高等學校財務內部控制的風險與控制方法

上海外國語大學　魏條妹

高等學校財務內部控制的風險與控制方法

上海外國語大學魏條妹

摘要:隨著我國經濟的不斷發展，高等學校事業蓬勃發展，財務內部控制既是高等學校的一項重要管理活動，又是一項重要的制度安排，是高等學校內部治理的基石。強化內部控制，對于規范財經秩序，提高單位管理水平，改進高等學校公共服務的質量和效率，都具有重要意義。本文通過對現階段高等學校財務內部控制中存在的主要風險的闡述，相應提出內部控制的有效方法。

關鍵詞:高等學校內部控制控制方法

高等學校是按照國家規定的設置標準和審批程序批準舉辦的，通過全國普通高等學校統一招生考試，招收高中畢業生為主要培養對象，帶有一定公益性的機構。我國高等學校向高等人才提供知識文化的傳授服務，弘揚文化精神，這不僅在一方面對于改善我國國民的整體知識文化水平起著巨大的推動作用，在另一方面為促進我國經濟的發展，推動整個社會的全面進步起著不可估量的動力。

隨著國民經濟的日益發展、國民觀念的不斷更新，對高等學校的財務控制和管理提出了更高的要求。為進一步提高高等學校內部管理水平，規范內部控制，加強廉政風險防控機制建設，財政部于2012年11月正式發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，并于2014年1月1日起在我國行政事業單位范圍內（包括高等學校）全面實施。內部控制是單位為實現控制目標，通過制定制度、實施措施和執行程序，對經濟活動風險進行防控和管控。而高等學校經濟活動風險的評估通常從單位層面和業務層面展開，本文主要關注業務層面的風險，進而分析內部控制的控制方法。

一、當前高等學校財務內部控制中存在的主要風險

(一)預算管理方面的風險

高等學校的預算業務主要包括預算編制、預算批復（包括高校內部的預算批復和上級主管單位的預算批復）、預算執行、決算和績效評價等環節。此階段的主要風險：一是業務部門不參與預算編制，導致預算編制不科學、不合理，業務活動與財務支持相脫節；二是沒有將批復的預算在單位內部進行指標分解、審批下批，單位內部預算追加調整程序不規范；三是未按規定的額度和標準執行預算，產生無預算支出、超預算支出等情形；四是決算編制和績效評價不及時、不準確，決算結果沒有得到有效運用，沒有起到事后控制的效果。

(二)收支管理方面的風險

高等學校的收入業務主要包括收費許可的審批或收入合同的簽訂、收款、會計核算等環節。支出業務主要包括支出事項申請、借款或報銷、資金支付、會計核算等環節。收入業務主要風險包括未按收費許可規定的項目和標準收取，存在違規收取的風險；收入收款業務分散在各個業務部門，缺乏統一管理和監控，導致收入金額不實；票據、印章管理松散，存在收入資金流失的風險。支出業務主要風險，包括支出事項事前審核不嚴格，報銷時單據審核不嚴格，存在使用虛假票據套取資金的風險。

(三)政府采購方面的風險

高等學校的政府采購業務包括政府采購預算和計劃編制、政府采購需求的提出和審核、組織政府采購、合同簽訂、組織驗收、質疑投訴答復、檔案記錄等環節。主要的風險：一是政府采購、資產管理和預算編制部門之間缺乏溝通協調，政府采購預算和計劃編制不合理，出現資金浪費或資產閑置等問題；二是政府采購需求審核不嚴格，需求參數不公允，驗收不嚴格，導致采購的貨物或服務質次價高；三是政府采購活動不規范，不按規定選擇采購方式、發布政府采購信息，甚至規避公開招標，導致單位被起訴或受到處罰，影響正常業務活動。

(四)資產管理方面的風險

高等學校資產管理涉及日常管理、清查盤點、處置等環節。主要風險：一是缺少有效的資產管理制度和信息系統，對資產保管不善引發資產流失，或資產使用效率低下、資源閑置浪費嚴重；二是缺少定期或不定期清查盤點的機制，資產清查不夠及時，導致存在賬外資產，賬實不符的現象；三是對資產處置沒有執行嚴格的審核審批程序，處置程序不合規，手續不健全，處置收入流失。

(五)建設項目管理方面的風險

高等學校建設項目主要包括立項、設計與概算編制、項目建設、竣工驗收等環節。高等學校的大型建設項目一般由學校的基建處負責，國有資產管理辦公室承擔日常的小型采購項目。在高等學校建設項目中，存在的主要風險：一是前期研究論證不充分，審核管理流于形式，導致決策失誤或影響項目進度，造成資產損失或資源浪費；二是施工設計和項目投資缺乏有效管控，工程變更頻繁，存在超概算現象；三是竣工驗收不規范，檔案和資產移交不及時，影響財務信息的真實完整等。

(六)合同管理方面的風險

高等學校合同管理包括合同訂立、合同履行、合同登記、糾紛處理等環節。主要風險：一是未明確合同簽署權限和妥善保管合同專用章，對合同缺乏統一管理和監控，導致擅自以單位名義簽訂合同或違規簽訂合同的情況，造成合同收入流失或產生法律糾紛；二是未能恰當地履行合同約定的義務，或者發生合同糾紛時處理不善，造成經濟損失并影響單位的聲譽。

二、高等學校財務內部控制的控制方法

內部控制的控制方法實質上就是內部控制的機制，是指將經濟活動風險控制在可承受的范圍之內，結合風險評估的結果，針對風險點選擇的措施和程序。因此，針對高等學校業務層面各種常見的風險，通常可以采取以下九種控制方法，其中歸口管理、單據管理和信息內部公開更具有創新性。

(一)增強風險意識

加強內部控制建設，首要一條就是對其重要性、緊迫性有清晰的認識，特別是單位的負責同志，要時刻緊繃內部控制這根弦，否則難以有效抓落實。加強內部控制不光是企業應該做的事，作為公共服務提供者和知識文化傳承者的高等學校，執行好內部控制具有更重要的積極意義。

例如，加強單位領導和職工的財務內部控制意識，對于內部控制的改善起著關鍵的作用。高等學校可以通過建立制度、培訓學習、組織講座，使全體教職員工加強思想認識，同時，明確各部門工作職責，落實內部控制責任，與部門負責人簽訂責任狀，設立獎罰激勵機制，強化內部控制意識，讓單位全體人員都參與到內部控制工作中來。

(二)不相容崗位相互分離

要求合理設置內部控制關鍵崗位，明確劃分職責權限，實施相應的分離措施，形成相互制約、相互監督的工作機制。所謂不相容崗位，是指從相互牽制的角度出發，不能由一人兼任的崗位。

例如，在某些規模較小的高等學校，可能受到人員和機構編制的限制，出納人員既負責收款、開票，又負責登記收入賬目，同時還負責保管票據和會計檔案，一人辦理了收入業務的全過程，這類單位就可能存在

出納截留收入資金而且長期不被發現的風險。

(三)內部授權審批控制

要求明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相關責任，建立重大事項集體決策和會簽制度。相關工作人員應當在授權范圍內行使職權、辦理業務。

例如，某些高等學校，“一支筆、一言堂、一張紙”的“三一”現象嚴重，與單位經濟活動相關的重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業務，即“三重一大”業務，沒有建立起集體決策和會簽制度，由一人說了算，容易產生決策風險和腐敗風險。

(四)歸口管理

要求根據本單位實際情況，按照權責對等的原則，按照管控事項的性質與管理要求，結合單位職責、組織機構和崗位設置，在不相容崗位相互分離和內部授權審批控制的前提下，明確單位內部各個業務的歸口管理責任，采取成立聯合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員等方式，對有關經濟活動實行統一管理。

例如，一些經濟活動涉及到的內部部門較多，需要各部門協同完成，如果不成立聯合工作小組并確定牽頭部門或牽頭人員，明確權利和相應的責任，一旦發生問題，各部門就可能相互推諉，影響經濟活動的順利開展。

(五)預算控制

要求強化對經濟活動的預算約束，使預算管理貫穿于單位經濟活動的全過程。預算控制在高等學校的經濟活動中發揮著事前計劃、事中控制、事后反饋的作用。

例如，高等學校應當按照預算批復的額度和規定的開支范圍辦理資金支付業務，這就對資金的使用形成了預算約束。此外，政府采購業務也必須經過先預算、后計劃、再采購的流程，形成了預算對單位資產購置行為的約束。

(六)財產保護控制

要求建立資產日常管理制度和定期清查機制，采取資產記錄、實物保管、定期盤點、帳實核對等措施，確保資產安全完整。

例如，在高等學校中，資產的定期清查尤為重要，包括定期盤點、賬實核對，定期核實各類資產的實際數量，將盤點結果與資產臺賬和會計賬簿進行比對，發現不符的，及時查明原因，并按照國家相關規定進行處理。

(七)會計控制

要求建立健全本單位財會管理制度，加強會計機構建設，提高會計人員業務水平，強化會計人員崗位責任制，規范會計基礎工作，加強會計檔案管理，明確會計憑證、會計帳簿和財務會計報告處理程序。

例如，某些高等學校不重視制度建設，財會管理制度長期不進行修訂完善，又如，不重視會計機構建設，未配備具有相應資格和能力的會計人員，從事會計工作的人員沒有取得會計從業資格證書。

(八)單據控制

要求單位根據國家有關規定和單位的經濟活動業務流程，在內部管理制度中明確界定各項經濟活動所涉及的表單和票據，要求相關工作人員按照規定填制、審核、歸檔、保管單據。

例如，高等學校出差報銷制度通常規定，工作人員出差必須要提交出差審批單，差旅費報銷單據必須是正規的住宿發票、飛機票或火車票，不接受旅行社開具的發票或景點門票，必須附公務卡支付結算憑證等。單據控制可以有效地避免虛假交易，減少建立“小金庫”的機會，同時也使“假發票”市場無處可循。

(九)信息內部公開

要求建立健全經濟活動相關信息內部公開制度，根據國家有關規定和單位的實際情況，確定信息內部公開的內容、范圍、方式和程序。

例如，高等學校應定期通報各部門預算執行情況，召開預算執行分析會議，這有利于督促相關部門合理安排工作進度，自覺提高預算執行的有效性。因此，內部信息公開是一種十分有效的控制方法，通過輿論監督、社會監督，一方面可以防范經濟活動風險，及時堵塞管理漏洞；另一方面有利于持續地完善單位內部控制體系，使內部控制發揮更大的作用。