工程設計電子文件的非線性流轉模型及其功能分析

羅莉亞

摘 要：本文以電子文件的邏輯歸檔模型為基礎，以工程設計文件流轉程序為依據，研究建立工程設計電子文件的形成、采集、鑒定、歸檔、保管、利用和技術維護的非線性流轉模型，并對各程序模塊的基本功能進行了分析與定位，研究其實現的條件和要素。

關鍵詞：工程設計；電子文件；非線性；模型；功能

1 工程設計電子文件管理現狀

從20世紀80年代起，工程設計領域經歷了從手工設計繪圖到計算機輔助設計繪圖的重大變革，越來越多的工程設計院運用計算機、網絡和數據庫等現代信息技術手段參與日常辦公，使得工程設計文件也從單一的以紙質為載體變為紙質與電子兩種形式并存。[1]伴隨著這種工作方式的轉變而產生的大量電子文件，對設計院的檔案管理工作帶來了新的巨大挑戰。

目前，大部分設計院處于傳統檔案管理模式和電子文件管理的磨合期，以筆者工作單位為例，第一，由于對工程設計電子文件的產生、采集和流轉過程缺乏控制和規范，設計的CAD圖紙變更頻繁反復、審校核把關不嚴、對設計文件元數據采集不及時，導致后期項目人員歸檔時無法判斷一個工程設計電子文件的版本準確和圖紙完整，也造成歸檔文件整理質量不高，使檔案材料的歸檔率、準確率、完整率均達不到檔案管理標準化、規范化的水平。[2]同時檔案室只能對歸檔電子文件獨立刻盤管理，割裂了其與紙質檔案之間的聯系。第二，由于對電子文件存在著概念模糊、認識不深等問題，各設計事業部對工程設計電子文件的歸檔方式、歸檔時間、歸檔的完整性和準確性檢驗沒有明確的職責分工，各設計人員也只管畫圖了事，缺乏設計文件管控意識。第三，在生產系統中的設計電子文件在某些方面缺乏前端控制，與檔案管理脫節，造成了生產系統中需要歸檔的設計電子文件不利于日后檔案管理要求和利用需求，需要重新著錄、整理分類。這種管理方式使設計電子文件缺乏相應的有效性和依據性，從而缺失了使其作為檔案來管理的最基本、最重要的信息作用。

因此，工程設計電子文件的管理不能再固守傳統紙質檔案模式，而必須根據設計電子文件的產生方式、流轉形式、依載的信息平臺和新的信息管理要求，放在整個設計院信息化建設的整體背景條件下考慮，以不同于紙質設計文件材料線性的流轉模式來管理，這也有利于提高工程設計電子文件的保管質量和利用效率，是適應電子文件管理需求的必然選擇。

2 工程設計電子文件的非線性流轉和邏輯歸檔模型

工程設計電子文件的非線性流轉模型是根據設計電子文件保管和利用的需求，將其管理過程劃分為形成采集、鑒定、歸檔、保管、利用和技術維護等若干緊密聯系的環節，使其形成一個相互依賴、相互影響的鏈條。它與傳統紙質檔案管理模式最大的區別在于它不拘泥于管理程序和系統模塊的限制，只要有各生產事業部和管理部門的用戶提出利用要求，就可以在任何模塊隨時提供利用和技術維護。其原理如圖1所示：

設計電子文件邏輯歸檔的整體過程是指設計電子文件形成部門將存儲文件的邏輯地址通知檔案室，使檔案室能夠通過網絡直接查閱和控制該文件。邏輯歸檔后的設計電子文件信息可以全部在檔案管理系統中顯示和檢索利用，設計電子文件生成在什么位置，歸檔之后其物理地址保持不變。根據設計院的生產流程、文件流轉和出版程序，筆者將工程設計電子文件非線性流轉模型建立在其邏輯歸檔模型基礎上，其具體的邏輯歸檔模型如圖2所示：

以設計院生產系統中產生的設計電子文件為例，采用邏輯歸檔的設計電子文件的初步整理、編號以及和元數據進行封裝都是同步進行的，也就是說，這些活動是由系統并行開展的，首先要由各設計事業部賦予設計電子文件以歸檔標識，通過出版系統審核出版（即完成紙質化過程），檔案室在接收到與其對應的要歸檔的紙質文件后，通過條碼掃描（條形碼或者二維碼），數據庫會自動將設計電子文件歸檔信息（包括元數據）的邏輯地址通過院內部網絡提供給檔案室，檔案室再將歸檔電子文件加上分類號、檔號等相應的檔案信息，再進入檔案管理數據庫統一進行管理。

為了保證設計電子文件的原始性和元數據的完整準確，應盡量減少各設計事業部門和管理部門非法操作的可能性，因此，筆者設想需在設計電子文件的運行層和歸檔管理層之間提供“綠色通道”，對于那些已經完成歸檔鑒定而待歸檔的設計電子文件，在其向有關部門發送的同時也無條件地從“綠色通道”自動添加推送信息進入臨時歸檔交接庫，隨時準備由設計人員完成歸檔的最終操作。這段緩沖區域可以給待歸檔電子文件以時間檢驗，設計人員可以隨時檢驗，避免因CAD圖紙或文本文件的出版錯誤而增加不必要的變更和無用功。

這種邏輯歸檔的方式，一方面可以使檔案室掌握需要歸檔的設計電子文件，其著錄信息、存儲地址及相關的數據背景鏈接都會自動保存到檔案數據庫中，方便設計人員的查詢和利用；另一方面，雖然其設計事業部門仍可以方便地使用該文件，但是其權限受到了很大的限制，不能進行修改、刪除等操作。需要注意的是，我們還需要規范設計電子文件歸檔的格式，同時為了防止網絡癱瘓時文件的丟失以及對生產利用帶來的不便，檔案室還要對于邏輯歸檔的設計電子文件采取備份和定期物理歸檔措施。

3 工程設計電子文件非線性流轉模型的功能分析

一般來說，職能部門自身創建的電子文件一經生成，便由文件創建者直接采集下來。一般又分為兩種類型，一是原生性電子文件；二是模數轉換來的電子文件。[3]本文只要探討設計院生產系統中直接形成的設計電子文件。

3.1 設計電子文件的形成與采集。在非線性流轉模型中，形成采集模塊的主要功能是記錄和收集設計電子文件形成過程中所產生的相關元數據及其背景信息，使其與文件本身緊密結合，采集的結果也就是完整意義上的設計電子文件的形成。總的來說，經過上述過程，工程名稱、工程編號、圖號、項目經理、設計人員、參與人員、校核人員、審核人員、復核人員、審定人員、生產部門、創建時間、編制日期、版本版次、專業、格式信息、電子文件名稱等內容信息都會自動捕獲，隨后在設計電子文件流轉的過程中不斷追加或修改其元數據，豐富設計圖紙和報告的背景信息。

3.2 設計電子文件的鑒定。在設計電子文件的流轉過程中，設計電子文件的各階段處理人員都要對設計圖紙和報告進行鑒定，體現在：一是專業負責人和項目經理對CAD圖紙以及報告等電子文件進行進一步核查和質量狀況鑒別，剔除失去保存價值的版本和內容；二是審核和校核人員對不完整、不準確的部分采取措施進行補救，如，圖簽、報告的簽名頁、說明等，以保證電子文件的完整與準確；三是對電子文件價值的大小，進行不同檔次的劃分，按照規定對設計電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由項目經理和部門負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果應和歸檔設計電子文件一同交予檔案室。

3.3 設計電子文件的歸檔。歸檔模塊的主要功能是設計電子文件的管理職責由設計部門向檔案室的全面移交，其主要任務是確定設計電子文件的歸檔范圍、歸檔方式等。如筆者工作的設計院的設計文件材料屬于“邊設計邊歸檔”的情況，對紙質文件而言，一方面這可以確保需要歸檔的文件材料能夠及時歸檔，但由于設計人員不判斷待歸檔文件的價值以及是否已經歸過檔，只要一經出版就歸檔保存，造成了館藏冗余；另一方面，生產系統中的設計電子文件不能夠及時處理，且設計電子文件不斷修改，版本更新非常快，在生產系統中也無法體現出來，造成了生產系統中的電子文件和館藏的紙質文件割裂的情況。

但在非線性流轉模型中，設計人員可以實時控制設計電子文件的走向，可以多方面地和審校核人員、專業負責人溝通，通過條形碼或二維碼的方式，確定電子文件的對應性，保持其和出版紙質文件的聯系，不會造成與文件版本不一致的情況；同時，檔案管理人員可以實時監控設計電子文件的流轉情況和出版情況，適時提醒專業負責人和項目經理是否需要鑒定歸檔，確保設計電子文件階段完成后能夠及時歸檔。

3.4 設計電子文件的保管。設計電子文件的保管是非線性流轉模型中的一個重要模塊，其基本功能是努力克服和限制損毀設計電子文件的各種不利因素，維護設計電子文件的完整、準確、系統和安全，其中最重要的一條原則就是備份。

從安全保管的角度出發，設計電子文件應以統一格式標準存儲備份到符合保管期限要求的脫機載體上，同時應編制電子文件檢索分類索引數據庫，從而保證數據庫中產生的電子文件信息數據的真實性、完整性、有效性和安全性，確保長期存儲數據的安全、準確遷移。由于在非線性流轉模型中，設計電子文件涉及的人員范圍廣泛，工程項目時間長，參與人員每年也有所變動，我們需要劃分權限、區分權責、靈活變動，減少人為的操作，對其保管需要投入比單純紙質文件管理更多的耐心。

4 設計電子文件的利用和技術維護

設計電子文件的利用和技術維護模塊是非線性流轉模型的最終歸宿，在傳統檔案管理流程中，檔案的利用必須遵循固定的程序和流程，比如填寫借用或復制檔案申請單，需要逐級簽字方可查閱，尤其在大批量和反復曬圖利用中顯得手續繁瑣不便、不合時宜。但在非線性流轉模型中，通過對各事業部、各專業人員、各級別設計人員以及各管理層級人員訪問權限的設置，以上的任何一個模塊都可以基于實際的設計需求隨時、及時、有效、方便地提供信息服務。另一方面，此模塊會定期對生成和保存設計電子文件的軟硬件環境進行技術檢查和維護，對脫機載體進行介質狀況的鑒定和檢查，保證設計電子文件的可讀和元數據的完整性，防止因載體的損害而導致信息的丟失。因此，它更加適應網絡環境下設計電子文件的利用需求。

可以看出，對電子文件的收集、形成、積累、鑒定、歸檔等實行全過程控制與管理，才能保證檔案管理工作的準確性。[4]在非線性流轉模型中各環節并不是相互獨立的個體，實際上是一個相互影響、相互作用、相互聯系、相互滲透的有機體，設計人員的辦公方式、習慣、生產系統中電子文件的流轉程序、方式等都會對設計電子文件的產生打上烙印，并對檔案室的管理工作帶來深刻影響，這種烙印和影響一旦確定，則是長遠而不易改變的。

加拿大檔案學者特里·庫克認為：“前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整理，把需要和可能在文件生成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。”因此，除卻技術手段之外，對于設計電子文件的管理需要建立更合理的協同設計系統、簡化設計審校流程，使設計電子文件流轉流程、手段、方式更加合理化和無縫鏈接，確保符合歸檔電子文件的管理條件，而這些就不僅是檔案室一家所能解決的問題，更需要從上而下的、系統的、合理的工作方式和管理手段。

參考文獻：

[1]邱玉芳、胡千喬、金曉博.工程設計檔案數字化建設[J].水運工程，2013（10）. 56～59.

[2]林霞.港航勘察設計檔案信息化建設若干問題的思考[J].中國港口，2006（1）54～55.

[3]劉家真.電子文件管理理論與實踐[M].北京：科學出版社，2003.89

[4]高利華.水電工程設計檔案中電子文件管理的討論[J].浙江水利水電專科學校校報，2013（9）.16～18

（作者單位：中交第二航務工程勘察設計院有限公司 來稿日期：2014-12-02）