利用“自定義”提高Excel錄入效率

很多時候，我們需要在Excel錄入一些比較有規律的數據，如果逐一手工錄入，顯然是相當繁復，而且還容易出現錯誤。其實，我們可以通過自定義數字的方法提高錄入效率：

技巧一：

利用“自定義”實現自動替換

例如最近需要為單位員工設置專業技術崗位，這些崗位分為中講十級、中講九級、中講八級、副高七級、副高六級、副高五級、正高四級等序列，利用“自定義”可以輕松實現上述要求：

選中準備錄入專業技術崗位的某列，右擊打開“設置單元格格式”對話框，切換到“數字”選項卡，或者直接點擊“數字”功能組右下角的小箭頭一鍵進入。在分類列表下選擇“自定義”，在右側的“類型”下面的文本框依次手工輸入下面的內容：

[=10]中講十級

[=9]中講九級

[=8]中講八級

[=7]副高七級

[=6]副高六級

[=5]副高五級

[=4]正高四級

如圖1所示，完成設置之后關閉對話框。以后，我們只要在指定列直接輸入數字，按下回車鍵或跳轉到另一單元格，此時數字會自動變成相應的專業技術崗位數據。

或者，也可以打開“Excel選項”對話框，切換到“校對”面板，點擊右側窗格的“自動更正選項”按鈕，如圖2所示，“替換”框輸入“10”，“為”輸入“中講十級”，依次添加即可，但這種方法會針對所有單元格發生效果，而非“自定義”可以針對指定列或指定行“。

技巧二：

利用“自定義”顯示成績等第

經歷過學校生涯的朋友都知道，學校考試分為考試、考查，考試科目一般按100分計算，考查科目一般分為優秀、及格、不及格等，但教師出于統計的方便，大多還是會采取計分的形式，最后再按照規則折算為相應的等第。其實，我們可以在輸入成績之后直接顯示等第：

選擇需要顯示考查等第的列，右擊打開“設置單元格格式”對話框，切換到“數字”選項卡，或者直接點擊“數字”功能組右下角的小箭頭一鍵進入。在分類列表下選擇“自定義”，如圖3所示，在右側的“類型”下面的文本框依次手工輸入下面的內容：

[>85]"優秀";[<60]"不及格";"及格";""

上述規則表示成績超過85分，顯示為“優秀”;成績少于60分，顯示為“不及格”，兩者之間的成績顯示為“及格”，缺考顯示為空。以后，我們可以依然輸入相應的計分成績，但Excel會根據計分規則分別顯示優秀、及格、不及格等內容，當然編輯欄顯示的仍然是真實的成績。