關于如何依法管理職工檔案的探討

郝栗

（吉林省大安市企業職工檔案室，吉林 大安 131300）

關于如何依法管理職工檔案的探討

郝栗

（吉林省大安市企業職工檔案室，吉林 大安 131300）

企業的職工檔案主要是記錄企業職工的政治面貌、個人籍貫和工作經歷等詳細情況的文字和資料，與企業職工的職稱評定、養老保險、失業保險以及工資和晉級等多個方面有關系。通過調研勞動的主管部門與部分各種類別企業的實際情況，發現在企業職工的檔案管理中有很多的問題，對職工的切身利益與勞動力市場正常的運轉有著很大的影響。

企業；職工檔案；管理

1　職工檔案管理中的問題

1.1沒有完善企業職工的檔案管理制度

企業的主要目的是為了追求利潤，大多數企業都有對員工檔案的意識很淡薄的現象。整個企業的領導將資金和精力花費在產品生產、經營和銷售上，覺得檔案的管理工作不重要，有的片面覺得企業和員工只是雇傭的關系，不需要將太多的精力花費在人事檔案管理上，使得企業對于檔案管理基礎性的工作投入不足，導致檔案工作一直都是處于被動的應付狀態，很難將檔案的管理工作高質量完成。再加上現在有很多企業人事檔案管理工作還是停留在手工管理和經驗管理的階段，該種方式對于發揮人事檔案的功能有很嚴重的制約，不能夠將員工的工作愿望實現。

1.2員工的工作沒有規范性

一方面，企業員工檔案組成的部分很單一，并且其中相似度很高，員工資料不是很全面。通常只是將員工的年齡和名字等基礎要素記錄下來，正是因為這樣的問題存在，不能夠將其應用功效發揮出來，不能夠幫助相關單位負責人進行合理的人才選用，對員工升遷的工作產生影響。另一方面是員工不能夠對檔案進行快速、合理的轉接，并且員工檔案管理的步驟沒有系統和規范性。例如，有一些員工早就已經沒有工作，可是他們的檔案沒有轉交到現在的公司里。有一些單位沒有按照規定去進行，只是將員工的檔案當作一般材料進行轉交處理，會導致檔案丟失的情況。有一些不法分子會通過檔案在管理中的失誤，展開違法活動。正是因為上述的現象，使得檔案沒有原本的法律性和真實性。

1.3員工的素養低

企業職工檔案管理主要工作的規范性、政策性和技術性比較強，該工作的性質表明進行檔案管理工作的人員一定要具備高素質。可是，就目前職工的檔案管理情況看來，工作人員自身的素質和其工作的任務不適應。第一，企業職工的檔案管理工作人員基本的素質很差，進行檔案填寫的時候不規范。第二，檔案管理人員沒有很強的責任心，使得職工的檔案漏頁、霉爛和丟失等很多人為造成的問題的發生。第三，檔案工作人員文化素質、工作能力和知識結構很低，有的員工運用現代化的管理方法能力很強，但是有的員工卻不能夠勝任檔案管理的工作。

2　檔案管理的措施

2.1建立網絡查詢的平臺

想要將企業員工檔案信息實現信息化的管理，將職工的檔案數據庫建立好，建立以年齡、身份證號和職稱等關鍵字（詞）信息查詢的系統，和傳統檔案的管理方式相結合，將職工個人的檔案系統建立好，和生育、失業、醫療、再就業等保險管理體系實現一卡通的服務。需要利用現代化的管理設備與先進的管理手段，讓企業職工的檔案能夠在網絡上查詢到，將勞動保障部門的職能充分發揮出來，給企業的職工工作或者是再就業提供一定的合理依據。

2.2加強企業檔案的管理團隊建設

第一，要嚴格聘用員工，按照新形勢檔案的管理工作需要，進行檔案人員選聘的時候，要選擇一些素質高、學歷高、年紀小、有一定的工作能力，并且擅長計算機的操作員工。第二，需要對員工進行強化培訓，將檔案管理隊伍的整體素質進行優化，讓員工分批集中的學習相關的業務知識，探討檔案管理中的一些疑難問題，將工作人員工作的質量提高。與此同時，要鼓勵員工自己進行相關知識的學習，使檔案管理的員工從業務能力的方面提高。第三，可以實行目標的管理制度，將檔案的管理員工工作的成績歸納到崗位的目標管理中，與員工年終的考核結合起來，促進企業檔案管理員工素質提高。

2.3建立健全檔案管理制度

對檔案的工作制度建立健全一定要按照以下要求來進行：一是相關的規章制度要將科學性和合理性體現出來。建立好的規章制度一定要與檔案管理的實際情況和單位的特點相符合。二是建立相關制度的時候要簡便易行、方便實用并且可操作性很強，方便將該制度指導與規范的作用充分發揮出來。三是要堅持整個制度執行的嚴肅性，整個檔案部門需要制定檔案的規章制度主管的部門，同時也是規章制度執行的部門。在執行規章制度的過程中，一定要做到有過必懲、有功必賞，將制度的權威性充分展現出來。

3　結語

隨著現在我國經濟的體制改革、政治的改革不斷深入，傳統企業的職工檔案管理制度不斷遇到各種各樣的新挑戰，需要與現階段社會實際的需求結合起來進行徹底的完善和改革。按照現在的規定，我國企業從業的人員檔案主要分為三種：企業的職工檔案、干部的人事檔案以及流動的人事檔案。可是在我國有一些企業中會由主管的行政部門進行全部檔案的管理，這就需要嚴格按照法律的要求來進行職工檔案的管理。

［1］ 張莉.依法加強職工檔案管理——剖析宋師傅檔案丟失事件［J］.中國檔案，2002，（01）：24-25.

［2］ 張明琴.企業職工檔案管理中存在的問題和對策［J］.山東檔案，2013，（01）：36-38.

Discussion on How to Manage Staff File by Law

HAOLi
（Da'an Enterprise Workers Archives Office ofJilin,Da'an 131300,China）

Enterprise workers file mainly record political affiliation,personal place of origin and work experience and other details of companies, which have a relationship with professional title appraisal，endowment insurance，unemployment insurance，wages and promotion of enterprise staff.By investigating the actual situation of labor competent department and various categories of enterprises，this paper found a lot of problems in file management of enterprise workers which had a great impact on the vital interests of the workers and the normal functioning of the labor market.

Stafffile management

G279

A

1674-8646（2015）12-0088-02

2015-10-09

郝栗（1976-），女，吉林大安人，副研究館員，學士。