新時期醫院財務科檔案管理工作存在問題及改進措施研究

開灤總醫院 李璇

一、新時期醫院財務科檔案管理工作存在問題

目前醫院財務科檔案管理存在如下問題：

(一)管理制度不健全

目前檔案管理制度不健全，很多醫院對財務本身的管理非常嚴明，財務管理資料使用過后，檔案的整理與收集往往重視程度不夠，涉及檔案管理的制度不夠全面，并且管理考核績效考核方案中，一般也沒有檔案管理相關的考核項目，整體導致工作人員對檔案管理重視不夠，工作效率不高，檔案管理缺乏秩序，檔案收集分類不清晰，檔案不齊全，調取耗時長。

(二)專業管理人才匱乏

財務人員本身并不是專業的管理人才，而隨著醫院的對檔案管理的要求不斷提升，人員能力的不足就逐漸顯現出來。目前來說，國內在醫院從事檔案管理人員的專職檔案人員比較少，在職的檔案管理員具有管理資質的也占少數，都是由財務科的財務人員兼管檔案管理工作或者其他人事科的人員參與，這些人員來往變動頻繁，通常在熟悉檔案管理工作之前就已經被調換至其他崗位。還有一些管理者的工作責任心不強，對檔案工作管理的認識不夠，并不重視，工作態度不端正，效率低下，缺乏上進心。很多醫院的檔案管理人員素質不高，這對檔案管理工作同樣造成了很大的影響。醫院本身并不重視這一項工作，而這些檔案管理工作者也沒有得到正式的培訓，導致檔案管理工作水平一直難以提升。

(三)現代化管理技術不成熟

很多醫院管理工作效率低下是因為計算機的使用仍舊不夠成熟，沒有真正地使用計算機進行科學管理，在過去，因為紙質檔案保存的問題，制約了檔案管理工作的發展，而到了現在，計算機技術已經開始運用到各行各業，不斷改變著人們的工作和生活，現在來看，醫院財務部檔案管理工作的問題在現代化檔案管理缺乏相應的專業技術。很多檔案管理者還財務人員并沒有接受到相關方面的培訓，對計算機整理檔案工作感覺力不從心，工作效率低，一些檔案工作還停留在收手工檢索上，這些原因都制約著醫院檔案管理工作的開展，為此，要想使檔案管理步入科學合理化的軌道、順應現代化的要求，就要加大力度培訓檔案管理者的專業技能。

二、新時期醫院財務科檔案管理工作改進措施

(一)建立健全檔案管理制度

加強檔案管理法的普及工作，讓領導和各個員工都重新認識并且重視檔案管理工作的重要性。醫院還需要依據檔案管理法，制定出適合醫院的管理法則，約束管理人員的工作行為，并且還應當制定出獎懲制度，定期組織管理人員對檔案的管理工作進行考核，對于表現優秀的工作者進行獎勵，對于成績不良者適當懲罰，使用績效獎勵機制，鼓勵檔案管理者更積極工作。

醫院財務科應當建立健全管理制度，對于紙質檔案的收集整理、保管存放、利用銷毀等，都需要有一套完整的規定，以防止檔案丟失或者被任意使用，保證檔案有章可循、有據可依,向規范化發展。除此之外，醫院必須明確規定檔案管理的職責范圍，并把責任落實到人員崗位之上，做到分工明確。醫院的財務工作本身比較復雜，部門之間的資料不同，這就需要醫院上下都應該有一種檔案意識，積極主動地遞交檔案、歸還使用的檔案、遵守登記制度，保證檔案完整。為此，醫院的主觀部門應當界定一套完整的管理規范，作為醫院檔案管理工作的指導方案，對于電子信息檔案的管理同樣需要引以重視，對信息系統的檔案需要定期備份，定期整理，醫院可以設計或者購買檔案管理軟件進行管理，并且建立醫院財務檔案管理考核制度，能夠提升工作人員的責任意識，讓工作人員更加重視檔案的管理工作。

(二)對檔案管理工作人員進行培訓

對于檔案管理人員平均水平不高的問題，加強檔案業務知識的學習和培訓，以便讓檔案能夠真正發揮出其作用，為醫院發展提供準確的參考資料，所以，檔案管理人員需要樹立終身學習意識，醫院需要定期對組織檔案管理工作人員進行相關的培訓，進而不斷提升檔案管理人員的綜合能力，從而適應新時期醫院發展的需要，培訓一方面需要加強業務知識的學習，并學習使用計算機進行檔案信息管理，能夠熟練掌握檔案管理軟件的操作，以便滿足檔案管理工作的需要。除此之外，醫院其他科室部門經常使用到財務部的檔案資料，所以檔案管理工作者必須熟記資料使用借閱制度，嚴格按照規定外接檔案，保證檔案完整，為更好地協調各部門之間的工作，檔案管理員還需要注意與其他科室部門的溝通交流，保證各部門合作暢通無阻，提高檔案服務質量水平。

(三)提升現代化信息管理水平

隨著計算機技術的發展，醫院的檔案管理很多都是使用計算機設備，檔案的存儲形式為電子檔案，這一部分的管理也是當前醫院檔案管理工作的重點。目前，國內使用計算機輔助管理檔案的情況越來越常見，計算機檔案管理軟件也發展越來越快，功能越來越強，所以實現人事檔案的計算機輔助管理是大勢所趨。除此之外，檔案管理還可以利于多媒體、掃描儀等器材，完成紙質檔案資料向電子資料轉化，建立完整的網絡查詢平臺，優化檔案信息管理，使不同部門能夠根據權限調閱不同的財務資料，減少管理成本，優化管理水平。

三、結束語

醫院還需要滿足檔案管理的硬件要求，配置檔案存儲管理的辦公室、借閱室，購置計算機、打印機、復印機、掃描儀等，除此之外還需要購買保存紙質檔案用的干燥器、除塵器、監控設備等等。只有這樣，才能逐步解決醫院財務科檔案管理問題。

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