打印管理，我有妙招

劉景云

在辦公自動化環(huán)境中，打印機是必不可缺的設(shè)備，執(zhí)行各種文檔的打印操作，幾乎是辦公人員每天必做的工作。打印操作看似簡單，不過要想提升打印效率，對打印機的使用進行合理控制，也不是一件容易的事情，離不開各種簡單實用的技巧。

多管齊下，全力壓榨打印成本

噴墨打印機價格便宜，不過對墨水的消耗很大。使用PretonSaver這款軟件，節(jié)約墨水的效果極為顯著。執(zhí)行打印操作后，自動彈出PretonSaver攔截窗口，在“一般”欄中拖動滑塊，調(diào)整節(jié)省墨水的等級（范圍從10%到70%）。點擊“打印”按鈕開始打印。點擊“編輯設(shè)定”按鈕，在設(shè)置窗口（如圖1）中的“一般”欄中拖動滑塊，設(shè)置預(yù)設(shè)總體節(jié)省等級。勾選“顯示更多選項”項，可以在“文字”、“圖形”、“影像”等欄中分別拖動滑塊，分別調(diào)整文本、圖像、圖片的節(jié)省打印級別。在“節(jié)省模式”欄中可以切換快速打印或明亮打印模式，前者打印速度很快，后著可以亮化打印效果。類似的軟件還包括使用InkSaver、Ecoprint Pro等，此外，使用Print & Save這款軟件，可以通過淡化和縮印手段，來節(jié)約打印耗材。

實現(xiàn)批量打印功能

有時，我們需要打印類型各異數(shù)量眾多的資料。有了SilentPrint 這款軟件，僅需簡單的拖曳，就可以快速大批量打印文件。在SilentPrint設(shè)置窗口（如圖2）中可以看到，程序已經(jīng)針對默認的打印機創(chuàng)建了一個名稱為“Task #1”的任務(wù)。在“Watched”欄中點擊“Browse”按鈕，選擇打印監(jiān)控路徑，默認為“我的文檔”中的“Input files”文件夾，將需要打印的文件復(fù)制到該文件夾中后，就就自動執(zhí)行批量打印。如果選擇“Look for files in sub files”項，允許SilentPrint搜索并打印監(jiān)控路徑中子文件夾中的文件。SilentPrint支持常見的各種文檔格式，在“Printer name”列表可以設(shè)置默認打印機，其余的參數(shù)保持默認即可。下載地址：http：//www.onlinedown.net/soft/28288.htm。

為打印操作添加一抹綠色

在打印的文檔中，往往存在一些無關(guān)的內(nèi)容，例如在文檔的末尾往往存在空行、單一的URL地址、少量的多余文字、頁眉或者頁腳等。有了GreenPrint這款軟件，就可以避免其占用整頁打印紙造成無謂的浪費。下載地址：http：//www.onlinedown.net/soft/89043.htm。

當執(zhí)行打印操作時，首先選擇“GreenPrint”虛擬打印機，在GreenPrint打印管理窗口（如圖3）工具欄中的“視圖模式”框中點擊對應(yīng)按鈕，可以切換預(yù)覽模式。對于多余的頁面會以紅色進行顯示，在其右鍵菜單上點擊“刪除頁面”項，將從打印序列中刪除。如果不希望打印圖片的話，可以在包含圖片的頁面右鍵菜單上點擊“刪除圖像”項，將其中的圖片排除在打印范圍之外。此外，還可以手工刪除任意不需要的打印頁面。點擊打印按鈕，將“瘦身”后的文檔打印出來。此外，使用iPrint這款軟件，同樣可以智能清除無關(guān)的打印頁面。

小打印機打印大海報

對于一般的打印機來說，無法直接打印標語、海報等大幅面的內(nèi)容。在ProPoster主窗口（如圖4）左側(cè)的“1.Image selection”欄點擊第一個按鈕，導(dǎo)入所需的大圖片。在“2.Image correction”欄中點擊“Crop”按鈕，在圖片的合適位置拖動鼠標后，在彈出的提示框中點擊“Crop”按鈕，可以單獨選定所需的打印部分。在“3.Print Setup”欄中設(shè)置打印屬性，點擊其中的“Printer”按鈕，可以設(shè)置打印機屬性參數(shù)。在“4.Size setup”欄中可以自由地設(shè)置海報的寬高打印尺寸，單位為厘米。勾選“Keep image aspect ratio”項，可以自動調(diào)整海報的縱橫比例，使之完美的適合打印尺寸。在“Adjustment”列表選擇調(diào)整的方式，選擇“Inside”項，表示向里“收縮”圖片，所需的打印紙張就比較大，如果選擇“Outside”項，表示向外“擴張”圖片，所需的打印紙張就比較小。最后點擊“Print”按鈕，執(zhí)行打印操作。當打印完成后，在每張打印頁的邊界上會顯示出不同的頁面編號，將其有機地粘合在一起，形成一幅完整的海報了。

讓本本用戶快速切換打印機

對于筆記本用戶來說，在不同的環(huán)境中需要切換不同的打印機參數(shù)。有了Default Printer這款軟件，就可以自動切換打印機。在本本上安裝好所有相關(guān)的打印機驅(qū)動程序，當需要打印時，在系統(tǒng)托盤中右擊Default Printer圖標，在彈出的菜單中列出所有可用的打印機名稱，點擊對應(yīng)的打印機，將其設(shè)置為默認打印機即可。在Default Printer菜單中點擊“Settings”→“Show float window”項，在打印機管理窗口快速切換默認打印機。

為局域網(wǎng)打印機找位“管家”

在局域網(wǎng)中往往存在數(shù)量不等、型號各異的打印機，如何對其進行集中有效的管理，頗讓管理人員頭痛。使用PrintUsage 這款軟件，可以對所有打印機進行全面管控，為網(wǎng)管人員提供詳細的打印監(jiān)控信息。不僅可以節(jié)省辦公成本，還能避免潛在的安全問題。事先必須安裝配置好IIS，雙擊桌面上的“PrintUsage WEB管理站點”快捷圖標，輸入管理員名稱和密碼（默認狀態(tài)下，管理員名稱為“admin”，口令為空），進入PrintUsage管理頁面。在左側(cè)點擊“設(shè)置”→“管理員設(shè)置”項，可以為“Admin”用戶更換密碼。點擊“服務(wù)器組”→“所有打印機”，在初始狀態(tài)下，只顯示本機的打印機信息。單擊“添加”按鈕，在操作向?qū)Ы缑娴膸椭拢瑢⑵渌鳈C上連接的打印機添加進來。

在左側(cè)點擊“服務(wù)器組”→“所有打印機”，在右側(cè)的“打印機列表”頁面（如圖5）中勾選對應(yīng)“受監(jiān)控”列中選擇框，實現(xiàn)對指定打印機的監(jiān)控。在任務(wù)欄系統(tǒng)托盤中PrintUsage圖標的右鍵菜單上點擊“重啟服務(wù)”，重啟“PrintUsage Service”服務(wù)。在監(jiān)控列表中的打印機只要其執(zhí)行了打印操作，都可以在PrintUsage中直接查看到打印的內(nèi)容。以管理員身份登錄PrintUsage打印管理窗口，在左側(cè)導(dǎo)航欄中點擊“日志”→“打印日志”，在右側(cè)窗口中就顯示出PrintUsage記錄的打印日志列表。包括用戶名、組名、計算機名稱、打印時間、打印機名、文檔名、內(nèi)容、狀態(tài)、頁數(shù)、份數(shù)、紙張、色彩、單雙面、費用等詳細的信息。如果想單獨查看某一打印日志信息，在打印日志列表中對應(yīng)行的“文檔”中點擊打印的文檔名，就能打開更加詳細的打印報告窗口，使管理人員能更深入地了解該打印過程的狀態(tài)信息。PrintUsage甚至可以將打印的完整內(nèi)容記錄為TIF圖片文件，讓您全面了解其內(nèi)容。在需要查看的打印日志項目的“內(nèi)容”列中點擊查看圖標，在彈出的文件下載對話框中點擊“打開”或“保存”按鈕，這樣就能查看該TIF圖片了。