(tǒng)中憑證編號(hào)等信息反傳至資金管理平臺(tái)，形成一個(gè)完成的ERP系統(tǒng)。從報(bào)銷平臺(tái)的構(gòu)成來(lái)看，主要分為呈請(qǐng)管理、借款、員工報(bào)銷和業(yè)務(wù)報(bào)賬四部分管理。其中每一筆報(bào)銷支出均受上月資金計(jì)劃控制并且關(guān)聯(lián)，不再一一詳述。

呈請(qǐng)管理主要實(shí)現(xiàn)報(bào)銷事項(xiàng)的事前審批管理，如出差申請(qǐng)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)、車輛維修申請(qǐng)等日常事項(xiàng)，也可實(shí)現(xiàn)具體某個(gè)會(huì)議的預(yù)算費(fèi)用審批，如會(huì)議場(chǎng)地使用費(fèi)預(yù)算、餐費(fèi)預(yù)算、聘請(qǐng)專家勞務(wù)費(fèi)支出預(yù)算等。審批完成后續(xù)借款及報(bào)銷將關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)呈請(qǐng)單，實(shí)現(xiàn)事前審批及費(fèi)用管控的雙向管理模式。

在資金管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的借款及報(bào)銷功能除提報(bào)和審批之外，隨著手機(jī)客戶端的普及和推廣，該資金管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)手機(jī)客戶端實(shí)時(shí)審批，提報(bào)人通過(guò)手機(jī)客戶端可查詢跟蹤報(bào)銷單的審批流程，報(bào)銷事項(xiàng)和財(cái)務(wù)科目一一對(duì)應(yīng)，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，允許按審批流程一次提報(bào)多個(gè)報(bào)銷事項(xiàng)，即相同審批流僅需一次即可完成審批，一次借款允許多次關(guān)聯(lián)并自動(dòng)計(jì)算該借款剩余金額，超過(guò)三個(gè)月備用金借款未完成報(bào)銷或歸還借款系統(tǒng)自動(dòng)提醒借款人和財(cái)務(wù)人員。

業(yè)務(wù)報(bào)賬通常指公司對(duì)外對(duì)公付款，如公司車輛加油費(fèi)用統(tǒng)一按月與加油站結(jié)算、或公司與復(fù)印裝訂服務(wù)單位按月結(jié)算的復(fù)印費(fèi)等，業(yè)務(wù)報(bào)賬和員工報(bào)銷最大的區(qū)別是業(yè)務(wù)報(bào)賬是對(duì)外對(duì)公，而員工報(bào)銷為對(duì)內(nèi)員工個(gè)人結(jié)算。業(yè)務(wù)報(bào)賬分為兩種情況，一是直接報(bào)銷，直接入費(fèi)用或者成本，并當(dāng)月付款；二是本月入成本費(fèi)用，但掛賬，形成其他應(yīng)付款，下月或以后期間付款。

(四)業(yè)務(wù)付款

業(yè)務(wù)付款作為資金管理平臺(tái)最重要的一項(xiàng)功能，公司90%款項(xiàng)支出由日常業(yè)務(wù)付款發(fā)起。業(yè)務(wù)人員根據(jù)上月提報(bào)審批后的資金計(jì)劃，在資金收支管理平臺(tái)中逐行提請(qǐng)資金支付申請(qǐng)，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)帶出合同信息、采購(gòu)訂單及供應(yīng)商收款銀行信息等內(nèi)容，業(yè)務(wù)人員根據(jù)合同結(jié)算條款及供貨情況修改確認(rèn)本次付款金額后，批量提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后財(cái)務(wù)人員線上批量提交集團(tuán)財(cái)務(wù)公司網(wǎng)銀接口完成付款。該平臺(tái)的優(yōu)點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商銀行賬戶付款信息與ERP系統(tǒng)供應(yīng)商注冊(cè)主數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)調(diào)用共享，領(lǐng)導(dǎo)線上針對(duì)多個(gè)供應(yīng)商同時(shí)批量審批，審批完成后打印付款單裝訂歸檔，從而大大提高了業(yè)務(wù)付款工作效率，減少了紙質(zhì)付款情況下的個(gè)別審批、收集供應(yīng)商銀行信息及出納人員的整理銀行信息提交財(cái)務(wù)公司網(wǎng)銀等環(huán)節(jié)。

財(cái)務(wù)公司網(wǎng)銀付款成功后，財(cái)務(wù)公司網(wǎng)銀系統(tǒng)自動(dòng)將付款成功信息回寫至資金收支管理平臺(tái)，從而在平臺(tái)中可以很方便的統(tǒng)計(jì)各公司計(jì)劃支付率，通過(guò)不斷考核措施，從而加強(qiáng)各公司資金計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確性。

四、資金收支管理平臺(tái)具體構(gòu)建與實(shí)施的效果

(一)搭建資金收支管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息處理及傳遞的及時(shí)性

依托集團(tuán)ERP系統(tǒng)，搭建完善的資金收支管理平臺(tái)，改善信息處理模式，通過(guò)信息庫(kù)進(jìn)行信息處理分類篩選，降低信息處理程序和人力物力的消耗。同時(shí)資金收支管理平臺(tái)的成立將幫助集團(tuán)公司更好更快更準(zhǔn)確的獲得各公司及下屬單位的各項(xiàng)資金收支信息，便于對(duì)下屬單位的管控和指導(dǎo)。

(二)通過(guò)資金收支管理平臺(tái)，提高集團(tuán)資金利用率和投資收益

通過(guò)資金收支管理平臺(tái)的使用，各公司所有資金經(jīng)過(guò)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司進(jìn)行處理，形成集團(tuán)資金池，降低各公司的資金存量。集中的資金可用于各公司資金的日常運(yùn)營(yíng)，降低公司的貸款金額，進(jìn)而降低資金成本。資金的集中管控也是集團(tuán)能夠?qū)Χ嘤嗟馁Y金進(jìn)行投資等管理活動(dòng)，增加資金收益率。