計量信息系統在線原始記錄編制及證書自動生成的功能實現

韓義中

(中航長城計量測試(天津)有限公司，天津300457)

0 引言

計量信息系統在許多計量檢測機構都有應用。計量信息系統一般依據ISO17025《檢測和校準實驗室能力的通用要求》編制，從收發、任務分配、證書制作管理、價格統計、客戶管理等流程實現信息化，大大提高了工作效率。但目前大多數計量信息系統功能中，計量工作的一個重要環節——原始記錄編制，并沒有納入到計量信息系統流程中，計量校準管理流程和信息系統的統一并未真正實現。

1 計量信息系統業務管理工作流程

圖1 原計量信息系統業務管理模塊流程圖

目前，各計量校準機構使用的計量信息系統，工作流程大同小異，內容囊括了ISO17025 的25 個要素［1］。筆者所在實驗室使用的信息系統業務管理模塊的工作流程見圖1。在實驗室檢定校準人員工作環節中，多數檢定校準項目的原始記錄制作還在使用紙質版。雖然，越來越多的自動檢定校準設備已在計量工作中得到了應用，設備軟件能自動生成原始記錄及客戶要求格式的證書，但由于各個設備通訊協議、模板格式各不相同，沒有統一的標準，造成校準系統與信息管理系統互聯互通還無法實現。計量校準人員在做完原始記錄后，還要在計量信息系統上進行證書編制和上傳，效率比較低下。原始記錄的管理依然游離在信息系統之外，需要依靠紙質進行管理保存。

2 原始記錄未實現信息化帶來的問題

計量信息系統的最大優點主要體現在收發設備的管理和業務統計核算上。在實驗室內部流程管理中，雖然通過系統實現了證書制作和證書集中管理，滿足了實驗室管理要求，但該流程并沒有提高工作效率。

此外，隨著業務量的增加，原始記錄未實現信息化帶來的弊端越來越顯現，主要有:

1)信息系統中客戶的信息無法直接關聯到原始記錄，需要檢定校準人員手動填寫或通過系統打印客戶信息首頁，前期的錄入工作沒有減輕后續檢定校準環節的工作量。造成費時、廢紙、容易出錯等問題。

2)由于證書需要檢定校準人員重新編制，在錄入時，容易造成數據錄入錯誤，證書差錯率較高。并且需要在證書審核上花費大量的時間和精力，來保證證書的正確率。

3)工作效率低、資源浪費。計量校準人員需要花費三分之一的工作時間用在原始記錄數據處理和證書制作上。一些計量校準機構還聘用了專門的證書制作人員，進行證書制作，雖然降低了計量校準人員的工作量，但增加了用工成本。

計量信息系統在實驗室環節，由于原始記錄無法自動生成證書，或自動檢定系統生成的證書還需要在信息系統中重新制作或上傳，往往成為檢定校準人員飽受詬病的一個環節。為了提高工作效率，筆者認為必須實現原始記錄信息化，并且由原始記錄信息自動生成證書，把原始記錄制作納入信息系統業務流程管理中，優化流程，消除重復無效的工作環節，提高工作效率。

3 原始記錄無紙化及證書自動生成的實現方法

筆者所在實驗室通過自行編制電子化的原始記錄模板及相對應的證書模板，調整計量信息系統相應的功能，實現工作全流程在線完成。工作流程圖見圖2。

原始記錄模板和證書模板，采用EXCEL 電子表格編制，證書和原始記錄相互關聯。信息系統實現原始記錄及證書模板的調用，在線進行原始記錄填寫，數據自動計算完成等，并具有錯誤提醒功能。原始記錄各要素和證書各要素生成方式見表1。

圖2 改進后計量信息系統業務管理模塊流程圖

表1 各要素生成方式

當檢定校準人員在計量信息系統中選擇分配給自己的某個任務時，系統會根據收發錄入的信息(設備名稱、型號、證書單位等)，查詢出需要的原始記錄和證書模板。檢定校準人員在打開對應任務的模板后，核對收發錄入的任務信息與被檢設備是否一致。在檢定校準過程中，檢定校準人員在線填寫測量數據，模板自動計算出結果，并生成對應證書。完成以上工作后，按照流程要求，提交結果進行證書核驗和批準工作。

從表1 可以看出，檢定校準人員需要填寫的工作量大大減少，并且省去了證書制作流程。由于標準器信息、規程信息由質量部門在對應模塊填寫，關聯到原始記錄，避免了標準器信息不準確、規程過期等問題。此外，證書自動生成，規避了證書信息和原始記錄信息填寫不一致的問題。

4 難點和解決方案

筆者所在實驗室實施在線原始記錄制作和證書自動生成工作過程中，遇到不少問題。主要有以下幾個:

1)原始記錄模板如何統一的問題。如何合理的編制原始記錄模板，實現既數量精簡、又使用方便的目標，是最核心的問題。例如壓力表，由于各量程范圍不同，對應的檢定校準點不同。對于這類情況，是根據不同量程編制不同的原始記錄模板，還是在一個模板中嵌入VBA 進行計算? 考慮到后期檢定校準人員選擇原始記錄模板要花費一定的時間，最終選擇了在模板中嵌入VBA 的方式，由一個原始記錄模板實現所有量程壓力表的處理。雖然在模板編制中花費了較多的時間，但為以后工作節省了大量時間。

2)要面對編寫模板工作量大的問題。在編制原始記錄模板時，為了考慮后續的工作方便，除編制通用的原始記錄及證書模板外，還要針對不同客戶需求，編制不同的原始記錄模板和對應的證書模板。筆者所在的實驗室涉及長、熱、力、電、理化等專業項目140余項，目前制作上傳的原始記錄和證書模板數量近400個。后續還會不斷增加和完善。此外，模板制作中要加入大量條件判斷和計算功能，對模板制作人員的編程能力和專業知識，都有較高的要求。

3)如何合理設計的問題。讓檢定校準人員在工作中盡量少地在系統中選擇或填寫相應信息，方便人員使用，以提高工作效率，也是系統設計的一個關鍵要素。做到簡繁之間的平衡非常重要。

5 優點及潛在風險

目前，筆者所在實驗室使用的計量信息系統，已實現原始記錄在線制作及證書自動生成功能，實現這項功能主要有以下優點:

1)大大提高了工作效率。從實驗室人員來說，原先由原始記錄填寫及證書制作上傳兩個步驟，改進為通過在線制作原始記錄，證書就自動生成。減少了證書制作的工作量，避免了設備檢定校準完成、證書遲遲出具不了的問題。

2)降低用工成本。原先設置的專門制作證書的崗位，可以大大縮減，降低了用工成本。此外，由于原始記錄結果全部實現自動計算，降低了對實驗室用工人員的技術要求。

3)證書差錯率降低。通過系統編制原始記錄、生成證書，避免了一些低級錯誤的發生。如標準器有效期、單位名稱錯誤、原始記錄與證書信息不一致等等。此外還避免了人員計算錯誤帶來的結論錯誤。

4)原始記錄管理實現信息化。原始記錄和證書一一對應，便于查找，規范管理。實現原始記錄無紙化，降低工作成本。

5)實現通過外網登錄信息系統功能?，F場人員也可通過外網登錄系統，進行原始記錄的制作，由此大大提高了工作自由度。便于校準人員在現場查詢上一年度原始記錄及證書，對數據進行分析，考察設備穩定性。

當然，實現上述功能，必須考慮規避以下風險:

1)網絡系統必須運行可靠，每天做好數據備份工作。系統運行的速度，也是保證工作順暢的關鍵因素。

2)由于所有流程都通過系統實現，包括人員簽名、原始記錄存儲等，因此要做好流程控制，保證原始記錄不能隨意更改，保證存儲信息要全，從而滿足實驗室程序文件要求，

3)系統改進后，對收發設備的錄入人員要求大大提高。不僅要求錄入信息要全、要符合要求，更需要細心。在系統使用前和使用中，要不斷對收發錄入人員進行培訓。

4)由于信息化程度大大提升，對實驗室檢定校準人員的日常工作能力要求會降低。如何加強日常人員培訓，不斷提高人員業務水平，要知其然也要知其所以然，也是實驗室運營要考慮的一個問題。

6 結束語

計量信息系統是計量校準實驗室實現信息化、管理規范化、提高生產效率的一個重要管理工具。在線原始記錄編制和證書自動生成功能的實現，把實驗室運行的各主要環節都納入了計量信息系統管理中。原始記錄實現在線編制，是實驗室提高效率、提高證書正確率的一個重要方法和手段，是實驗室實現信息化管理中需要做的一項基礎管理工作，也是一個需要不斷充實完善的長期工作。

［1］中國實驗室國家認可委員會.CNAL/AC01-2005(ISO/IEC 17025:2005):檢測和校準實驗室能力認可準則［S］.北京:中國實驗室國家認可委員會，2005.