淺談高職院校檔案管理軟件的選擇

摘 要：本文分析了檔案管理軟件在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)如何選擇適合高職院校檔案管理工作的檔案管理軟件提出了若干建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理； 軟件

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2015）05-143-001

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷普及，檔案管理工作已逐步由原來(lái)的手工操作轉(zhuǎn)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。早在2002年，國(guó)家檔案局就印發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，《綱要》要求各單位應(yīng)充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)電子文檔的歸檔管理，同時(shí)進(jìn)一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平。“工欲善其事，必先利其器”，選擇一款優(yōu)秀的檔案管理軟件，往往會(huì)使檔案管理工作事半功倍。

一、檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)

筆者所在單位是一所有近萬(wàn)人在校生的職業(yè)院校，每天來(lái)自各方面的電子文件檔案異常紛雜，由于各種原因，專門從事檔案管理工作的只有筆者一人，因此，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然會(huì)力不從心。檔案管理軟件管理電子文件智能、便捷，工作效率大大提高，工作質(zhì)量也大于從前；基于檔案信息的保密性特點(diǎn)，多數(shù)檔案管理軟件可以設(shè)置訪問(wèn)級(jí)別，并可設(shè)置密碼，對(duì)文件安全形成了堅(jiān)固的保護(hù)屏障；一款好的檔案管理軟件還有對(duì)電子文件的整合整理功能，形成較為系統(tǒng)的資料，可作為職業(yè)院校中教育教學(xué)工作的有力支撐。

二、選擇檔案管理軟件的若干建議

目前，可供選擇的檔案管理軟件較多，筆者在百度搜索“檔案管理軟件”關(guān)鍵詞，搜索結(jié)果超過(guò)1000萬(wàn)條，如何從紛繁復(fù)雜的軟件中選出適合職業(yè)院校檔案管理工作的軟件？筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)給出以下建議。

三、功能符合高職院校檔案管理需要

根據(jù)國(guó)家檔案局2001年印發(fā)的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，檔案管理軟件應(yīng)具備的基本功能包括：

①數(shù)據(jù)管理。軟件應(yīng)能支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的建立、修改、刪除；電子文件的錄入存儲(chǔ)、修改和刪除。在電子文件錄入時(shí)，掃描、鍵盤輸入、網(wǎng)內(nèi)直接接收均應(yīng)支持。

②整理編目。軟件應(yīng)支持電子文件的分類、排序、統(tǒng)計(jì)、輸出等整理功能。

③檢索查詢。檢索查詢是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，也是檔案管理軟件要具備的基本功能，選擇軟件時(shí)要注意該軟件是否支持多種途徑的檢索查詢。

④安全保密。為確保檔案數(shù)據(jù)安全，軟件應(yīng)具備系統(tǒng)訪問(wèn)限制、用戶訪問(wèn)級(jí)別設(shè)置、密碼設(shè)置等功能。

⑤系統(tǒng)維護(hù)。數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)對(duì)于檔案管理的重要性不言而喻，也是檔案管理軟件的必備功能。

另外，在功能上還應(yīng)考慮滿足高職院校檔案管理需要。在電子文件形式上，應(yīng)滿足圖、文、聲、像等多種文件形式的存儲(chǔ)。如文字文件，應(yīng)允許word、pdf、txt等格式上傳，圖片文件，應(yīng)允許gif、jpeg、tiff等主流格式上傳，等等。軟件應(yīng)具備文件的批量管理功能，如批量存儲(chǔ)、批量輸出等。

四、操作簡(jiǎn)單便捷

目前我國(guó)職業(yè)院校中檔案管理人員多數(shù)學(xué)歷不高，計(jì)算機(jī)專業(yè)教育背景的較少，缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，因此，檔案管理軟件在操作上的簡(jiǎn)單便捷就成為選擇時(shí)的重要考慮因素之一。軟件的人機(jī)交互界面應(yīng)簡(jiǎn)單友好，基本功能設(shè)置應(yīng)能一目了然的找到。說(shuō)明書中對(duì)軟件功能應(yīng)有詳細(xì)介紹，對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題也應(yīng)有相應(yīng)解決辦法。

1.兼容性好

衡量軟件的一個(gè)重要指標(biāo)是其兼容性。檔案管理軟件要適應(yīng)目前市場(chǎng)上的常見(jiàn)操作系統(tǒng)平臺(tái)及各版本，應(yīng)能與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)配合良好，方便轉(zhuǎn)換，適應(yīng)多種文件格式的輸入，可以較為方便地與其他軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

2.安全穩(wěn)定

如果軟件對(duì)計(jì)算機(jī)的配置要求過(guò)高，運(yùn)行時(shí)容易出現(xiàn)死機(jī)或運(yùn)行緩慢等情況，或者多人同時(shí)訪問(wèn)軟件，運(yùn)行速度明顯變慢，影響使用，該軟件顯然不應(yīng)納入選購(gòu)時(shí)的考慮范圍。在軟件實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，軟件應(yīng)該能夠較少受到來(lái)自各方干擾，保證正常運(yùn)行，保持?jǐn)?shù)據(jù)的有效管理。單位可以在購(gòu)買前試用其試用版本進(jìn)行穩(wěn)定性評(píng)估，作為是否購(gòu)買使用的依據(jù)。

3.售后服務(wù)好，性價(jià)比高

選擇檔案管理軟件時(shí)，可多方咨詢同類單位檔案管理部門人員進(jìn)行了解，參考他們對(duì)選購(gòu)軟件的建議，也可參考政府管理部門推薦的檔案管理軟件，還要關(guān)注軟件銷售廠商的資質(zhì)、信譽(yù)等，要求對(duì)方有良好的售后服務(wù)。在能滿足自身開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)上，盡量選擇性價(jià)比較高的檔案管理軟件。

參考文獻(xiàn)：

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