淺談水利工程檔案的收集工作

黃健萍

(鄂北地區(qū)水資源配置工程建設與管理局，湖北武漢 430071)

檔案收集工作是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，只有收集工作做好了，才能有效地開展檔案整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計工作。水利工程檔案(以下簡稱“工程檔案”)的收集是工程檔案管理工作的起點，是一項非常重要的基礎性工作。完整、準確、系統(tǒng)的工程檔案能全面反映工程的歷史全貌，并能為今后工程管理提供憑證和依據(jù)。工程檔案收集工作質量高低，將關系到整個工程檔案的完整性，也將直接影響到今后工程檔案資源的開發(fā)和利用。因此，加強工程檔案的收集工作，在簡化檔案整理、強化檔案利用、提高檔案服務的今天，已經變得越來越重要，是每一個水利工作者義不容辭的責任，更是每一個水利檔案工作者的重任。

筆者根據(jù)檔案規(guī)范管理相關要求，針對水利工程檔案管理特點，結合從事水利工程檔案管理工作的體會，從強化檔案意識、加強前端控制、加強同步管理、創(chuàng)新收集形式、加強電子文件材料歸檔等幾個方面，闡述了如何做好并不斷加強工程檔案的收集工作。

1 強化檔案意識

1.1 加強組織領導

做好水利工程檔案收集工作不僅是檔案部門的職責，更是水利部門乃至全社會的職責，所以水利建設單位要強化檔案意識，高度重視檔案收集工作，加強水利工程檔案收集工作的制度化、規(guī)范化建設。應明確檔案工作分管領導、工作部門和檔案管理人員，主要領導應專門聽取和解決檔案收集工作中的具體問題和困難;檔案工作部門負責檔案工作的具體落實;檔案管理人員負責檔案的收集、整理、歸檔等具體工作，形成職責分明、相互配合、整體聯(lián)動的檔案管理體系，把工程檔案收集工作納入單位日常工作之中，統(tǒng)一部署、整體規(guī)劃、同步實施，并加大投入，確保工程檔案資料收集工作的開展［1］。

1.2 搞好建章立制

應依據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等相關檔案法律法規(guī)和制度規(guī)定，結合各單位實際，搞好建章立制。不僅要制定綜合性的檔案管理工作制度，包括檔案管理工作目標、檔案管理人員工作職責、檔案收集等各個環(huán)節(jié)相關要求，以及考核獎懲等，還要制定詳盡、科學的工程檔案管理細則，將工程檔案按分類方案、歸檔范圍、保管期限等進行整理、歸檔和移交。要樹立依法歸檔、全員歸檔的意識，使檔案收集工作有法必依，有章可循，促進全員將依法依規(guī)收集歸檔變成自覺意識和自覺行為，杜絕不歸檔、漏歸檔等現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 開展全員培訓

每一個工作人員既是水利業(yè)務員，同時又是水利工程技術檔案資料的形成者、收集者、利用者，因此開展檔案業(yè)務知識全員培訓非常必要。應有計劃、有措施、多形式地進行全員檔案專業(yè)知識培訓，增強全員檔案意識，提高檔案收集工作業(yè)務水平和能力，全面提升全員檔案工作素質，強化檔案業(yè)務管理，以適應新時期工程檔案管理工作的需要。

2 加強前端控制

2.1 強化源頭控制

超前介入，使工程檔案由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制變成事前控制，保證工程檔案資料收集的完整性和系統(tǒng)性。堅持從工程檔案材料形成的源頭抓起，提早介入，及時收集接收工程建設前期文件材料(工程建設前期文件是指項目建議書、可行性研究報告、初步設計、施工準備階段等建設前期形成的文件材料)。項目建議書、可行性研究報告等基本都是行業(yè)主管部門委托編制，加上參與人員較少且不固定，很容易造成文件資料的流失，所以及時收集前期文件材料至關重要。應在簽訂前期文件編制協(xié)議時，明確由編制單位負責統(tǒng)一收集、整理相關文件材料，項目法人單位一經成立，就需立即明確檔案管理人員，并按照協(xié)議辦理前期文件材料的移交工作。

2.2 注重前期參與

加強前端控制還要求檔案管理人員全程參與工程項目的劃分。工程項目的劃分對檔案管理完整性和系統(tǒng)性具有十分重要的作用。由于項目劃分一般在檔案整編分類方案確定之前進行，檔案管理人員參與項目劃分，有利于檢查和保證檔案資料是否完整規(guī)范，前后是否系統(tǒng)齊全，否則容易影響工程檔案整編分類，造成檔案資料被強行分離或跨檔等，進而影響檔案整編的完整性和系統(tǒng)性。

3 加強同步管理

為保證檔案收集工作切實落到實處，應加強全程同步管理，促使檔案工作與工程建設同步開展，把工程檔案收集工作納入計劃管理、合同管理、建設管理和驗收管理等各項管理之中，使檔案收集工作貫穿于水利工程建設全過程。

3.1 納入計劃管理

工程建設工作有計劃，工程檔案管理工作也要做到有計劃，應把工程檔案收集工作納入工程計劃管理之中。在計劃部門下達計劃任務時，應一并明確歸檔計劃、要求、內容、責任等事項，從計劃、組織上保障檔案收集工作的開展。

3.2 納入合同管理

水利工程建管單位應在各項招投標文件中，設有專門條款，明確工程檔案歸檔相關要求;在與參建各方簽署各類合同時，要明確規(guī)定工程檔案的質量、數(shù)量要求和移交時間等;在合同尾款結算環(huán)節(jié)，應待參建各方按照合同約定提供檔案資料無誤后，由檔案人員出具證明，財務人員方可進行尾款結算［2］。

3.3 納入建設管理

應按照水利工程建設的工作進度，即立項、設計、施工等過程，對工程檔案資料進行跟蹤、監(jiān)督、檢查、指導，及時把各階段分散形成的工程資料收集歸檔。應將工程檔案收集與工程建設同計劃、同部署、同檢查、同考核，檔案管理人員全程參與，確保工程檔案收集工作自始至終處于可控狀態(tài)并順利完成。

3.4 納入驗收管理

工程檔案驗收是工程竣工驗收的必備條件之一，工程竣工驗收前必須通過工程檔案專項驗收。要將工程檔案驗收工作納入工程驗收管理之中，切實做到工程檔案專項不驗收，或工程檔案專項驗收達不到相關要求，不進行工程竣工驗收。在工程檔案專項驗收工作中，對那些工程檔案資料收集不規(guī)范、不完整、不符合要求的單位，要及時提出整改意見，責令限期整改，直至符合檔案管理相關要求，以確保工程檔案收集的質量。

4 創(chuàng)新收集形式

為了保證檔案收集的數(shù)量和質量，檔案管理人員應該增強檔案收集工作的主動性，轉變觀念，放寬視野，堅持標準，多形式、多渠道地做好工程檔案資料的收集工作。

4.1 轉變收集觀念

“坐、等、靠、要”的收集方式常常使一些有重要價值的檔案資料失去收集的有利時機，因此，在檔案收集工作中，要改變這一陳舊觀念和消極方式，變被動收集為主動收集。檔案管理人員應深入一線，深入現(xiàn)場，通過多種方式了解掌握工程進度，對各階段應產生的工程文件做到心中有數(shù)，加強督導及時查漏補缺，實行全過程、全方位的及時主動收集。

4.2 豐富收集形式

要針對水利工程建設規(guī)模、時間、地域等不同，在工程檔案收集工作中，因地制宜地采取主動收集與被動收集相結合、集中收集與隨時收集相結合、現(xiàn)場收集與跟蹤收集相結合、提前收集與滯后補充相結合、定點收集與全面收集相結合、對內收集和對外收集相結合、關鍵階段和重要環(huán)節(jié)相結合等行之有效的收集方式，做到應歸盡歸、應收盡收，保證工程檔案材料的來源、質量和完整，嚴防檔案資料的流失。

4.3 規(guī)范收集標準

工程檔案是工程建設管理全過程的真實記錄，對工程建成后的管理、運行、養(yǎng)護、維修和改擴建等起著重要的決策支撐和查考作用，因此必須高度重視工程檔案收集的高質量和標準化。為確保工程檔案收集質量，檔案管理人員在工程檔案收集工作中，應對收集的工程檔案資料逐項進行檢查、驗收和鑒定，特別是要重點檢查歸檔文件門類是否齊全、內容是否完整，圖紙簽章是否完備，文件數(shù)量和格式是否符合要求，案卷整理編排是否規(guī)范等。一些看似的小問題，如果不嚴格把關，就會成為影響檔案質量的大問題，并影響到今后工程檔案的利用。因此，對所有檔案資料，只有達到歸檔要求，才能辦理交接手續(xù)，進行分類整編歸檔。對達不到歸檔要求的，必須及時進行整改完善。

5 加強電子歸檔

5.1 加強電子檔案同步管理

隨著科技進步和信息技術的快速發(fā)展，檔案信息化、現(xiàn)代化建設已成為必然趨勢和迫切要求。伴隨著計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術、高密度存儲技術等在水利工程領域的大力推廣應用和普及，存儲容量大、利于長期保存、使用方便、標準化程度高的電子檔案已成為工程檔案信息資源的重要組成部分，工程檔案的載體已逐步過渡到紙質檔案與磁盤、U盤、光盤等電子檔案并存，以磁、電、光等為載體的電子檔案應運而生。工程檔案管理必須實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的同步統(tǒng)一管理，實行工程的電子檔案與紙質檔案同步收集的“雙套制”收集原則，將確認歸檔的電子文件與相對應的紙質文件一并歸檔，并逐步實現(xiàn)由“紙檔時代”到“紙檔電檔二軌并行”，并最終達到“電檔時代”的跨越，以適應水利信息化發(fā)展的需要，全面提升檔案管理水平。

5.2 加強電子檔案全程管理

電子檔案的全程管理，是信息時代電子文件管理必須堅持的重要原則，是對電子文件的產生、收集、移交、鑒定、歸檔、利用等實行全過程的監(jiān)督與管理，以保證電子文件真實、完整、安全、有效。檔案管理人員要善于運用現(xiàn)代化管理手段，切實做到對各階段產生的工程電子檔案進行及時、全面的收集。應堅持電子檔案收集工作與鑒定工作同時進行，并在電子檔案形成階段就明確其是否需要歸檔，以保證電子檔案的完整性、真實性、有效性。同時，要注重建立健全人防、物防、技防三位一體的工程檔案安全防范體系，確保工程建設中形成的各種電子檔案的安全性，保證不丟失、不流失、不泄密，有人管、可以查、用得上，真實準確、安全規(guī)范。

6 結語

綜上所述，工程檔案收集工作并非簡單的例行接收，特別是在科技高速發(fā)展的今天，檔案收集的質量決定著檔案管理的質量，只有檔案收集系統(tǒng)、完整、齊全、真實，才能提高檔案利用效率，為水利事業(yè)發(fā)展提供憑證和參考。必須要提高對檔案收集工作的認識，更新檔案收集工作理念，強化檔案意識，加強組織領導，切實把握工程檔案收集工作的特點，深入挖掘工程檔案信息資源，超前介入，從嚴歸檔，加強統(tǒng)籌管理，創(chuàng)新收集形式，科學有序地開展好工程檔案收集工作。

［1］ 杜建民.關于對水利科技檔案資料收集工作的認識［J］.水利規(guī)劃與設計，2014，(8):50 －51.

［2］ 方英紅.國家重點工程竣工檔案收集的難點和對策［J］.中國農村水利水電，2010，(7):107 －109.