庫存管理風(fēng)險(xiǎn)探究

汪云(中石化河南油田分公司物資供應(yīng)處,河南 南陽 473132)

0 引言

庫存是作為今后按預(yù)定的目的使用而處于閑置或非生產(chǎn)狀態(tài)的物料，它們是企業(yè)內(nèi)部存在的一種可看見、可稱量和可計(jì)算的有形資產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn)，是企業(yè)為了保證生產(chǎn)不間斷地、有節(jié)奏地進(jìn)行而在某段時(shí)間內(nèi)所儲(chǔ)備的物資，是必不可少的。

但是，由于庫存要占用大量資金，保有庫存當(dāng)然也存在一定風(fēng)險(xiǎn)。庫存儲(chǔ)備量過大，會(huì)占用企業(yè)大量的流動(dòng)資金、倉庫面積，增加保管費(fèi)用；而且物資長期存放，還會(huì)降低物資的使用價(jià)值，造成資產(chǎn)減值甚至報(bào)廢，降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此識(shí)別、防范、控制或化解庫存管理風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)庫存管理，是物資管理以至整個(gè)生產(chǎn)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

1 庫存管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

那么在庫存管理中存在哪些風(fēng)險(xiǎn)呢？筆者認(rèn)為主要有以下三個(gè)。

①缺貨風(fēng)險(xiǎn)。如果我們對(duì)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)所需物資的需求信息了解得不清楚，對(duì)物資的需求、消耗規(guī)律掌握得不準(zhǔn)確，或者采購的時(shí)機(jī)把握得不恰當(dāng)?shù)仍颍筒荒芗皶r(shí)供應(yīng)生產(chǎn)建設(shè)所需物資，造成缺貨風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)蒙受停工待料的損失。

②積壓風(fēng)險(xiǎn)。如果我們對(duì)物資的需求、消耗規(guī)律掌握得不準(zhǔn)確，無計(jì)劃、超計(jì)劃采購，造成供大于求的現(xiàn)象；或者需求計(jì)劃提報(bào)隨意性很大、審核把關(guān)不嚴(yán)格等，隨意提報(bào)、計(jì)劃變更或計(jì)劃取消現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，最終導(dǎo)致大量積壓庫存；或者設(shè)計(jì)不嚴(yán)肅、不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致備品配件通用性差，增加了庫存規(guī)模和積壓風(fēng)險(xiǎn)。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)有庫存積壓物資中，有70%是因計(jì)劃不準(zhǔn)、設(shè)計(jì)變更造成。

積壓物資如果不能及時(shí)盤活，就會(huì)占用有限的儲(chǔ)備資金，減慢企業(yè)的資金流動(dòng)速度、庫存周轉(zhuǎn)、庫存結(jié)構(gòu)，增加企業(yè)庫存規(guī)模，甚至造成積壓物資的減值、報(bào)廢，導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)的浪費(fèi)。

③質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。如果我們?cè)谖镔Y入庫時(shí)質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)，將不合格產(chǎn)品放入庫房，或者保管、保養(yǎng)不善，致使庫存物資銹蝕、霉?fàn)€、變質(zhì)、失效等，影響物資的質(zhì)量狀況和正常使用，就不能保證物資的安全供應(yīng)，造成質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

2 庫存管理風(fēng)險(xiǎn)的防控措施

2.1 加強(qiáng)對(duì)物資需求計(jì)劃的監(jiān)管

需求的準(zhǔn)確與否是進(jìn)行科學(xué)理性采購的基礎(chǔ)，強(qiáng)化需求計(jì)劃的監(jiān)管，既是規(guī)范物資采購的需要，又是從根本上消除積壓物資的需要。因此我們要不斷提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和標(biāo)準(zhǔn)化程度，防止供大于求、需求錯(cuò)誤、需求不理性科學(xué)現(xiàn)象發(fā)生。

①強(qiáng)化需求規(guī)律分析。物資供應(yīng)部門要加強(qiáng)與設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、用戶等單位的溝通協(xié)調(diào)，貼近現(xiàn)場，提前介入需求形成過程，對(duì)接物資需求計(jì)劃，做到施工方案、施工進(jìn)度、施工需求等因素心中有數(shù)，從而準(zhǔn)確把握生產(chǎn)進(jìn)度、物資需求、采購供應(yīng)等情況，合理確定出重要物資的采購計(jì)劃。還可以運(yùn)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具，分析歷史消耗數(shù)據(jù)，掌握物資需求規(guī)律，提高對(duì)物資需求的預(yù)測和把握能力，增強(qiáng)計(jì)劃的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，減少計(jì)劃變更、設(shè)計(jì)變更，防止產(chǎn)生新的積壓。

②全面落實(shí)庫存資金占用責(zé)任主體調(diào)整工作。要把庫存資金占用的責(zé)任分解落實(shí)到需求計(jì)劃提報(bào)單位以及生產(chǎn)、技術(shù)等需求計(jì)劃審核管理部門，建立起權(quán)責(zé)匹配、責(zé)任清晰的庫存管理機(jī)制，進(jìn)一步提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確率和及時(shí)性，從源頭上控制庫存規(guī)模的增長和積壓物資的產(chǎn)生，減少資金占用。

③推進(jìn)物資需求標(biāo)準(zhǔn)化。努力發(fā)揮物資采購專家隊(duì)伍作用，引導(dǎo)用戶需求形成，物資供應(yīng)部門、工程、技術(shù)、機(jī)動(dòng)、設(shè)計(jì)等部門要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，對(duì)用途相近、功能差別不大的物資品種建議其進(jìn)行整合，統(tǒng)一物資的技術(shù)規(guī)范和采購要求，減少個(gè)性化需求和非標(biāo)產(chǎn)品，提高備品配件的通用性。

④大力推進(jìn)積壓物資的改代利用。物資供應(yīng)部門要主動(dòng)與生產(chǎn)、機(jī)動(dòng)、設(shè)計(jì)部門和使用單位結(jié)合，強(qiáng)化庫存物資平衡力度，爭取在施工設(shè)計(jì)及產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)采取因材設(shè)計(jì)、改制代用、降級(jí)使用等方式，最大限度盤活存量資產(chǎn)。另外要研究制訂改代利用的激勵(lì)政策，充分調(diào)動(dòng)物資使用單位和需求管理部門的積極性。

⑤加強(qiáng)需求計(jì)劃核銷。計(jì)劃人員要及時(shí)核銷需求計(jì)劃，對(duì)庫存物資必須做到“3個(gè)明確”:明確使用方向；明確庫存數(shù)量；明確使用時(shí)間。根據(jù)掌握的物資需求、到貨、入庫情況和物資庫存情況，及時(shí)督促需求單位領(lǐng)用，防止產(chǎn)生物資積壓。

⑥強(qiáng)化需求計(jì)劃考核。將需求計(jì)劃考核納入企業(yè)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍，建立對(duì)需求計(jì)劃提報(bào)和審核的硬約束，全面落實(shí)庫存資金占用責(zé)任主體調(diào)整工作，加大對(duì)需求計(jì)劃準(zhǔn)確率、及時(shí)率和標(biāo)準(zhǔn)化情況的考核力度，進(jìn)一步提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確率和及時(shí)性。

2.2 合理儲(chǔ)備各類物資，防范缺貨風(fēng)險(xiǎn)。

物資供應(yīng)部門要研究制定各類物資尤其是重要物資的儲(chǔ)備定額，為科學(xué)編制采購計(jì)劃、確定物資采購數(shù)量、訂貨批量和進(jìn)貨時(shí)間提供依據(jù)。同時(shí)，結(jié)合供應(yīng)市場變化趨勢，合理儲(chǔ)備一定數(shù)量的庫存物資。例如:對(duì)影響生產(chǎn)的重要物資、關(guān)鍵設(shè)備要充足儲(chǔ)備；對(duì)生產(chǎn)中的次要物資、可替代物資，要減少儲(chǔ)備量。對(duì)資源短缺、供應(yīng)緊張的物資要提高儲(chǔ)備量；對(duì)供應(yīng)充裕的物資要降低儲(chǔ)備量。對(duì)常用、通用物資可適當(dāng)提高儲(chǔ)備量；對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)物資要慎重儲(chǔ)備。

2.3 強(qiáng)化各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，杜絕不合格產(chǎn)品進(jìn)入庫房

①要調(diào)整物資供應(yīng)工作價(jià)值取向。物資供應(yīng)必須牢固樹立質(zhì)量意識(shí)，把安全供應(yīng)放在企業(yè)物資供應(yīng)的第一位。從需求產(chǎn)生到物資采購和使用的全過程，都要把好物資質(zhì)量關(guān)。

②對(duì)供應(yīng)商管理必須到位。牢牢抓住供應(yīng)商管理不放松，堅(jiān)持供應(yīng)商準(zhǔn)入時(shí)的現(xiàn)場考察、簽約前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、合同執(zhí)行中的過程控制和供應(yīng)商動(dòng)態(tài)量化考核、不良表現(xiàn)供應(yīng)商處理通報(bào)的“四位一體”聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將第一道關(guān)口由把不合格產(chǎn)品拒之門外前移到把不合格供應(yīng)商拒之門外，筑起防范物資質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的堅(jiān)固城墻。

③要健全質(zhì)量管理體系，完善物資質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。不斷制定、修訂、完善物資采購供應(yīng)質(zhì)量管理辦法、規(guī)定，明確從需求計(jì)劃提報(bào)、采購計(jì)劃編制、供應(yīng)商選擇、買賣合同簽訂與履行、物資接運(yùn)與裝卸、物資入庫檢驗(yàn)與驗(yàn)收、物資保管保養(yǎng)、物資出庫發(fā)放、質(zhì)量跟蹤與反饋、物資質(zhì)量問題處理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理內(nèi)容、職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，確保每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制效果。

④實(shí)施駐廠監(jiān)造，嚴(yán)格物資檢驗(yàn)。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定重要物資目錄，對(duì)目錄中的物資，采購時(shí)提前制訂質(zhì)量控制計(jì)劃，派專人進(jìn)行巡視、巡檢和駐廠監(jiān)造，確保制造質(zhì)量。

對(duì)到貨物資嚴(yán)格按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收相關(guān)規(guī)定實(shí)施入庫前的質(zhì)量檢驗(yàn)，必檢物資要100%送檢，做到入庫物資三證齊全、質(zhì)量合格。堅(jiān)決把有質(zhì)量問題的物資拒絕在庫房大門之外，不能因產(chǎn)品本身的質(zhì)量問題造成積壓。

⑤控制供應(yīng)商外委業(yè)務(wù)。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商原材料和外購件、外協(xié)件的采購監(jiān)管，在合同中明確外購、外協(xié)的物資范圍和供貨渠道，將配套制造廠的供貨質(zhì)量和售后服務(wù)納入對(duì)主要供應(yīng)商的考核。

2.4 強(qiáng)化儲(chǔ)備管理，保障庫存物資的質(zhì)量

對(duì)庫存物資要按照倉儲(chǔ)管理辦法存放、保管、保養(yǎng)，堆碼時(shí)應(yīng)注意物資進(jìn)庫的先后次序，堅(jiān)持“先進(jìn)先發(fā)”的原則；對(duì)有儲(chǔ)存期限的物資(按物資技術(shù)保管規(guī)程規(guī)定的儲(chǔ)存期限)料卡上應(yīng)標(biāo)明儲(chǔ)存期限，臨近儲(chǔ)存期的物資應(yīng)提前一個(gè)月向業(yè)務(wù)主管部門反映，從速處理；對(duì)超儲(chǔ)進(jìn)貨、“一年以上物資”重新進(jìn)貨要拒收。不能因保管原因造成庫存物資過期失效、損壞、變質(zhì)、霉?fàn)€、銹蝕和過期，影響物資的發(fā)出和使用。

2.5 要把積壓物資責(zé)任追究制度落實(shí)到位

要對(duì)積壓物資尤其要對(duì)新增積壓物資開展效能監(jiān)察，對(duì)因計(jì)劃提報(bào)不準(zhǔn)、不及時(shí)或無計(jì)劃采購形成積壓的，要查清原因，追究責(zé)任。建立起積壓物資成因分析、責(zé)任追究和公開通報(bào)機(jī)制，并列入業(yè)務(wù)公開范圍重點(diǎn)推進(jìn)，進(jìn)一步增強(qiáng)需求提報(bào)單位和審核管理部門的責(zé)任感和工作主動(dòng)性。

3 結(jié)語

建立庫存共享機(jī)制。在堅(jiān)持“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲(chǔ)備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資管理體制的前提下，建立起庫存共享機(jī)制，打破單位界限，減少重復(fù)儲(chǔ)備和資產(chǎn)浪費(fèi)。對(duì)通用、常用物資實(shí)施企業(yè)集中儲(chǔ)備，成立專業(yè)配送中心，加強(qiáng)配送工具和隊(duì)伍，擴(kuò)大配送范圍，加快配送速度，以最快的速度滿足用戶需求。