企業(yè)內(nèi)部控制中對于采購業(yè)務(wù)欺詐與商業(yè)賄賂的防范

天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)賽威傳動（中國）投資有限公司　王冬梅

摘要:自從改革開放以來，我國的經(jīng)濟迅猛發(fā)展，競爭也日益激烈；隨著經(jīng)濟的發(fā)展的同時，逐漸形成了不太良好的商業(yè)環(huán)境。商業(yè)賄賂案、商業(yè)欺詐案、商業(yè)間諜案屢見不鮮。市場呼喚良好環(huán)境的重新塑造、企業(yè)行為的自律。國家也在這種形式下陸續(xù)出臺了相關(guān)反腐敗、反賄賂的法律法規(guī)。

前幾年發(fā)生的阿里巴巴員工將虛假信息提供給公眾后，阿里巴巴的馬云先生立即給予正面的回復(fù)，這是廣大公眾所歡迎與贊賞的態(tài)度，所以對阿里巴巴沒有造成實質(zhì)性的危害。

那么，企業(yè)自身如何防范和規(guī)避這些風(fēng)險呢，尤其是內(nèi)部員工不遵守職業(yè)操守給企業(yè)帶來的風(fēng)險？不同行業(yè)應(yīng)有各自不同的辦法，如服務(wù)行業(yè)與制造業(yè)其內(nèi)控手段可以結(jié)合各自特點來制定。下面僅就工業(yè)制造企業(yè)的采購環(huán)節(jié)談?wù)勎覀€人的淺見。

在制造企業(yè)內(nèi)部控制內(nèi)容中，采購業(yè)務(wù)相關(guān)的欺詐與商業(yè)賄賂與其他行業(yè)一樣，同樣可能發(fā)生，而且其形式更加多樣與隱蔽。為何這樣說呢，舉例來說，目前更多的企事業(yè)單位、政府機關(guān)，一般多愿意采用招投標(biāo)形式進行物資的采購。一個招投標(biāo)可以引出投標(biāo)方的串標(biāo)、圍標(biāo)，然而表面上卻可以做得滴水不漏，如果想要徹底查清各方關(guān)系，恐怕招標(biāo)方需要有更多的投入。更何況還會有內(nèi)外勾結(jié)發(fā)生。

制造業(yè)企業(yè)因為采購物資較為廣泛，即有專業(yè)性較強物料，也有通用型輔料，還有日常消耗類物資、IT產(chǎn)品、家具等固定資產(chǎn)類。以下分專業(yè)物料的采購與其他輔料的采購分別敘述。

對于專業(yè)性較強的物料，由于采購渠道比較有限，價格信息不透明化，采購人員需要具有較高的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)，并對供應(yīng)商的工藝、成本等有一定認(rèn)識，才可以在談判中占據(jù)優(yōu)勢。這種情況下，企業(yè)只有通過對采購流程進行嚴(yán)格控制，如供應(yīng)商的遴選等，來對可能的欺詐與賄賂進行防范。而對于采購人員個人行為的控制，只有通過選擇有嚴(yán)格自律的人員來擔(dān)任，否則從正面的渠道進行防范還是有些困難。

而對于其他輔助材料的采購，由于具有技術(shù)門檻低、市場供應(yīng)比較充足等特點，可以采用多方比價詢價的方式進行防范。前提同樣是審慎考查、選擇具有資質(zhì)的同類型供應(yīng)商。要求采購員從合格供應(yīng)商清單中進行比價詢價，不可隨意新增供應(yīng)商。對于采購員的監(jiān)控方式也可采取比較靈活的方式，比如不定期的抽查、比較等。

隨著自動化程度的提高，尤其制造企業(yè)對于人、機、物管理的重視，很多企業(yè)采用ERP管理系統(tǒng),財務(wù)管理由靜態(tài)走向動態(tài)，實現(xiàn)了實時跟蹤功能。但是對于崗位職責(zé)不同的人員在系統(tǒng)中權(quán)限的設(shè)置是否合理，并未引起足夠的重視。

國外發(fā)生過這樣的案例：不是采購員，而是會計人員用其上級的密碼建立了一個“虛假供應(yīng)商”，三年時間用該賬戶挪用公司資金13萬美元。這是因為僅需要在線操作即可完成的授權(quán)造成的舞弊案件，這個案例提醒我們，在系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置應(yīng)特別引起重視。

尤其是同一個部門不同級別人員不同崗位人員，其權(quán)限應(yīng)有不同。而且在系統(tǒng)中操作必須有獨立部門或人員進行監(jiān)控，哪怕是事后監(jiān)督，也可起到一定防范效果。也就是說，根據(jù)每個崗位職能不同，配以不同系統(tǒng)權(quán)限，相互檢查監(jiān)督的作用可以在系統(tǒng)中以流程的方式實現(xiàn)。簡單來說，采購人員可以有制作PO權(quán)限，但是沒有收貨權(quán)限，收貨僅可以庫存部門來操作，會計人員沒有制作PO和收貨權(quán)限。這樣對于一筆PO的付款，如果設(shè)置為貨到付款，那么必須經(jīng)過三個人——采購員制單、庫存人員收貨與會計人員系統(tǒng)做校驗方可實現(xiàn)，一個人絕對無法完成。這是一個簡單的系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、流程控制的例子說明。

我們回到如上案例，假設(shè)此會計人員上級僅有建立供應(yīng)商的權(quán)限，但是沒有制作PO、收貨等后續(xù)一系列與款項支付有關(guān)的權(quán)限，那么這名會計人員就不會得逞。

有人提出如果建立供應(yīng)商的權(quán)限不放在財會部門，是否可以？

還有人提出，即便供應(yīng)商是真實的，采購員、會計人員與供應(yīng)商進行勾結(jié)，從報價上便開始偽造，可順利通過比價環(huán)節(jié)和付款審核環(huán)節(jié)，舞弊事件仍有可能會發(fā)生。是否有辦法杜絕？

答案是肯定的。以下我們來討論一種可能的方式，其對于部門間不同職能的設(shè)計、通過其關(guān)聯(lián)性實現(xiàn)相互監(jiān)督，不僅可有效防范欺詐并且同時規(guī)避賄賂的出現(xiàn)。即將供應(yīng)商的遴選與采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行分別由兩個獨立的部門進行。

簡單的流程描述如下：由A部門在一定規(guī)程控制下，按照固定模式確定若干家供應(yīng)商，并劃分級別，將合格供應(yīng)商名錄確定下來后，將此名單提供給B部門，B部門根據(jù)物料對應(yīng)的供應(yīng)商，向優(yōu)先級別供應(yīng)商下單。B部門對合同貨期、交貨質(zhì)量、付款進行跟蹤與記錄，并將執(zhí)行合同過程中遇到問題向A部門進行反饋。A部門定期搜集相關(guān)供應(yīng)商實際供貨信息，并根據(jù)B部門的反饋不定期對供應(yīng)商進行審核，要求供應(yīng)商對于可改善項目進行整改。并根據(jù)這些信息進行定期（比如年度一次）的評估，對各供應(yīng)商打分，并根據(jù)分值進行優(yōu)勝劣汰、或者劃分等級供B部門在實際采購業(yè)務(wù)操作中參考。

可見，A部門對于供應(yīng)商確定下來的條件，不僅包括供應(yīng)商企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營狀況，還需要對所有將來合作過程中的實際問題，即供貨合同相關(guān)內(nèi)容進行落實與確認(rèn)，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、送貨批量、批次、付款條款、收到發(fā)票類型（即價格）等。這樣對于級別的明確劃分有所依據(jù)。尤其在使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)，A部門可以自行從系統(tǒng)中得到供應(yīng)商履行合同信息，這些信息應(yīng)由不同職能劃分的部門分別完成，相對來說造假有一定難度。

綜上所述，杜絕的關(guān)鍵在于遴選供應(yīng)商時“一定規(guī)程”、“固定模式”的確定。前面我們討論過關(guān)于專業(yè)物料與輔助物料的不同，A部門確定供應(yīng)商當(dāng)然要根據(jù)不同物料特性，有不同的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程。這才是重中之重。

如果有可以明確量化的條件，供貨信息在系統(tǒng)中由不同部門提供，如收貨部門，任何個人從中舞弊的可能性就可以降低到較低水平。但不是說可以百分百杜絕，因為是人在進行錄入的工作。再進一步的防范工作，只能由公司內(nèi)部控制部門來進行了。抓住最重要的關(guān)鍵性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，順藤摸瓜，就能有所效果。