高校公務卡結算管理的問題及對策研究

華南理工大學 潘峰

近年來，隨著國庫集中支付制度改革的成功，各類財政性資金都納入國庫單一賬戶體系，財政部門對財政資金的監管效果顯著。但也呈現了一個新問題：預算單位日常零星支出的資金流向財政部門無法對其進行有效監管，國庫集中支付制度改革的成效有所削弱。為此，公務卡這一新的支付手段應運而生。

一、高校公務卡結算制度的涵義

高校公務卡是指高校向對口銀行申請，為在編教職工統一集中辦理的一種信用卡，具有25—56天的透支免息期及2—5萬元的透支消費額度，可免息提取現金。高校公務卡主要用于日常公務支出和財務報銷網銀轉賬業務，支出的范圍有差旅費、零星辦公用品、小額加班餐費等支出。

高校公務卡結算制度是國庫集中支付制度深化改革的重大創新及補充，它采用銀行授信額度，教職工公務活動可先刷卡消費，事后在公務卡免息期限內憑發票和POS機刷卡回執或銀行轉賬付款記錄等到財務部門報銷，財務部門核實相關單據無誤后予以報銷還款，以達到財政監管目的的新型財務管理模式。傳統的結算方式中，國庫集中支付系統無法監控由現金支付的公務消費活動，高校公務卡結算制度改變了這一現象，提高了經費使用的透明度，加強了預算執行的監管力度，對高校強化財政監督、加強財務管理起到了積極地推動作用。

二、實行高校公務卡結算管理的成效

(一)有利于提高高校日常公務支出的使用效率

高校通過公務卡的使用，合理地控制了日常公務支出，減少了不必要的支出、奢靡浪費及虛假報銷現象，提高了日常公務支出的使用效率。

(二)有利于高校財務部門減少辦理借款業務，提高了經濟活動的效率

高校師生員工外出開展一定金額的公務活動時，不再需要因提前預借現金、支票或對公轉賬而辦理借款業務，可以直接用公務卡刷卡結算。現金、支票的大量使用，不但會存在流通、保管過程中的潛在風險，也給了商家偷稅漏稅、教職工貪污腐敗等行為提供了可乘之機。高校推行公務卡結算制度，有利于增強公務活動消費中資金使用的安全性、便捷性，提高財務部門和師生員工的工作效率。

(三)有利于財政部門對高校資金的支出進行監管

現金付款的結算方式中，高校某些部門和教職工能夠輕易使用各種方法套取現金，逃避監管、設立小金庫、賬外賬。而在高校公務卡結算制度中，由于公務卡刷卡、轉賬信息中明確標明了持卡人的姓名、卡號、日期、金額、收款單位等詳細信息，每一筆消費都有據可查，虛擬公務活動消費套取現金的機會減少了，各項支出的公開透明度增加了。有利于財政部門深化財政改革，加強對高校經費支出的監管。

(四)有利于提升高校財政資金管理的力度，規范公務支出，杜絕浪費、貪污腐敗等現象發生

在傳統的高校報銷方式中，有的教職工為了套取經費，在財務報賬中有多開、虛開發票報銷，收集學生、校外人員的私人活動的發票湊票報銷等現象。高校實行公務卡結算制度后，公務卡刷卡信息標明了詳細的消費信息，以便核實經濟活動的真實性。公務消費信息具體、全面的展現，遏制了虛假報銷、經費濫用等現象。高校推行公務卡結算制度，有利于加強高校資金支出管理，提高財務透明度，從源頭上防治腐敗。

三、高校實行公務卡結算存在的問題

高校部門多、項目多、經費來源渠道多，資金收支額度大、用途復雜，隨著高校公務卡結算制度的推廣執行，公務卡結算報銷在實際操作中出現了各種問題，公務卡結算制度需要進一步改進與完善。

(一)宣傳不夠，學校重視不夠，教職工辦卡率高，用卡率低，用卡意愿不高，現金仍為主要的結算方式

信用卡在我國發展較慢，很多高校教職工更習慣于錢貨兩清的現金結算方式，一時之間很難形成刷卡消費的習慣。學校對公務卡結算制度宣傳力度不夠、重視不夠，未強制教職工必需辦理公務卡，未制定公務活動必需使用公務卡結算否則不予以報銷的規定。少部分教職工始終不愿辦理公務卡，辦理了公務卡的教職工里，有相當一部分人在領到公務卡后將手中的公務卡束之高閣，刷卡、還款嫌麻煩，更喜歡直觀的現金交易，用卡意愿不高，導致高校公務卡的接受度不高，使用率偏低。

(二)我國當前的經濟發展現狀，導致公務卡用卡限制較多，能刷卡的商家網點及設施不配套

公務卡結算范圍不僅涉及城市、鄉鎮等各地域，而且涉及各個行業領域。我國當前的各地區經濟發展水平差異大，公務卡的受理商戶分布不均，刷卡環境欠佳。經濟發達的城市銀行業發展迅速，P0S機覆蓋率高，刷卡消費方便，師生員工的消費意愿也高；一些經濟欠發達的中小城市和偏遠地區P0S機覆蓋率低，刷卡網點相對較少，甚至不具備刷卡消費的條件；高檔消費場所、大型商場、超市網點較多，低端消費場所、小商家能提供刷卡條件的有限。這些都限制了高校教職工的刷卡消費。

公務卡消費領域刷卡條件受限，使公務活動的財政監管存在盲區。高校教職工可能為了私人的種種利益，用現金購買更方便逃避國庫支付系統的監管。有的商家出于逃稅、方便給客戶回扣招攬生意等各種目的不接受刷卡消費；有的商家接受刷卡，但會將“損失”轉嫁給消費者。這些情況都迫使公務卡持有人不得不到能刷卡，但價格高于其他同行業的商家消費，如：工作加班用餐，出差住宿，購買小額零星的辦公用品、實驗材料、固定資產，會時常遇到這種情況，這些都無形中助長了奢侈浪費之風，與國家倡導的勤儉原則背道而馳。有的幾個商家共用一臺POS機；有的一個店主開幾家經營業務不同的分店，但POS機只有一臺。這些情況下，教職工消費后，發票的開票單位和POS機收款單位往往對不上，若教職工沒有及時發現，回來報銷時則需要補辦一些手續，令教職工覺得麻煩，從而對公務卡結算制度有所抗拒。

(三)高校財務部門工作量隨之增加，公務卡消費報賬不及時

高校公務卡結算制度本是為了減少師生員工的現金使用量，從而減少財務部門工作量，但在公務卡結算制度實施過程中，財務部門的實際工作量反而在增加。公務卡結算制度下報賬需要操作的流程比傳統的報賬流程更多，影響了工作效率。部分高校制定的必需使用公務卡結算的金額限額低，報銷時所需提供的發票和所附的明細清單、POS機刷卡小票或轉賬記錄等附件增多；部分高校規定的公務卡報賬制度辦理手續過于復雜，這些都使財務部門花費在報賬審核上的時間和精力都相應增加，不利于提高公務卡使用效率。

高校的寒暑假給公務卡的報銷還款帶來不便。使用傳統的結算方式時，高校財務人員寒暑假期間僅辦理借款、校內轉賬等業務，其他的公務消費支出開學后才能辦理報賬業務。高校實行公務卡結算制度后，由于公務卡免息透支還款期有時間限制，不及時還款，要承擔因此產生的罰息及不良信用記錄，這只能要求財務人員在寒暑假期間照常辦理日常報賬業務。以本校為例，寒暑假期間財務部門雖然定期安排多名人員輪流值班，但每個報賬日的報賬人員比正常上班期間只多不少、人滿為患，而財務人員比正常上班期間人手少，即使每天都在延長報賬時間，也不能滿足每個報賬人員的需求，這給公務卡還款帶來不便。

(四)在某些特定期間，公務卡報銷受到限制，產生了不利的影響

在某些特定期間，如學期末、年底、財務催支出進度、國庫支付系統即將關閉時，公務卡報銷會受到限制，產生不利的影響。特別是每年的年底是財政國庫支付系統關閉的時間，也是高校財務部門報賬業務繁忙的高峰時期，財政國庫支付系統最晚的要等到第二年的5月份經費才會陸續到位。若未能及時報賬，教職工又不想產生不良的信用記錄，只能由個人先行墊付資金還款，給教職工帶來不便，容易引起教職工的反感，今后會減少使用公務卡，從而造成財務部門對公務卡使用率的監管困難。

(五)公務卡制度無法完全杜絕貪污腐敗、浪費現象

高校公務卡結算制度作為一種新型的財政監管制度，能夠將公務消費的持卡人的姓名、卡號、日期、金額、收款單位等信息全面地記錄下來。財政部門和高校財務部門本應通過國庫集中支付系統、公務卡結算制度對公務活動消費監管到位，基本杜絕貪污腐敗、浪費現象的發生。但在實際情況中，有的教職工、商家受利益驅使，在使用公務卡過程中出現非法操作獲利，如虛假交易，虛構公務卡消費內容，虛抬價格給回扣、折扣，消費達到一定金額返納現金等。另有：高校教職工在寒暑假、節假日期間用科研經費和家人去全國各地旅游，回來報賬時卻注明為科研調研出差，其家人為科研團隊重要成員。無論是從公務卡管理制度還是差旅費管理制度的要求，其票據、刷卡小票等均齊全，財務部門無鐵證證明其為公費旅游，使得這部分教職工不但能報銷其全家外出旅游的花銷，還能獲得大筆差旅補助。多開、虛開發票報銷，湊票報銷等行為更是屢禁不止，高校公務卡結算方式無法從根本上遏制其發生。高校財務部門在審核公務卡結算報銷業務時，僅能鑒別公務卡消費發票的收款單位、日期、金額等相關信息與刷卡小票或轉賬記錄是否相符，對業務活動的真實性、必要性無法鑒別，奢靡浪費、貪污腐敗等行為依然無法避免。高校公務卡結算制度只能是預防腐敗的一種方式，不能僅僅依靠該制度來完全遏制腐敗的發生。

(六)高校科研工作的特殊性使公務卡的使用有局限性

高校研究科研項目的科研團隊由團隊學科帶頭人和若干教職工組成，大多數老師又帶有若干博士生、碩士生。很多高校老師集教學、科研，甚至行政于一體，工作繁忙，不可能凡事親力親為。經費項目主管是某一個老師，但經費的具體使用者通常是團隊的其他教職工或學生。大批量的實驗材料、固定資產、辦公用品等的采購在辦理完一系列規定的程序后由財務部門網銀支付系統直接支付給供貨商。日常零星的實驗材料、固定資產、圖書、辦公用品通常由教職工或學生去現場購買或網購；開展科研工作還需要高校教職工和學生經常天南地北地出差進行調研活動，這些學生通常是導師們開展科研工作不可或缺的力量。教職工們雖然都辦理了公務卡，但學生們沒有公務卡，公務卡數量有限，可透支限額有限，需要隨時用到公務卡的人和消費金額卻未知。這些情況下無法強制執行公務卡制度。

一個科研團隊具體由哪些教職工組成，哪個老師是哪些學生的導師，財務人員并不清楚，師生員工即使嚴格執行了公務卡消費制度，財務人員也無法逐一分辨哪些業務是真實的科研業務，哪些是教職工們互通有無湊票報賬，或是公款私用。

(七)公務卡可透支額度小

公務卡使用范圍廣，但可透支限額僅為2—5萬元，高校很多學院的業務骨干、學科帶頭人的一項科研經費就可能少則幾萬元，多則幾十、上百萬元。可透支額度小，使部分教職工埋怨使用受限，不能很好地開展工作。

(八)公務卡辦卡人多，給財務管理增加了額外的工作

實行公務卡結算制度后，高校在職教職工都必需辦理公務卡，公務卡可用于個人消費，這就為一小部分素質低的教職工提供了惡意透支的條件。盡管這是個人行為，由個人承擔責任，但公務卡一旦被個人惡意透支，高校財務部門就會被要求協助對口銀行對持卡人進行追償，給高校財務部門的管理工作增加了額外的負擔。高校教職工流動比較頻繁，在因調動、離職或其他原因離開學校時，若這些持卡人透支公務卡又沒有及時償還時，學校又沒有及時通知代理銀行更改相關信息，學校就要承擔一部分連帶責任，這也會給學校財務管理增加額外的工作。

(九)公務卡技術性能與安全存在隱患

公務卡結算制度在高校的實施減少了師生員工攜帶大量現金可能發生的潛在風險，但公務卡一旦丟失、被盜，密碼又被破解，就存在被盜刷或發生金融詐騙的安全風險，可能給教職工帶來更大的經濟損失和風險。

四、實行高校公務卡結算管理的改進對策

(一)加大宣傳與培訓力度，提高公務卡使用率

高校可以通過發放宣傳手冊、開展專題講座等多種形式宣傳公務卡結算制度，讓廣大師生員工了解公務卡結算制度，熟悉公務卡報銷還款流程以及公務卡還款中的常見問題。高校財務部門同時要加深財務人員對高校公務卡結算制度、流程的學習，使之能夠熟練操作公務卡結算系統的各項流程，及時、快捷地辦理公務卡報賬業務，將教職工報銷金額順利劃入公務卡中，確實保證刷卡教職工的利益。高校各單位領導、學科帶頭人、業務骨干也要起到模范帶頭作用，公務活動支出時主動刷卡消費，帶領廣大教職工們轉變觀念，提高用卡積極性。

(二)加大POS機的覆蓋率，加速公務卡配套設施建設，優化公務卡刷卡環境

加大POS機的覆蓋率，以各種優惠政策激勵商家主動安裝POS機，提高商家配合公務卡消費的積極性。加強對POS機布點商家的監督，對商戶拒絕刷卡、擅自提價等違規行為要嚴懲不貸。

(三)高校結合學校自身情況和教職工的實際需求，制定出公務卡結算管理細則，完善高校監督機制

高校財務部門應要求所有公務消費嚴格按照規定使用公務卡或網銀轉賬結算，某次公務活動因特殊情況無法使用公務卡結算的，經辦人必需寫出書面情況說明，并由項目負責人、單位主管領導和財務部門批準后，方可報賬。對無特殊原因而未使用公務卡或銀行轉賬結算的公務消費支出，除上述要求之外，還要項目負責人承諾下不為例，屢次發生同樣情況的，財務部門有權拒絕報銷。

財務人員發現有教職工采用虛假發票報賬的，除退回發票不予報銷外，財務部門還應該將情況通報其所在單位，視情節輕重給予不同程度的處罰；涉嫌犯罪的，依法追究其刑事責任。

高校財務部門可以協同稅務、銀行等部門，采取定期抽查與隨機抽查的方式，對公務卡結算業務進行審計，對公務卡持卡人刷卡、轉賬消費的業務內容、金額、發票真偽等加以查驗，并及時通報審計中發現的違規操作、虛假交易等問題，對其他教職工起警示作用。

(四)高校建立健全公務卡后續管理制度

高校在編教職工退休或離職時，會到財務部門辦理查詢有無欠款的相關手續，財務部門應將是否辦理過公務卡列為必查項目。若該教職工辦理過公務卡，則及時通知代理銀行更改其相關信息。

(五)對某些特定期間報銷的改進措施

在某些特定期間，需要報賬的師生員工太多，財務人員有限，公務卡報銷會受到限制。財務部門要加強宣傳，廣大師生員工有票要及時報銷，切忌平時積攢發票，在特定時期扎堆報賬。

(六)認清公務卡結算制度的局限性，控制資金支出

公務卡結算制度有一定的局限性，它無法監管高校預算外資金支出。以本校為例，為避免這些漏洞，所有的經費支出，單筆現金付款金額不允許超過2百元，超過限額必需刷卡；單筆刷卡消費金額不允許超過2萬元，超過限額必需通過財務部門網銀轉賬支付；當天同一家商家開出的多張發票金額按累計金額計算，視同單張發票處理；經常零星在同一家商家打印、復印資料，購買實驗材料、固定資產、圖書等，建議通過財務部門網銀轉賬支付。

(七)進一步完善和加強高校內部財務管理制度

高校應結合自身的實際情況和工作需要，制定出本校的公務卡結算管理制度細則，細則應列明高校公務卡結算報銷流程、公務卡轉賬結算等具體章程，使高校財務部門開展工作可以做到有章可循、按章辦事。同時嚴格限定現金支付業務的范圍和額度，不符合現金支付條件的業務必需使用公務卡結算。高校財務部門聯合其他相關部門共同對公務卡結算消費業務進行監管，建立公務卡結算業務日常監管、定期抽查相結合的監督機制，將教職工公務卡的使用和管理納入學校年度財務檢查、審計、考核范圍。

四、結束語

高校實行公務卡結算制度對高校加強財政監管具有重大意義。通過公務卡結算制度在高校的逐步推廣，減少了現金支出，強化了財政部門的監管效力，對高校加強預算管理、監督財政資金使用、預防高校領域的貪污腐敗具有重要的意義。但這些不能僅依靠公務卡結算制度，財政部門要加強對財政資金的監管，需要公務卡結算制度的相關配套條件的完善，多部門的相互配合、共同努力，匯集各方力量，高校領域的公務腐敗定會逐漸消弭于無形。

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