利用“自定義”提高Excel錄入效率

很多時(shí)候，我們需要在Excel錄入一些比較有規(guī)律的數(shù)據(jù)，如果逐一手工錄入，顯然是相當(dāng)繁復(fù)，而且還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。其實(shí)，我們可以通過自定義數(shù)字的方法提高錄入效率：

技巧一：

利用“自定義”實(shí)現(xiàn)自動(dòng)替換

例如最近需要為單位員工設(shè)置專業(yè)技術(shù)崗位，這些崗位分為中講十級(jí)、中講九級(jí)、中講八級(jí)、副高七級(jí)、副高六級(jí)、副高五級(jí)、正高四級(jí)等序列，利用“自定義”可以輕松實(shí)現(xiàn)上述要求：

選中準(zhǔn)備錄入專業(yè)技術(shù)崗位的某列，右擊打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，或者直接點(diǎn)擊“數(shù)字”功能組右下角的小箭頭一鍵進(jìn)入。在分類列表下選擇“自定義”，在右側(cè)的“類型”下面的文本框依次手工輸入下面的內(nèi)容：

[=10]中講十級(jí)

[=9]中講九級(jí)

[=8]中講八級(jí)

[=7]副高七級(jí)

[=6]副高六級(jí)

[=5]副高五級(jí)

[=4]正高四級(jí)

如圖1所示，完成設(shè)置之后關(guān)閉對(duì)話框。以后，我們只要在指定列直接輸入數(shù)字，按下回車鍵或跳轉(zhuǎn)到另一單元格，此時(shí)數(shù)字會(huì)自動(dòng)變成相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)崗位數(shù)據(jù)。

或者，也可以打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“校對(duì)”面板，點(diǎn)擊右側(cè)窗格的“自動(dòng)更正選項(xiàng)”按鈕，如圖2所示，“替換”框輸入“10”，“為”輸入“中講十級(jí)”，依次添加即可，但這種方法會(huì)針對(duì)所有單元格發(fā)生效果，而非“自定義”可以針對(duì)指定列或指定行“。

技巧二：

利用“自定義”顯示成績(jī)等第

經(jīng)歷過學(xué)校生涯的朋友都知道，學(xué)校考試分為考試、考查，考試科目一般按100分計(jì)算，考查科目一般分為優(yōu)秀、及格、不及格等，但教師出于統(tǒng)計(jì)的方便，大多還是會(huì)采取計(jì)分的形式，最后再按照規(guī)則折算為相應(yīng)的等第。其實(shí)，我們可以在輸入成績(jī)之后直接顯示等第：

選擇需要顯示考查等第的列，右擊打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，或者直接點(diǎn)擊“數(shù)字”功能組右下角的小箭頭一鍵進(jìn)入。在分類列表下選擇“自定義”，如圖3所示，在右側(cè)的“類型”下面的文本框依次手工輸入下面的內(nèi)容：

[>85]"優(yōu)秀";[<60]"不及格";"及格";""

上述規(guī)則表示成績(jī)超過85分，顯示為“優(yōu)秀”;成績(jī)少于60分，顯示為“不及格”，兩者之間的成績(jī)顯示為“及格”，缺考顯示為空。以后，我們可以依然輸入相應(yīng)的計(jì)分成績(jī)，但Excel會(huì)根據(jù)計(jì)分規(guī)則分別顯示優(yōu)秀、及格、不及格等內(nèi)容，當(dāng)然編輯欄顯示的仍然是真實(shí)的成績(jī)。