談談如何加強QHSE管理體系和內控體系的有效結合

李 娟（中國石油管道分公司,河北 廊坊 065000）

目前世界上存在著多種管理體系標準，如質量管理體系、環境管理體系、HSE管理體系和內控體系等。這些管理體系在企業規范化管理中起到積極作用。但由于多體系并行，各司其職，出現大量文件和資源重復使用，導致管理效率降低。

將并行管理體系有效結合是提高管理效率的需要。要將兩個管理體系融合貫通，建立簡潔、實用、高效的一體化管理體系，必須充分了解其相同和不同之處。

1.QHSE管理體系和內控體系的相同或相似之處

1.1 同是企業與國際市場接軌的需要

國際上，幾乎所有大型石油化工等高危行業都在推行質量、環境、HSE管理體系，有的企業建立了以上管理體系整合后的一體化QHSE管理體系。有效運行QHSE管理體系是企業安全生產管理水平不斷提高的保證，以增加在國際上的競爭力。

建立內控體系，且其運行必須達到美國《薩班斯-奧克斯利法案》要求，是在美國上市的必備條件，也是降低公司運營風險，增強公司綜合競爭力和投資者信心的必經之路。

1.2 相同的管理模式和相似的基本框架

QHSE管理體系和內控體系所依據的都是戴明管理模式。該模式由“計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）和改進（Act）”四個階段的循環組成，簡稱PDCA循環模式。

1.3 體系文件結構相似

QHSE管理體系文件結構包括管理手冊、程序文件、作業指導書和記錄；內控體系文件結構包括管理文件、規章制度、控制證據等，與QHSE管理體系文件結構相似。

1.4 建立體系的基本程序相似

QHSE管理體系和內控體系的建立過程相似，主要包括領導決策與準備、初始風險和影響評價、體系策劃與設計、體系文件編制、體系試運行、審核（測試）及評審等階段。

2.QHSE管理體系和內控體系的區別

2.1 建立體系的依據不同

QHSE管理體系是依據國家推薦標準《質量管理體系要求》、《環境管理體系、規范及使用指南》、《職業健康安全管理體系規范》等要求，以《質量管理體系要求》為主線，與企業實際相結合建立的。內控體系是以2002年美國出臺的《薩班斯-奧克斯利法案》為依據，以COSO為內控框架，結合企業管理實際建立的。

2.2 構成要素不完全相同

QHSE管理體系構成要素包括管理體系、管理職責、資源管理、過程管理以及監視、測量、分析和改進等5個一級要素及25個二級要素；內控體系構成要素包括控制環境、風險評價、控制活動、信息與溝通和監督等5個要素。

2.3 關注的焦點和管理的重點不同

QHSE管理體系是以顧客、社會、員工和其他相關方為關注焦點，以服務、活動和過程中的質量、對社會環境的影響、職業健康安全為管理重點。

內控體系是以投資者為關注焦點，以資金流動過程控制為管理重點。

2.4 分屬不同的部門管理

QHSE管理體系一般成立QHSE體系辦公室進行管理；內控體系一般由財務部門進行管理。

3.加強QHSE管理體系和內控體系的有效結合

建立一體化體系的方法即把并行體系之間的共同點，如風險評估、管理目標制定、過程控制、監督、不符合控制、審核等進行整合；對一些特殊要素分類進行控制。現就QHSE管理體系與內控體系如何整合提出如下建議：

3.1 領導和承諾

兩個管理體系都是“一把手”工程。最高管理者應在整合后的管理體系中承擔管理職責，為企業建立優質高效的管理體系向顧客、社會、員工及投資者提出強有力的承諾，并通過相關管控活動證實其承諾。

3.2 方針和目標

方針是企業的管理宗旨和方向；目標是方針的具體體現。目標的制定要在方針的框架內展開，用于支持方針的實現。并行體系整合后，最高管理者應在相關職能和各層次上同時建立QHSE目標和內控目標。

3.3 組織機構和管理職責

管理體系的實施都依賴于各相關職能部門和人員參與。兩個管理體系整合后，企業應將生產過程相關部門和財務部門同時納入整合后的體系中，設置一個完整的組織機構。

在確定各管理部門職責和權限時，建議在QHSE管理體系中各部門職責和權限的基礎上，增加內控體系各關鍵控制點的審批職責和權限。

3.4 風險評估和管理

兩個體系在建立時，均需進行風險評估，并在后續管理中對評價出的風險采取措施使其削減或控制在人們可承受的范圍內。但兩個體系進行風險評估時的側重點不同，QHSE管理體系是針對企業活動、產品或服務中存在或潛在的可能對環境、員工和企業造成損失的風險，鼓勵全員參與，并按照合理程序、適用的方法將其充分、有效、準確地識別出來；內控體系則主要針對資金風險，識別過程自上而下，由企業組織專業人員進行大量調研，從經營決策風險、違反法律法規風險、財務報告失真風險、資產安全受到威脅、營私舞弊風險等五類風險入手進行識別和評估，形成風險數據庫。將兩個體系整合時，建議分別選用不同的程序和適當的方法進行風險識別和評估，分別形成風險評估結果，為后續管控提供科學依據。

3.5 體系文件結構的整合

兩個體系的文件結構整合時，建議在《QHSE管理手冊》基礎上，對企業策劃的活動、產品或服務中存在資金流動的環節，在《手冊》中增加對其進行管控的描述；在QHSE程序文件的基礎上，策劃編寫并發布關于財務、資金流動過程管理和內控體系測試管理的程序文件，對各項業務的具體操作在程序文件中引出；業務流程圖、控制程序、風險控制文檔作為內控體系專用文件，歸屬到整合后的管理類作業文件中；規章制度與QHSE管理體系共享，避免文件資源的重復建立；控制證據則與QHSE管理體系的過程記錄一并歸屬到記錄范疇。

整合后的體系文件結構基本與QHSE管理體系文件結構相同，但在每個層次的文件中將原來缺項的內控體系的控制要求添加進去，形成一套完整的管理體系文件。

3.6 監督與改進

QHSE管理體系的監督是通過具有相應資質的人員定期進行內審、外審和評審，對體系運行的有效性、充分性和適宜性做出客觀評價，從而使體系實現持續改進。

內控體系是通過專業人員定期對體系運行測試，發現體系運行過程中的不足和業務控制過程中的例外事項并提出整改意見，保護企業和投資者的利益不受損害。

結合兩個管理體系的監督方法及實施過程和要求，建議整合后：

3.6.1 按照QHSE管理體系要求，在年初制訂年度體系審核（測試）計劃，計劃中關于審核（測試）的時間、人員、依據等內容應分別滿足各自標準的要求；

3.6.2 QHSE管理體系審核計劃和內控體系測試計劃的審批權限應分別在相應程序文件中予以規定；

3.6.3 按照職責分配，QHSE管理體系審核計劃和內控體系測試計劃分別由主管部門負責組織制訂并實施。

綜上，整合兩個體系，首先應注意在內控過程中要充分、有效運用QHSE管理體系遵循的八項管理原則（關注焦點、領導作用、全員參與、過程方法、管理的系統方法、持續改進、基于事實的決策方法、與相關方互利的關系）和管理方法（“PDCA”循環模式）；還應注意將企業對財務管理、資金流動控制等內容與QHSE管理體系的管理內容有機整合；最重要是策劃整合體系時要經過大量、充分地調研，使整合后的一體化管理體系符合企業的管理實際，最終使企業對人、財、物的管理符合各自管理標準的要求，達到建立簡潔、實用、高效一體化管理體系的目標。