論會(huì)計(jì)憑證的填制和審核

江蘇省南通市交通會(huì)計(jì)服務(wù)中心 盧琦

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的初期，各單位所面臨的大環(huán)境迫使單位不得不將更多的注意力放在經(jīng)濟(jì)發(fā)展層面，“重業(yè)務(wù)、輕財(cái)務(wù)”是一個(gè)普遍的現(xiàn)象，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步完善和我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷升級(jí)，各個(gè)單位所面臨的經(jīng)濟(jì)環(huán)境已是今非昔比，為了適應(yīng)環(huán)境的不斷變化，提高自身的管理水平成為各個(gè)單位增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力以迎接挑戰(zhàn)的手段，在當(dāng)下這樣一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，良好的管理水平也是提供高質(zhì)量財(cái)務(wù)信息的保證。而縱觀我國(guó)的各企、事業(yè)單位，由于長(zhǎng)期不重視管理、輕視財(cái)務(wù)核算，會(huì)計(jì)憑證的填制與審核不規(guī)范并非個(gè)例，作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)重要的記錄手段，會(huì)計(jì)憑證在財(cái)務(wù)核算中的重要地位不言而喻，如果會(huì)計(jì)憑證對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄不準(zhǔn)確、不真實(shí)，那么將直接導(dǎo)致后續(xù)的賬務(wù)處理無(wú)法反映真實(shí)的情況。

目前常見(jiàn)的會(huì)計(jì)憑證有原始憑證和記賬憑證兩種。原始憑證，顧名思義，即是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)最初的記錄憑據(jù)，包括外來(lái)的發(fā)票、收據(jù)以及單位內(nèi)部自制的流轉(zhuǎn)單據(jù)等，憑證的形式以及獲取途徑多種多樣，其記錄的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容是進(jìn)行賬務(wù)處理的根本依據(jù)，記賬憑證則是根據(jù)原始憑證記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、確定會(huì)計(jì)分錄之后的會(huì)計(jì)憑證，是財(cái)務(wù)人員理解業(yè)務(wù)內(nèi)容后轉(zhuǎn)化為“會(huì)計(jì)語(yǔ)言”的產(chǎn)物，用以進(jìn)行會(huì)計(jì)賬簿的登記。可以看出，在整個(gè)財(cái)務(wù)核算中，會(huì)計(jì)憑證看似簡(jiǎn)單，卻奠定了財(cái)務(wù)信息質(zhì)量的基礎(chǔ)，所謂千里之行始于足下，單位要提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量就必須重視這些“細(xì)微末節(jié)”的小事，否則低質(zhì)量的會(huì)計(jì)憑證終將成為潰堤蟻穴，逐漸侵蝕單位的管理基礎(chǔ)，那么，單位想要實(shí)現(xiàn)自己種種高瞻遠(yuǎn)矚的宏偉藍(lán)圖便是無(wú)從談起。

一、會(huì)計(jì)憑證填制與審核的現(xiàn)狀

(一)內(nèi)部原始憑證的使用、審核過(guò)于隨意

為了規(guī)范業(yè)務(wù)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的控制，很多單位都根據(jù)自身的情況設(shè)計(jì)了內(nèi)部原始憑證，通常包括了摘要、金額、編制人、審批人、日期等各種與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的因素，因而也是單位財(cái)務(wù)信息的載體，但是在實(shí)際運(yùn)用中，內(nèi)部原始憑證的填制與審核卻存在著諸多問(wèn)題，極大地削弱了內(nèi)部原始憑證的作用。

在很多單位，以自由散漫的態(tài)度對(duì)待原始憑證的情況并非罕見(jiàn)，由于伴隨業(yè)務(wù)活動(dòng)的流轉(zhuǎn)，內(nèi)部原始憑證的填制往往需要經(jīng)過(guò)多人之手，單位一些非財(cái)務(wù)人員并沒(méi)有意識(shí)到憑證的作用，常常以“輕慢”之心待之，甚至認(rèn)為憑證的填制是一件完全沒(méi)有必要的麻煩事，與此同時(shí)，一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的審批人也是以敷衍的態(tài)度來(lái)看待原始憑證的審核，認(rèn)為都是單位內(nèi)部的事情不必如此“較真”，所以時(shí)常不認(rèn)真進(jìn)行審核就簽字審批，這也在一定程度上助長(zhǎng)了隨意填制憑證的風(fēng)氣，在這樣的情況下，如果單位再缺乏必要的制度進(jìn)行約束，那么低質(zhì)量的原始憑證幾乎是必然的事情。

(二)外部原始憑證的審核不規(guī)范

外部憑證產(chǎn)生于單位與其他經(jīng)濟(jì)主體業(yè)務(wù)往來(lái)的過(guò)程中，形式往往多種多樣，諸如發(fā)票、車票、銀行收付款通知單等，外部原始憑證的復(fù)雜性和多樣性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)自制的原始憑證，而不管是何種性質(zhì)的單位，都免不了進(jìn)行各種費(fèi)用的報(bào)銷，所以認(rèn)真審核是保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)性的重要手段，但縱觀當(dāng)下，外部憑證審核不規(guī)范都是一個(gè)存在于各個(gè)單位的普遍性問(wèn)題。在很多單位中，領(lǐng)導(dǎo)凌駕于審核權(quán)限之上的情況十分普遍，尤其在行政事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)的行政壓力成為審核是否通過(guò)的關(guān)鍵性因素，畢竟這些單位相較于企業(yè)來(lái)說(shuō)，經(jīng)濟(jì)壓力更小，因而領(lǐng)導(dǎo)“臉色”更為重要。

以報(bào)銷費(fèi)用為例，雖然很多單位都規(guī)定了費(fèi)用的報(bào)銷需要提供外來(lái)原始憑證，但是往往缺乏細(xì)化的規(guī)定，譬如對(duì)外來(lái)原始憑證進(jìn)行分類，分別明確審核的內(nèi)容，所以很多憑證的審核往往都流于形式，相關(guān)的審核人員由于各種原因并沒(méi)有認(rèn)真對(duì)憑證的內(nèi)容、金額、日期以及真假進(jìn)行必要的審核，還有的單位領(lǐng)導(dǎo)則利用自己的權(quán)限“把持”著費(fèi)用的審核權(quán)，以權(quán)謀私。這也就可以從操作層面理解為什么行政事業(yè)單位突擊花錢、隱藏“三公經(jīng)費(fèi)”這些現(xiàn)象屢禁不止了。

(三)記賬憑證填制不準(zhǔn)確、缺乏必要的審核

獲取原始憑證之后，就需要財(cái)務(wù)人員進(jìn)行記賬憑證的填制，將發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)語(yǔ)言進(jìn)行反映，這一過(guò)程涉及到對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的理解和會(huì)計(jì)科目的使用，因而對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)有一定的要求，但由于缺乏必要的專業(yè)人才，很多單位記賬憑證的填制與審核差強(qiáng)人意，賬務(wù)處理與實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)脫節(jié)、科目使用錯(cuò)誤甚至?xí)?jì)分錄過(guò)于復(fù)雜導(dǎo)致金額錯(cuò)誤等現(xiàn)象俯拾皆是，除了財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)影響記賬憑證的準(zhǔn)確性之外，在一些單位，賬務(wù)處理還受到其他因素的干預(yù)，比如受領(lǐng)導(dǎo)的“指示”，一些事業(yè)單位將預(yù)算外的費(fèi)用開(kāi)支列在管理費(fèi)用中，或者扭曲一些不當(dāng)開(kāi)支，通過(guò)科目的使用使其合理化等。

從理論上說(shuō)，記賬憑證填制之后，相關(guān)人員（諸如財(cái)務(wù)主管）要對(duì)記賬憑證進(jìn)行必要的審核，尤其是一些業(yè)務(wù)性質(zhì)較為復(fù)雜、金額較大或者異常的項(xiàng)目，以確保記賬憑證的準(zhǔn)確性，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，審核制度卻形同虛設(shè)，審核人員往往沒(méi)有對(duì)記賬憑證進(jìn)行核對(duì)就批準(zhǔn)通過(guò)，甚至將審核權(quán)限交給憑證編制人員，這些問(wèn)題終也在一定程度上導(dǎo)致了會(huì)計(jì)憑證質(zhì)量的低下，也最終致使業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)質(zhì)被扭曲，無(wú)法傳遞真實(shí)可靠的財(cái)務(wù)信息。

二、規(guī)范會(huì)計(jì)憑證填制與審核

(一)完善制度，規(guī)范內(nèi)部原始憑證的使用與審核

內(nèi)部原始憑證的使用和審核涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)冗雜，涉及人員也較多，為了保證內(nèi)部原始憑證的質(zhì)量，單位很有必要設(shè)立制度來(lái)規(guī)范原始憑證的填制與審核。

首先，針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，單位需要明確原始憑證有哪些，而后可以按類別明確原始憑證上哪些內(nèi)容是必須填制，如果填制不清楚會(huì)造成什么樣的后果，為了進(jìn)一步明確填制內(nèi)容，單位可以列示圖樣，標(biāo)注填制內(nèi)容以及要求，規(guī)定相關(guān)人員必需按照要求的格式以及程序進(jìn)行填寫，一般涵蓋摘要、金額、日期、相關(guān)人員等，填寫的字跡必須清晰，并且與真實(shí)的業(yè)務(wù)活動(dòng)相符，如果確有必要對(duì)原始憑證進(jìn)行修改，單位可以規(guī)定修改的流程（流程也不能太過(guò)復(fù)雜），要求相關(guān)人員不得隨意涂改、作廢，如確需作廢，應(yīng)該加蓋作廢的戳記之后更換新憑證進(jìn)行填寫。

其次，在原始憑證是審核方面，相關(guān)的審核人必須核對(duì)填制的內(nèi)容是否屬實(shí)，要素是否完備，如果發(fā)現(xiàn)原始憑證不符合規(guī)定，應(yīng)該責(zé)令相關(guān)人員進(jìn)行修正，倘若輕率審核之后就進(jìn)行簽字、蓋章，而后發(fā)現(xiàn)憑證有誤，相關(guān)的審核人員也應(yīng)承擔(dān)一定的責(zé)任。

(二)加強(qiáng)對(duì)外部原始憑證的審核

對(duì)很多單位來(lái)說(shuō)，外部憑證的審核十分重要，虛假的憑證不僅扭曲財(cái)務(wù)信息，也會(huì)造成單位資產(chǎn)的流失，為此單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外部原始憑證進(jìn)行審核，同時(shí)完善監(jiān)督機(jī)制制約“權(quán)力階層”，以保證憑證的真實(shí)與準(zhǔn)確。

首先，單位要審核原始憑證是否具備了所有的要素——即從形式上進(jìn)行審核，一般包括出具憑證的日期、金額、單位等等，保證憑證提供了必要的信息，而后，單位要審核憑證記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)是否真實(shí)發(fā)生，是否與預(yù)算一致，付款對(duì)象是否真實(shí)存在且與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)等，另外，相關(guān)的審核人員還需要具有一定的業(yè)務(wù)常識(shí)，對(duì)原始憑證具備必要的鑒別能力，譬如發(fā)票是否真實(shí)合法。

其次，為避免管理層或單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)憑證審核的不當(dāng)干預(yù)，單位（尤其是外部監(jiān)管力度不大的行政事業(yè)單位）可考慮明確審核人員的相關(guān)職責(zé)，同時(shí)建立監(jiān)督機(jī)制，賦予監(jiān)督機(jī)構(gòu)獨(dú)立的權(quán)力，定期或者不定期地對(duì)憑證的審核進(jìn)行抽查，特別要關(guān)注費(fèi)用報(bào)銷方面，抽查大額、復(fù)雜或者性質(zhì)較為特殊的項(xiàng)目，防止管理層或者領(lǐng)導(dǎo)行政權(quán)力對(duì)憑證審核的不當(dāng)干預(yù)。

(三)重視員工專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)賬務(wù)處理審核

單位要提高記賬憑證的編制質(zhì)量，首先就要注意提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，為此，單位可考慮引進(jìn)專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的財(cái)務(wù)人員，特別是在一些事業(yè)單位，財(cái)務(wù)人員老齡化較為嚴(yán)重，引入具備專業(yè)背景的人員十分必要，其次單位也要根據(jù)自身的情況對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行后期培訓(xùn)。為了提高賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性，重視記賬憑證的審核十分必要，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，單位可以通過(guò)崗位設(shè)置、明確工作職責(zé)來(lái)達(dá)到這一目的，審核的內(nèi)容涉及記賬憑證上的摘要是否準(zhǔn)確，科目的使用是否準(zhǔn)確、復(fù)雜的會(huì)計(jì)分錄的編制是否正確、后附的原始憑證張數(shù)、內(nèi)容是否與記錄一致等等。

三、結(jié)束語(yǔ)

無(wú)論何種性質(zhì)的單位，也無(wú)論單位從事什么樣的業(yè)務(wù)活動(dòng)，都免不了會(huì)計(jì)憑證的編制與審核，作為記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的初級(jí)憑據(jù)，會(huì)計(jì)憑證的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，在過(guò)去粗狂的發(fā)展期，單位并沒(méi)有予以會(huì)計(jì)憑證足夠的重視，但這無(wú)疑與未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)相背離，單位必須重視會(huì)計(jì)憑證的填制與審核，為提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量奠定基礎(chǔ)，以積極迎接未來(lái)的挑戰(zhàn)。

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