淺談監理資料的管理與歸檔

陶 帆

(山東濟鐵工程建設監理有限責任公司,山東 濟南 25000)

淺談監理資料的管理與歸檔

陶 帆

(山東濟鐵工程建設監理有限責任公司,山東 濟南 25000)

一個工程在施工建設過程中，各種資料的收集、整理以及相應的歸檔是整個工程中非常重要的一部分，同時也是監理部門在工程建設中重要的工作之一。監理部門所整理的資料對整個工程檔案的規范性與追溯性都非常重要，因此提高監理資料的管理與歸檔水平，使資料管理工作更加規范化有著重要意義。

監理資料 管理 歸檔

1 引言

隨著我國經濟的迅速發展，各類工程建設在近年來都得到了很大發展，但是在各項工程建設中，相關參建部門往往注重施工安全、質量、投資、進度等方面。其實在工程施工建設的過程中，監理部門所收集的各種監理資料對工程建設同樣有很重要的意義，同時監理資料也是監理工作的有效體現，因此對監理資料的管理與歸檔對整個監理工作來說非常重要。本文先分析監理資料在監理工作中的重要性，之后將對檔案管理中的資料分類以及歸檔等方面進行相關的研究討論，希望能夠為監理資料的管理人員提供幫助。

2 監理資料在監理工作中的重要性

監理資料是監理部門對工程建設過程中各種重要信息進行采集而整理出來的。工程建設過程中的重要信息文件主要有國家相關法律法規、業主文件、設計文件、監理文件以及施工文件，這些重要的文件對整個工程的進度、質量以及投資等方面進行全面的記載，工程在建設管理中要想讓整個工程合理安全的運行下去，就必須依靠這些重要的信息文件[1]。同時在工程項目建設完成之后，監理部門也需要對這些重要的信息文件進行專業的清點與整編，并將收集到的各項資料進行分類登記造冊，最后將資料移交給業主及相關管理單位。因此監理資料對整個工程來說非常重要，如果監理資料非常的完整、準確且規范，也能夠將一個監理部門的工作素質體現出來。

我國的任何工程在建設完成之后，相應的各種審計是一定會進行的，在審計的過程中，許多工程經常會出現各種結構與隱蔽部位的質量問題。在出現各種問題之后，監理資料的完整性與準確性就顯得非常重要，因為只有完整且準確的監理資料才能夠將施工的具體情況體現出來，從而針對問題的原因進行處理。其實監理資料對整個工程的投資以及施工進度的控制也有很大的影響，通過整理準確的計量資料，能夠讓工程的管理人員從另外一條途徑來控制工程的造價，并且通過整理工程中的質量試驗與檢驗資料，也能夠讓工程更好的通過工程質量的評定，讓工程能夠更順利的完成。通過這些可以了解到，監理資料的管理與歸檔對于一個工程的建設與監理部門來說，都有著非常重要的意義。

3 監理資料的分類管理與歸檔

3.1監理資料的分類管理

監理資料的收集與管理是監理資料中最重要的工作，收集與管理是監理資料中最重要的工作，整個過程包含了工程信息的收集與整理，在收集與整理各種信息的過程中，對各類文件的進行整理與分類是整個工作中非常重要的一部分。通常情況下，工程中的重要信息文件可以通過以下幾種方法來進行分類。首先可以按照文件的來源分類，比如施工資料、業主資料以及設計資料等來源不同的文件資料，這樣就能夠將來源不同的文件資料分類管理。其次還可以按照文件的屬性來進行分類管理，比如有些文件主要是工程變更與索賠方面的投資控制資料，有些資料屬于施工設計、審批與進度計劃方面的進度控制資料，再次還可以根據文件的目錄組成來分類，在監理文件的分類過程中，文件的目錄組成有施工過程中的指令文件、合同的支付認證文件，還有工程的報表、記錄文件及一些監理管理方面的文件等，通過目錄的組成來對這些文件進行分類，也是對文件進行分類管理的一種有效方法。最后還可以根據文件的保存要求來進行分類，每一個工程在施工過程以及施工結束之后，因為文件的重要性不同，因此對各種類型的文件保存要求也不一樣，有些文件屬于施工期間的保存資料，而有些文件則需要進行長期保存，還有些資料屬于業主的歸檔資料，因此在對各類資料進行分類管理的過程中，也可以根據資料保存的要求來進行分類管理。

3.2 監理資料的歸檔

3.2.1 監理資料的歸檔有待統一

我國的各項工程建設雖然在近年來取得了很大的發展，但是相應的建設監理體制所推行的時間卻比較短，因此在對監理資料的歸檔管理上還沒有統一的要求。雖然我國的技術監督與建設部門已經出臺了《建設工程監理規范GB50319-2000》這一項管理規定，對監理資料的歸檔管理做出了相關的要求。在這項管理規定中指出，在監理部門對工程進行監理的過程中，部分監理資料以及與工程質量有關的相關資料，監理機構已提交給建設單位，并且在整個監理工作完成之后，監理部門需要向建設單位做出相應的監理總結[3]。但是在實際的監理過程中，建設單位經常會向監理部門提出不同的監理資料整編與歸檔的要求，因此在監理資料的整編與歸檔要求上有待統一。

3.2.2 監理資料的整編與移交

在工程建設完成之后，監理部門的資料管理人員必須在單位工程驗收之前，將所收集與整理的相關資料進行整編歸檔，各種不同類型的資料需要按照相應的要求來進行歸檔管理，比如資料的紙張規格、裝訂要求以及封面格式等都需要按照要求的不同來進行歸檔管理。通常情況下，監理資料的管理人員應該按照國家的相關規定要求，將整理歸檔好的監理資料移交給業主，整個監理資料中包含了工程質量有關的文件、合同內容文件以及各種設計方面的文件。還有一些文件是在工程驗收的過程中逐漸轉交給相關部門，最后在工程全部完成與監理服務期滿之后，監理部門向建設單位總結整個監理工作。同時監理部門還應該準備一些備查資料進行歸檔整理，并將資料的清單目錄提交給建設單位，最后將這些資料歸檔。

3.2.3 監理資料在歸檔管理中的注意事項

監理部門在對工程建設進行監理的過程中，要想保證監理資料的完整性與準確性，除了以上的相關要求之外，還有一些其他的因素也應該要慎重對待。之前已經提到監理資料的完整性與準確性能夠體現出監理部門中工作人員的工作水平，因此相應的監理部門中工作人員的工作水平對監理資料的影響也非常大，監理資料的管理人員并不是普通的打字員可以勝任的，監理資料的管理工作人員必須要具備專業的工程技術以及檔案管理能力，同時最好具備現代化辦公技術。

4 結語

我國如今的經濟發展非常迅速，各種工程的建設工作也在大范圍的展開，通過本文的討論研究可以了解到，監理資料的完整性與準確性對于工程的建設來說非常中。同時要想保證監理資料的準確性與完整性，相應的資料分類與歸檔管理顯得至關重要，因為我國的工程建設人員在施工建設的過程中，也應該重視這方面的工作，同時也希望通過本文的分析，能夠為我國的監理部門提供一些幫助。

[1]劉芷辰,楊靜,黎亮. 淺談施工階段監理資料的編制與管理[J]. 廣西質量監督報.2012(08).

[2]張興鋒 . 以監理資料管理為主線搞好施工階段監理工作[J]. 建設監理. 2013(01).

[3]張家倫. 談施工階段監理資料的成型及歸檔[J]. 安徽建筑.2012(02).

TU723

B

1007-6344（2015）04-0036-01