電子信息檔案管理的風險控制

陳雅春，于婭

（1.吉林市豐滿區檔案局，吉林吉林132013；2.吉林市豐滿區人力資源和社會保障局,吉林吉林132013）

電子信息檔案管理的風險控制

陳雅春1，于婭2

（1.吉林市豐滿區檔案局，吉林吉林132013；2.吉林市豐滿區人力資源和社會保障局,吉林吉林132013）

本文通過對電子信息檔案管理的相關介紹入手，提出了一些風險控制的措施。

電子信息；檔案管理；風險控制

隨著科技的不斷創新，計算機技術被不斷的應用到各行各業中，電子信息檔案管理應運而生。這種新型的檔案管理方式和傳統的方式相比更加的快捷方便，減輕了工作的負擔，是一項較為先進的檔案管理方式，是科學技術的進步。但是和傳統的檔案管理方式相比，電子信息檔案管理也存在著不足，較為明顯的就是風險的控制方面存在著一定的問題。因為電子信息檔案管理是依靠計算機技術進行工作，計算機本身就存在自身系統的不穩定性和滯后性，如果處理不當，很有可能造成數據系統的混亂和信息的丟失，因此在進行電子信息檔案管理的過程中要積極地制定一些控制風險的措施，盡量保證系統中數據的穩定和安全。

1 電子信息檔案管理概述

1.1 電子檔案的概念

電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。這種虛擬的檔案管理方式區別于傳統的紙質的實體檔案管理，它是將實體的檔案通過計算機的形式進行編程，用計算機的語言將這些檔案進行有序的編排并在網絡終端中進行反映，通過這樣的方式可以很好的將一些數字、圖像等各種信息進行匯總，變成客戶需要的真實信息，以便在查找的過程中快捷的將所需要的東西進行篩選。一般來講，現階段的電子信息檔案管理主要的介質是通過磁盤或者是硬盤進行電子文件的儲存和編排。還有就是采用虛擬的存儲方式，較為著名的就是現階段較為先進的云存儲方式，這樣就可以使文件既以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。

1.2 電子信息檔案管理的要點

電子信息檔案管理過程中要建立一個相對來講較為公共的平臺，在這個平臺的建立過程中不斷的對檔案信息進行完善，實現虛擬的檔案信息和實際的檔案管理相輔相成，共同實現檔案信息管理的正規化操作。一般來講，電子信息管理的檔案源包括實體的檔案圖片和相關的信息，結構化的數據庫和相關的文件影像等。通過對這些實體數據的收集，可以將電子信息檔案更加直觀的反映出來。

2 合理規避風險的措施

2.1 提前對風險進行預防

提前預防風險的發生是合理規避風險的一項重要的手段，也是最為快捷有效的方式。在進行風險控制的過程中，提前將各種可能發生的因素考慮進去，這樣可以在發生問題的過程中及時的找到應對問題的方式，不僅可以有效地控制局面，也可以節省大量的人力和物力，是一種非常行之有效的規避風險的途徑。

2.2 注重對技術的革新

計算機的技術更新非?？焖?，在進行電子信息檔案管理的過程中，要時刻注意技術的變革，及時采用新的技術對電子檔案信息管理中的缺陷進行改進。因為隨著計算機技術的不斷進步，許多在計算機運行方面的缺陷會不斷的得到完善，在這個過程中進行技術的革新就可以很好的對運行過程中出現的問題加以解決，將出現問題的概率盡量降低，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.3 對計算機進行監控

在對計算機的日常使用和維護中，及時發現問題并且消除風險是非常重要的。本身計算機的結構就非常復雜，在進行計算機的日常維修保養的過程中，發現問題要及時的進行解決，不能采用放任不管的態度，計算機本身就存貯著大量的數據，如果處理得不當，很有可能造成數據的流失和整個電子檔案系統的混亂，對日常的工作會產生較為嚴重的影響。

3 緩解和分散風險的方法

3.1 緩解風險的方法

電子信息檔案管理因為風險性較高，為了降低損失，就需要工作人員的努力，將本來存在的風險降到最低?，F階段的管理員要不斷的對風險進行控制，利用風險轉移的方式對風險進行有效的規避。在日常的工作中要制定正確的策略方案，例如應對故障的措施、恢復故障的措施和發生事故以后的補救計劃。并且對一些常見的故障進行模擬的實驗，確保制定的方案合理可行。計算機網絡系統目前來講還存在一定的問題，因此管理員在日常的工作中要存在風險意識，通過一些事前的措施模擬風險發生時的狀況，制定解決問題的方法，前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案，后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。

3.2 分散風險的方法

對風險的分散是指將潛在的風險進行轉移，在日常工作中這是一種較為常見的分散風險的措施，也是非常有效的，本質上來講就是將風險進行弱化或者轉移。現代電子信息檔案管理中，常用的分散風險的措施是將自身的系統管理外包給專門的機構、與供應商簽訂合同對系統進行維護或者是對配置進行修改。通過這幾種方式，把自身存在的較為復雜的問題進行簡化，對于自己的弱項可以很好地規避，同時也節省了自身在技術方面的投入，是一種較為有效的分散風險的方法。

4 結語

風險控制是在電子信息檔案管理中較為需要關注的問題，因為計算機的管理本身就存在著一定的缺陷和問題，因此在管理中要更加注意對日常風險的控制。同時在進行風險的控制過程中也要采用科學合理的方式，不能盲目的對風險進行控制，這樣才能保證電子信息檔案管理更加符合發展的要求。

［1］王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密［J］.浙江檔案，2004，（01）：36-37.

［2］鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題［J］.信息安全與通信保密，2004，（04）：28-29.

Risk Control of Electronic Information File Management

CHEN Ya-chun1,YUYa2
(1.Jilin Fengman District Archives Bureau,Jilin 132013,China;
2.Jilin Fengman District human resources and Social Security Bureau,Jilin 132013,China)

This article through to the electronic information file management related introduction,proposed some risk control measures.

Electronic information;File management;Risk control

G276

A

1674-8646（2015）09-0141-02

2015-05-18

陳雅春（1978-），女，吉林吉林人，檔案副研究館員，學士，從事檔案管理.檔案資源開發研究。