對工程招標代理信息管理與具體運用的簡述

謝彩鳳

（南寧品正建設咨詢有限責任公司 廣西 南寧 530000）

對工程招標代理信息管理與具體運用的簡述

謝彩鳳

（南寧品正建設咨詢有限責任公司 廣西 南寧 530000）

工程招標代理，是指產生于市場經濟發展過程中的，一種具有公開市場競爭機制的行業。該行業是我國市場經濟向著規范化發展的一個重要方面，也是我國經濟與世界接軌的重要手段。信息管理工作為該行業提供了解決傳統弊病的新思路，促進了招標代理行業的和諧發展。本文簡要闡述了我國當前的工程招標代理中存在的弊病，以及信息管理的應用，并針對工程招標代理中的信息管理工作展開探討。

工程招標代理；信息管理；業務數據

我國的工程招標代理已經發展了十多年，該項事業已經取得了顯著的成果。工程招標代理機構從無到有、從小到大、從少到多，發展可以說是神速。根據有關部門的不完全統計，當前我國各類的工程招標代理機構已經超過5000家。對于這些工程招標代理機構來說，必須掌握的信息主要包括以下幾個方面：招標人信息、投標企業信息、評標機構及專家信息以及招標投標相關管理機構的信息。也就是說，工程招標代理機構為了能夠開展其工作，不僅需要充分了解招標人的意圖，例如招標人對于工程的質量、安全、工期進度以及工程造價等各方面要求，招標人對工程投入資金的安排和設想等情況，還應當充分掌握投標企業狀況，如投標企業的工作人員的職業素質、技術水準、財務情況以及硬件設施。與此同時，工程招標代理機構還要及時關注評標機構和專家、招標投標相關管理機構的最新動態，以及時更新信息資料。

1　我國工程招標代理中存在的弊病，以及信息管理發展前景

在工程招標代理行業不斷發展的道路上，不能夠忽視的，是當全國的工程招標代理體系都在逐步壯大完善，而工程招標代理工作也勢必要漸漸走向法制化，但其中仍然存在著許多不夠盡善盡美的地方，主要可歸納為以下幾點：①工程招標代理行業在工作人員資質要求方面，其門檻較低，其從業人員的專業素質往往參差不齊，甚至容易出現一些弄虛作假、暗箱操作的不良行為時有曝光；②由于該行業總是為各類工程招標代理管理制度所約束，導致工程招標代理工作過程中，一些必須的業務流程相對復雜，花費的周期較長，造成工程招標代理事業難以在中小型工程項目中推廣并普及。如今是一個信息大爆炸、網絡事業蓬勃發展的時代，如果能夠依靠網絡，將工程招標代理信息工作進行進一步的透明公開，從而加快信息傳遞速度，并避免信息傳送不暢引起的資源浪費問題，使信息技術能夠與工程招標代理的流程相互結合，最終實現對工程招標代理事業采用信息化的管理模式，就可以解決我國當前的工程招標代理行業中，出現的諸多信息傳遞、信息安全等問題。由此可見，信息管理在工程招標代理中的實際運用，將很有可能為工程招標代理事業提供一個全新的發展背景，引領一個全新的發展方向。

2　我國當前工程招標代理對于信息管理方面的需求

當前，我國的工程招標代理業務流程中，信息需求滲透各個環節，無處不在。根據整體業務流程，可以將信息劃分成三個階段：①在工程招標代理工作前期階段，主要工作是采集招標工程項目的相關信息。工程項目作為建筑市場的客體，是市場主體的“標的”，更是建筑市場信息體系中，至關重要的內容之一。②在工程招標代理工作的中間階段，主要工作是采集價格信息。招標代理機構獲取代理項目之后，應當注意在招標企業所委托的范圍之內，承擔一定的招標事宜。在這一階段，代理機構對于信息的需求則主要集中于資格預審有關信息，還有招標文件的編制，標底所需資料信息等。③工程招標代理工作的后期階段時，主要的工作是信息反饋。工程招標代理機構通常儲備著十分詳細的、準確且較為完整的工程項目信息，在采取合理方式運用這些信息的同時，代理機構還可以獲得這些企業大量的反饋信息，并借此來補充、更新并完善既有的數據庫中的數據資源，從而提高信息使用質量。

3　信息管理在工程招標代理工作中的運用

3.1信息管理基本工作流程和要求

信息管理在工程招標代理模塊中處于核心地位，其主要的功能包括招投標環節的策劃、公開布告、相關文件的審查編制、網上預訂與下載標書、項目招投標答疑以及整套資料最終的歸檔等。而所謂的工程招標代理中全過程的信息管理，即是要求對相關報表內容等進行實時查詢，要求能夠根據部門的分類、委托人的選擇或者項目分類等多種條件進行查找和篩選，使公司相關人員可以利用自身權限，對所負責的相應具體項目的具體運行過程進行實時跟蹤。公司領導也可以通過該方法實時掌握與公司相關的，所有招標代理項目的實際進展狀況等。

3.2招標資料檔案信息管理

首先，招標資料檔案需要滿足相關的歸檔要求，所以應該針對業務的實際情況，對資料實現全部、部分歸檔，欠缺資料的動態催交，以及項目資料的查詢調用等管理要求。

3.3業務數據庫的具體運用

業務數據庫主要由四個部分組成，即行業信息庫、投標企業信息數據庫工程、項目信息數據庫和評委專家庫。建立屬于自己市場的信息數據庫網絡，可以動態地掌握招標內、外部信息，進一步做好對各類信息資料的整合收集、分類加工、儲存、傳遞和運用等這一系列的工作。

3.4業務數據匯總統計的分析查詢模塊運用

業務數據匯總統計的分析查詢模塊在招標代理中的具體應用具備各種功能，例如分類匯總統計、按確定條件查詢不同業務的數據等，其應用能夠有效滿足公司相關業務的需求，如業務調度會議、部門業務的統計匯總、資質上報申請等，保證數據的準確性和統一性。

3.5業務輔助系統的運用

業務輔助系統在招標代理中的應用主要在于能夠根據公司已經發布的招標文件范本模板、評標報告模板等，自動生成相對應的招標文件、評標報告文本以及各種通知書文件和投標保證金收取退還記錄的查詢結果等文件；在線對開標廳、評標室進行查詢登記；輔助生成開標文件、評標表格、電子清標、報價對比等文件資料。

3.6工程造價模塊的運用

工程招標代理中，工程造價模塊主要有：定額配套文件，人力、材料和機械臺班設備等各種因素的價格信息，以及各類工程的造價指數。其中，定額是指現行的消耗量定額，補充定額和定額解釋等；配套文件則主要是指一些國家或地方規費、稅金等的調整文件；人工價格則包含各類的工種、屬于不同技術等級的勞動力在市場上的價格信息；建材信息則包含建材和設備的價格、價格漲跌形式、市場行情、物價指數等，而價格又可以根據應用環節不同，劃分為出廠價、供應價、零售價、批發價等多種價格形式；機械臺班的價格則主要是各類型號機械的市場租賃價格。

4　結語

除了上述的功能外，工程招標代理機構還同時擔負著發布、傳達相關工程信息的重要職責，具體來說有以下幾方面：①工程招標代理機構在接受招標任務之后，首先應結合信息管理，利用各種有效途徑以及時發布招標信息，如果所發布的招標信息可以為更多的投標企業所了解，也就意味著工程招標的可選擇性會有所擴大；②工程招標代理機構還應當及時做好工程招標的各方面信息溝通與傳遞，在招標人、評標機構及專家、投標企業、招標投標管理機構等這些要素之間，充當一座行之有效的信息橋梁，協調理順彼此之間的關系。

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2015-7-30