淺析經營性汽車租賃公司的內部控制

天津三建建筑工程有限公司第三分公司 李少穎

國務院在2010年深化經濟體制改革重點工作的意見中明確提出，要推進中央國家機關公務用車制度改革，交通運輸部也在2011年下發(fā)了促進汽車租賃行業(yè)健康發(fā)展的通知。而且隨著生活水平的提高，人們開始自駕游出行或者在旅游當地租車。汽車的限購政策，也讓一部分人開始選擇以租代買的方式，這給汽車租賃行業(yè)的發(fā)展提供了大好的機會。

政府的有利支持和龐大的市場前景，受這些宏觀環(huán)境的影響，經營性汽車租賃公司抓住了機會，這幾年陸續(xù)的發(fā)展壯大起來，形成規(guī)模化的經營方式。與融資租賃相比，因為其不轉移租賃車輛的所有權，因此其業(yè)務更加單一，而且公司更容易進行資產的管理。但是公司的所有權、決策權和管理權比較集中，管理層多采用集權式管理、職能制組織結構，管理跨度小、層級少、決策權的集中容易導致公司的決策失誤和舞弊的發(fā)生。

租賃公司的領導層更多的將精力集中于業(yè)務的發(fā)展、市場份額的占有率、上、下游產業(yè)鏈的延伸，容易降低對行業(yè)風險的敏感度，當對行業(yè)前景預測不準時，公司仍盲目擴張的結果會導致大量的購置車輛的積壓，會使公司經營陷入困境，阻礙公司的發(fā)展，降低盈利能力，更甚者會導致破產。因此，領導層應該積極主動的識別可能存在的各種主要風險，并且對識別出的風險加以防范和監(jiān)督，建立內部控制體系。

一、《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及配套指引

為了促進企業(yè)建立、實施和評價內部控制，財政部等五部門分別在2008年制定了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，2010年又制定了18項企業(yè)內部控制應用指引。

《基本規(guī)范》明確指出內部控制的目標：

理保證企業(yè)經營管理合法合規(guī)；

維護資產安全；

保證財務報告及相關信息真實完整；

提高經營效率和效果；

促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、租賃公司的內部控制目標

公司要在國家法律法規(guī)允許的租賃范圍內經營，依法納稅，不以降低價格、降低服務等惡性競爭來搶占市場。

公司對現(xiàn)金及銀行存款等貨幣資金要全面管理，不能私自設立小金庫、不坐支現(xiàn)金、將收到的款項及時存入銀行，公司股東、經理、管理層不能將資金存入個人賬戶或者移作他用。而對于出租在外的車輛，應當進行跟蹤管理，掌握車輛的使用情況，定期對車輛進行保養(yǎng)、維修，保證車輛的安全使用。對未出租的車輛，要記錄在案，做好保管工作，防止車輛的損壞和被盜。

公司對外報出的財務報告及相關信息要保證真實完整，真實反映公司的財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量，為內、外部財務報表使用人提供可靠準確的財務信息，不提供虛假、偽造的財務信息、數據。

公司應關注行業(yè)所處的內、外部環(huán)境，監(jiān)管方面的要求，分析經營風險、財務風險、市場風險、運營風險、法律風險等，采取相應的風險應對策略。

公司必須要達到上述四個控制目標，還要分析戰(zhàn)略風險，規(guī)劃出公司將要采用的戰(zhàn)略以及實行該戰(zhàn)略的可行性，做出有利于提升可持續(xù)發(fā)展能力和創(chuàng)造長久價值的策略選擇。

三、公司層面的內部控制

公司內部機構和人員的設置體現(xiàn)不相容職務相互分離的要求。采購部門劃分為采購申請、采購審批、采購執(zhí)行；財務部門設置機構負責人、會計、出納；車務部門分為車輛驗收、車輛保管、車輛報廢；租賃部門劃分為出租申請、出租審批、出租執(zhí)行；另設銷售部門負責舊車輛的銷售；內部審計部門分為內部審計和內部控制的監(jiān)督。

對于常規(guī)的資金支付業(yè)務，經理層制定權限的劃分，規(guī)定部門科長、主管經理和總經理審批的權限范圍，包括可以辦理的業(yè)務類別和金額。部門機構的人員在日常業(yè)務處理過程中，按照規(guī)定的制度辦理或執(zhí)行各項業(yè)務。而對于非常規(guī)的重要決策、重要事項、重要人事變動以及大額資金業(yè)務等，由公司進行集體決策審核和批準。

治理層根據業(yè)務發(fā)展的需要，在評估當前和未來市場的情況下做出當年的經營方案，經理層制定具體的經營計劃，財務科做出全面預算，包括當年的購車預算、收入預算、籌資預算、對外投資預算等，再經過經理層的審批后，交由治理層審議通過，最終形成年度預算方案，交由各部門分別執(zhí)行。

內部審計部門在監(jiān)督過程中，針對內部控制存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，要及時采取應對措施，每年要報告內部控制有效性的評價結果，并且聘請會計師事務所出具內部控制審計報告。

四、業(yè)務流程層面的內部控制

(一)汽車購置的內部控制

對審批通過的采購計劃要交由采購部門負責，采購申請人員按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，在采購申請單上填寫選定的供應商名單、采購價格、數量、品牌、付款方式等信息，對于超預算和預算外采購，應先對預算進行調整，由經理層或者集體決策后，再行辦理請購手續(xù)。

由采購審批人員，對采購申請單上的內容進行復核，復核是否是預算內，選定的供應商是否在確定的合格供應商名單中，數量和品牌、價格等信息，進行審批確認。

由采購執(zhí)行人員，按照審批后的申請單與選定的供應商簽訂合同，合同條款應包括采購價格、數量、品牌、付款方式等信息，明確雙方的權利義務和違約責任。

付款由財務部門的出納辦理，付款時要核對發(fā)票信息、收款單位及賬號是否與申請單上的供應商一致。

車務部門負責驗收，核實車輛的數量、品牌。

(二)資產（汽車）管理的內部控制

車務部門的保管人員應當制定汽車目錄，對每輛汽車進行編號并建立固定資產卡片，詳細記錄各輛汽車的使用地點、租賃單位、責任人、使用情況、維修、保養(yǎng)、盤點等情況。

財務部門會計根據固定資產卡片，建立固定資產總賬和明細賬，每月月末對車輛計提折舊，分別按照已出租、未出租和管理自用，進行不同的賬務處理。定期對車輛進行實地盤點，盤點其狀態(tài)和數量，做到賬實相符。

車務部門制定汽車的日常維修和大修理計劃，定期對汽車進行維護保養(yǎng)，確保其安全行駛。

車務部門要對各輛汽車進行投保，交納交通強制保險和商業(yè)保險，目的是降低車輛發(fā)生賠償時的損失。

租賃部門在簽訂租車合同時，在租賃合同中明確條款規(guī)定，由于承租單位駕駛或者其他原因，導致車輛發(fā)生違章或者損失時，由承租單位來承擔責任。

對于已到報廢期或者未到報廢期但需要提前清理的車輛，由車務部門的報廢人員，填制清理、報廢申請表，經部門科長、主管經理批準后方能對該車輛進行清理。

(三)資金籌集的內部控制

財務部門根據批準的財務預算提出籌資方案，包括籌資金額、形式、利率、期限、資金用途等內容后，公司應組織相關專家對初始投資方案進行充分的可行性論證。

籌資方案通過可行性論證后，公司按照事先授權的權限進行審核和批準，對于大額的籌資，必須經由公司集體進行決策和審核、批準。

批準后由財務部門編制具體的籌資計劃，包括本次的籌資金額、期限、還款方式、資金使用部門、貸款銀行、證券公司等，籌資工作由財務科長來負責。

公司要與貸款銀行、證券公司等簽訂貸款合同或者發(fā)債協(xié)議，并且嚴格按照籌資用途來使用資金，到期還款或者按時支付利息、歸還本金，保證公司的良好信用。

財務部門要對籌資做好記錄，包括貸款日期、債券發(fā)行日期、資金的數額、資金的使用金額、尚未使用的金額、計息方式、還款方式、到期還款日。每月進行籌資費用的計提、支付以及會計核算等工作。

內部控制既是對生產經營過程的控制，也是對發(fā)展目標過程的控制，它不是一成不變的，需要針對公司的狀況不斷優(yōu)化完善的過程，必須堅持不懈、持之以恒地持續(xù)改進。

[1] 楊秀榮,黃赤和,王軍強.企業(yè)內部控制規(guī)范指引解讀及案例分析,2010