會計檔案電子化相關問題研究

中國石化集團東北石油局　閆志秋

會計檔案電子化相關問題研究

中國石化集團東北石油局閆志秋

摘要:隨著人類生產經營與經濟體制的不斷改革發展，我國的會計檔案也經歷了三個發展時期，主要是以下三個時期：紙質版會計檔案時期、紙質會計檔案與電子會計檔案結合時期、電子會計檔案時期。隨著信息技術與網絡技術的飛速發展，衍生出會計電算化、無紙化辦公等技術，這些技術都為會計檔案實現電子化創造了平臺，傳統的紙質檔案不僅工作量大、查詢困難，而且也不適應信息化時代的發展需求，實現會計檔案電子化不僅能夠提高檔案人員的工作效率，也順應了時代的發展需求。因此，本文關于電子檔案電子化的相關問題進行了分析與研究，并提出建議。

關鍵詞:會計檔案電子化相關問題電子檔案

隨著網絡技術與信息技術的不斷改革發展，會計工作逐步由電算化向信息化轉變，同時，會計檔案的管理方式也發生了翻天覆地的變化。在這一背景下，傳統的紙質版會計檔案管理已經無法適應信息化時代的發展。因此，實現會計檔案電子化將是順應時代發展的必然結果。會計檔案主要包括企事業單位關于會計行為以及會計數據的各種資料信息，具有保存意義的文件。例如，會計憑證、報銷單據、財務報表以及其他會計資料。此外，加強會計檔案電子化管理工作十分重要，要不斷改進并完善管理制度，樹立創新意識，努力創新會計檔案電子化管理方法具有重要意義。

一、會計檔案管理中存在的問題

(一)檔案保存不規范、會計檔案嚴重缺失

由于考慮到管理成本等因素，大多數企業并未專門成立檔案管理部門，多數重要的會計檔案均有企業領導自主管理，例如，企業的固定資產產權證明等，由于會計檔案管理缺乏規范性，極易造成重要檔案資料缺失的現象發生，從而導致會計檔案缺乏規范性、完整性。此外，會計檔案嚴重缺失不僅可以反映出企業會計管理工作中的不足與存在的問題，這些問題都是阻礙企業發展的重要因素；還會拉低企業在社會中的形象，破壞企業聲譽，造成不必要的損失。另一方面，企業還存在個別不良分子，企圖以權謀私，實施偷稅、漏稅等犯法行徑，具體表現為：篡改或編造不真實的會計憑證，從而造成重要會計檔案缺失的現象

(二)會計憑證數量較大、嚴重浪費辦公資源

隨著信息技術的飛速發展，會計電算化已經引起多數企業的廣泛關注與重視，為了規范會計檔案，企業都安裝了ERP核算系統，通過這一系統生成的會計憑證將會大幅度下降。但是由于ERP系統與其他財務管理系統有工作上的交叉、滲透，故而系統中產生的記賬憑證會大幅度上升。換言之，從數量上而言，會計憑證的數量依舊較大。與此同時，財務人員將要打印的財務報表、會計賬簿以及其他會計資料將會更多，嚴重浪費辦公資源。

(三)原始單據與集成憑證無法相互匹配、工作效率不高

在實際的會計工作過程中，ERP系統生成的集成憑證以及原始憑證通常產生與工作后，這一現象不僅沒有減輕財務人員的工作量，還嚴重拖慢了工作效率。此外，工作后產生的集成憑證往往比原始憑證數量多，憑證之間無法相互匹配。

(四)電子與手工查賬方式不同、會計檔案管理缺乏科學性

隨著信息技術的不斷發展，財務管理系統引入了最先進的管理理念、管理技術，這些都是傳統會計工作中無法實現的。雖然電子化會計檔案還是會有部分檔案需要打印，但是通過電子制表已經大大的提高了工作效率，使傳統的手工查賬方式無用武之地?？偠灾捎谄髽I在管理過程中，對會計檔案管理工作沒有給予一定的重視，導致企業生產經營需求與會計檔案信息的管理差距逐步加深，因此，優化會計檔案電子化管理方式，從而促進會計檔案利用水平的提高。

二、加強會計檔案管理的具體措施

(一)完善硬件設施建設，促進電子化會計檔案的有效利用

傳統的財務查賬過程中，最先是從財務系統中獲取財務憑證號，憑借這一號碼到檔案管理部門去查詢相應的檔案資料，當辦公地點與檔案存放地點距離比較遠時，那么查賬將會耗費較長的時間。因此，為了促進電子化會計檔案的有效利用，企業必須配備相關的硬件措施，例如，上網設備、掃描儀、傳真機等。此外，在計算機中安裝專業的會計檔案查詢系統尤為重要，這一系統與企業的財務管理系統是融合的，能夠實現信息共享，這樣就能夠節省查詢時間，直接憑借憑證號碼就能調取相應的檔案資料，兩系統的有機融合不僅提升了會計電子檔案的利用率，還使企業工作人員的工作效率有所提升。

(二)利用數據標準接口，實現會計信息標準化

隨著信息技術深入應用于會計工作中，統一會計信息尤為重要，這一問題亟待解決，實現會計數據接口標準化是解決這一問題的最佳途徑。這是因為數據標準格式XBRL不僅能夠提供標準的數據接口，還能實時轉換各種不同格式。此外，由于XBRL操作設備不統一，尤其在開放網絡環境下，因此必須具備國際化標準。通過XBRL既能夠整合企業內部結構、優化企業會計資源、統一會計信息數據，針對不同軟件、不同格式的會計信息，還能進行自由轉換，并且還具有較高的安全性，根據相關的數據制定出相關的財務報表。根據新的會計制度與財務制度的相關要求，利用有效的工具，實現財務報表的二次利用，防止不同財務軟件版本不同導致會計數據丟失。換言之，只要采取XBRL技術，就能夠實現不同財務軟件版本之間會計數據信息的自由轉換，同時統一了財務報告數據的標準。另外，這一激素既拓展了電子化會計檔案的數據使用范圍，還將標準接口的相關數據進行了整合，實現會計信息的標準化目標。

(三)構建信息平臺，加強會計檔案管理信息化的腳步

根據企業先行的會計檔案管理現狀而言，大多存在會計憑證連貫性差、管理缺乏規范性等問題?；诖?，企業必須加強信息平臺的構建工作，同時，要保證信息平臺的人性化，便于日后檔案管理人員進行管理，會計檔案中的數據信息的安全性、各類憑證的連貫性、管理權限的明確性等，這些都是為企業生產經營管理工作而服務的，隨著電子單據的廣泛應用，紙質單據數量隨之下降。根據企業中財務系統與業務系統的有機結合，身份識別系統正在快速發展中，其中領導人的簽字與簽章也由手工向電子化轉變，企業會計電子檔案管理工作正在日漸健全。

(四)促進數據集成，加快財務檔案精簡的腳步

隨著時代的不斷發展，各種管理系統正在日漸成熟并應用于管理工作中，利用數據接口轉換為FMIS的數據信息日漸增多，例如，通過ERP系統生成FMIS自動集成進貨信息等?，F階段，企業要想使業務系統數據滿足集成的條件，有必要將企業各業務操作功能進行細分，將之與實際經營流程一一匹配。值得重視的是，通過FMIS系統生成的會計數據，原始憑證就不用繼續添加進去，只用做個標注即可，這樣一來，會計憑證數量將大幅度減少，工作人員的工作效率將大幅度上升。

(五)構建會計電子文件管理系統，實現會計檔案文檔一體化

會計電子文件是通過辦公自動化軟件生產的文件，將之輸入到會計檔案管理系統中，從而形成會計電子文件管理系統。這一系統能夠自動記錄關于會計電子文件的相關資料，能夠根據會計電子文件的生成時間，設置一定的年限并對管理進行提醒，超出管理年限的可以進行備份后刪除。這一過程中，不僅能夠保障會計電子文件和檔案的真實性、可靠性，還能提供各種企業需要的會計電子文件以及檔案。此外，還能保存紙質版會計檔案錄入后的會計信息，從而全面促進會計檔案文件實現一體化。

(六)構建安全保障體系，確保信息安全

會計檔案包含企業重要的商業文件，因此坐高安全工作尤為重要，檔案管理部門可以通過安裝防火墻、加密以及各種殺毒軟件等方式加強會計檔案信息安全，防止惡意攻擊事件的發生，從而保證會計檔案管理系統的安全運行。與此同時，有必要規范檔案人員的工作流程，促進會計信息安全運轉。構建安全監督體系，不僅能夠確保會計信息的完整性、全面性、真實性，還能保障各個系統的安全運行。因此，加強檔案管理工作流程的規范性具有重要意義，明確各個工作人員的權責范圍，實施責任制，進一步保證電子檔案信息的安全。

三、結束語

綜上所述，會計檔案實現電子化實質上是革新傳統會計檔案管理的一個形式，同時使會計檔案管理更加規范化。采取科學合理的管理方法能夠深度挖掘會計檔案中的隱藏信息，通過現代化信息技術，給企業領導做決策時提供真實、可靠的依據，進一步提升企業的經濟效益。因此，實現會計檔案電子化，并做好電子化管理工作具有重要意義，以此才能最大限度的發揮會計檔案的職能作用。從而檔案管理的人員，一定要有自我提升的意識，不斷創新管理方法，為提升企業的經濟效益貢獻自己的一份力量。

參考文獻:

[1]牛雪梅.論會計檔案電子化的創新管理[J].經營管理者,2015,03

[2]王東娣,朱丹.淺探會計信息化下會計檔案的電子化管理[J].會計師,2011,06

[3]孫紅雁,邱明東,王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業會計,2012,19