高校圖書館采編業務外包的風險控制與管理模式分析

一、引言

隨著高校圖書館的發展和進步，在采編過程中，業務外包模式逐漸得到應用和推廣。從推廣和應用效果來看，業務外包能節省高校圖書館采編費用，彌補專業技術人才不足的缺陷，對高校圖書館發展產生積極作用，因而越來越受到重視，其應用也變得更為廣泛。但由于目前該項工作仍然處在探索階段，管理制度、工作流程等存在不足之處，增大業務外包風險，需要采取有效控制對策，完善相應的管理措施。文章將探討分析高校圖書館采編業務外包的優勢，指出存在的風險，并提出相應的控制措施，希望能為實際工作提供借鑒與參考。

二、高校圖書館采編業務外包的概念及優勢

業務外包是近年來高校圖書館采編過程中所采用一種模式，該項工作開展對高校圖書館發展具有積極作用，逐漸受到重視，其應用也越來越廣泛。

（一）概念

業務外包是將圖書館內部重復性的、非核心工作交給獨立工作第三方，由他們代替圖書館提供服務。根據高校圖書館不同業務種類，外包業務包括采編、信息、技術、借閱、后勤服務等，通過業務外包模式應用，能整合和利用各種資源，避免出現資源浪費現象，實現對各類資源的充分和有效利用。 [1]而采編業務外包是高校圖書館業務外包的一種類型，指的是將文獻采訪、文獻編目、文獻加工等業務委托給相關企業來完成。以滿足采編工作需要，促進高校圖書館更好運行和發展。

（二）優勢

作為一種新型業務模式，高校圖書館采編業務外包具有自身顯著優勢，對圖書館發展具有積極作用。它能彌補高校圖書館采編人員不足，技術水平不夠的缺陷，降低運行成本，促進采編工作效率提高，也能在一定程度上提高采編企業和高校圖書館整體競爭力，推動采編業務標準化進程。一方面，采編業務外包能節約高校圖書館運行成本，獲取內部缺少的文獻資源，降低圖書館在非核心業務方面的投入，提高圖書館工作效率和核心競爭力。另一方面，還能增進與企業聯系，建立良好的合作關系，滿足廣大師生對相關資料需要，為廣大師生提供更加便捷的服務。

三、高校圖書館采編業務外包的風險

為有效控制業務外包風險，最為重要的策略是加強圖書館自身能力建設，選擇合適的承包商，推動業務外包每個環節順利進行。但由于業務外包在高校圖書館的推廣和應用時間較短，業務流程不熟練，管理制度不完善，導致采用業務外包過程中，仍然存在一定的風險。

（一）來自高校圖書館內部的風險

事實上，采用業務外包模式對高校圖書館發展具有一定促進作用，能緩解專業人才匱乏，結構不合理的情況。但如果缺乏完善的管理制度約束，對承包商相關信息了解不全面，也會在一定程度上降低館員綜合素質，導致技術人員出現流失現象。

1.館員業務能力削弱。采編業務外包之后，采編人員不再從事編目工作，而是從事圖書驗收、加工、典藏等工作，由于長時間沒有從事采編，館員的采訪、分類、著錄等能力逐漸下降。圖書館也忽視對采編人員業務技能培訓，導致他們的業務技能下降，未能更新和完善自己的知識結構體系，創新能力不足，逐漸對圖書館采編業務方面的業務變得陌生，難以適應新情況和新形勢的變化發展，影響館員業務技能提升。

2.技術人員流失。采編是技術含量較高的部門之一，對工作人員的專業技術素質要求較高。同時為推動采編順利進行，采編工作人員要熟練掌握本館采編運作方式，管理制度等內容，采編人員通常也處于圖書館重要崗位。 [2]但采編業務外包后，需要對原來從事采編業務的工作人員進行調整，將他們分配到其它崗位，導致一些工作人員缺乏熱情，對自己在圖書館的地位和價值產生擔心，有些工作人員甚至對新安排的崗位不滿意，不愿意留在高校圖書館工作，導致技術人員出現流失現象，對高校圖書館發展也帶來不利影響。

（二）來自承包商的風險

開展業務外包過程中，首先得選擇合適的承包商，對承包商的資本、信譽、社會影響力、市場競爭力等進行綜合全面考慮，并進行對比分析，選擇最優目標。但在實際工作中，由于對承包商的信息了解不全面，給業務外包帶來較大風險，具體表現在以下幾個方面。

1.信息了解不全面。對承包商信息掌握不全面，這是導致風險產生的直接原因。一些高校圖書館在與承包商商談業務外包時，對承包商的技術水平、資源、工作人員素質、資金等掌握不全面，或者承包商為獲取更大利潤，將不利信息隱藏。而開展業務外包之后，高校圖書館難以控制承包商的行為，導致服務質量降低，供貨不及時等問題出現。

2.戰略目標不一致。高校圖書館與承包商的性質不一樣，二者戰略目標也不相同。前者是公共機構，主要是為滿足高校師生獲取信息資源服務需要；或者是私營機構，獲取最大利益是多數承包商的目的。在利益驅使下，承包商為減少成本而出現偷工減料現象，例如，編制簡單的編目數據，加上質量差的積壓目錄等，條形碼與詞條粘貼不標準，印章不清晰，頁碼不準確等。這些問題的存在不僅增大業務外包風險，還影響圖書館服務質量提高。

（三）來自外部環境的風險

作為一種新興業務形態，采編業務外包實施時間不長，管理制度不完善，合同規范不嚴格，對一些細節問題把握不全面，雙方職責和權限不明確，容易出現糾紛，給高校圖書館帶來不必要的損失，增大業務外包風險。 [3]也容易導致新書不能按時與讀者見面，制約服務質量提升。

四、高校圖書館采編業務外包的風險控制與管理模式

業務外包模式的采用對高校圖書館業務發展具有重要推動作用，但由于該項工作目前仍然處于探索階段，市場機制不成熟，相關的管理制度不完善，工作人員綜合素質有待提升，導致業務外包仍然存在一定風險。這些風險存在不僅影響業務外包順利進行，還對高校圖書館發展帶來不利影響。今后應該采取應對措施，采用有效的管理模式，實現對風險的有效控制。

（一）加強圖書館自身能力建設

為盡量降低業務外包風險，推動管理模式改進和完善，也為高校圖書館發展創造良好條件，加強自身能力建設是十分必要的，主要應該從以下幾個方面采取完善措施。

1.落實采編業務外包原則。合理選擇業務外包項目和承包商，堅持計劃性、個性化、標準化原則，準確把握業務外包信息，制定科學合理的計劃，并嚴格按步驟完成每項計劃，確保各項工作順利進行。對采訪、查重、驗收等核心和關鍵業務，最好由圖書館自己完成，提高工作效率和這些業務的個性化水平，也為廣大讀者提供個性化服務。 [4]對圖書磁條包夾、蓋章、流水號打印等業務，由承包商完成，推動這些業務的標準化進程。

2.提高館員綜合素質。為確保高校圖書館服務質量，降低業務外包風險，提高館員素質也是十分必要的，工作人員要提高采訪、查重、驗收能力，確保每項工作的服務質量。注重圖書館數據驗收和質量校核，嚴格按照合同規范要求檢查工作質量，確保業務外包各項工作滿足規范要求。對存在的不足及時通知承包商改進和完善，保證各項工作符合規范要求，降低業務外包風險。

3.樹立競爭意識并增強法制觀念。為推動采編業務外包良好運行，降低外包風險，提高服務質量，更好滿足圖書館各項工作需要，高校圖書館應該樹立競爭意識，注重與承包商的合作，加強相互溝通與聯系，促進自身競爭力提高，為業務外包提供良好的工作平臺。 [5]承包商要加強自身綜合能力建設，提高工作人員素質，嚴格遵守相關法律法規，明確責任，認真履行相關合同規定。制定和履行合同規定時，要明確相關規定，嚴格遵守合同條款，提高業務外包質量，避免出現不必要的糾紛，降低風險，促進服務質量提升。

（二）合理選擇承包商

為實現對業務外包風險的有效控制，推動高校圖書館風險控制和管理模式改進和完善，必須做好承包商選擇工作，全面做好調查研究工作，對其資本、信用、社會影響力等進行綜合全面考慮，選擇最優承包商，推動業務外包順利進行，為采編工作有效開展創造良好條件。

1.綜合考慮內部因素。高校圖書館的館藏特色、工作人員素質不同，它們的外包業務范圍和內容也不完全相同。在選擇外包策略和管理模式時，應該綜合考慮圖書館業務需求、信息化水平、辦館規模等因素。如果圖書館采編部專業人員齊備，能勝任每年采編任務，可考慮部分業務外包，以節約成本。 [6]如果采編人員緊缺，可采用全包業務模式，選擇信譽度高，工作人員素質高，供貨能力強的工作人員，將采編業務全部委托給承包商，順利完成采編各項工作。

2.全面考慮外部因素。高校圖書館在選擇承包商時，應該對其進行全面考慮，評估其技術水平、專業人員素質、財務、設備等，綜合考察其書目信息、編目數據提供能力、加工及售后服務能力、社會影響力和信譽度等。為提高評估準確性，可聘請專業評估公司開展評估，全面掌握承包商信息，選擇最優目標，降低風險。

（三）建立監督機制和良好的溝通體系

對高校圖書館來說，采編業務外包是非常重要的工作，為降低風險，必須加強每個環節的質量控制，避免因工作疏忽出現風險。應該將風險防范機制貫穿于業務外包每個階段，注重對每個階段的監督與管理，增進與承包商的溝通，掌握業務外包基本情況，提前采取預控措施，將可能出現的風險消滅在萌芽狀態。 [7]對已經出現的損失及時補救，盡量降低所帶來的損失。完善規章制度，創新工作方式，推動業務外包順利進行，提高工作效率。

（四）完善合同條款并保障外包業務預期收益

合同擬定時應該完善各項條款，對業務外包范圍、內容、金額、爭端解決等內容作出詳細規定，有效規范各項工作順利進行。高校圖書館應該明確采編范圍、目的、形式、成本核算等內容，提高思想重視程度，推動業務創新，提高工作效率。

五、結語

綜上所述，高校圖書館采編業務外包具有自身顯著特點和優勢，但不能否定的是，業務外包也存在相應的風險。日常工作中應該認識業務外包可能潛在的風險，加強高校圖書館自身能力建設，合理選擇業務外包承包商，并綜合采取其它措施，從而推動業務外包順利進行，盡量降低風險，也為高校圖書館發展創造有利條件。

（注：本文系滁州學院科研啟動資金支持項目，項目編號：2014qd093）