淺談電子文件與數字化檔案的管理目標

[摘要]隨著科技進步和互聯網的發展，電子文件逐漸取代了傳統紙質文件，這就使得傳統的檔案管理方法出現了新的變化，對檔案管理人員的挑戰也越來越大。與此同時，由于電子文件保存具有不穩定性，就需要檔案管理者在管理電子文件時注意到其特殊性，并力圖保證電子文檔保存過程中的保真性、圓滿性、易讀性和安全性，這也是電子文件存檔是應該達到的目標。

[關鍵詞]電子文件；保存管理；方法及目標

電子文件與紙質文件有異有同，電子文件具有同后者一樣承載各類信息的能力，但是其承載量早已超越后者。數字化檔案是運用現代科技技術進行檔案信息管理的技術，所謂的現代科技技術包括計算機技術、掃描技術、網絡存儲技術等。人們經常利用這些技術將紙質文件轉換為電子文件以便存儲，而且更重要的是，現代科技技術可以將帶電子文件以更方便的方式建立信息庫，為社會更方便的使用資源提供了方便。保存電子文件要注意以下幾個方面的：

一、保真性

我們經常使用的電子文件大都是通過對紙質文件的掃描得來的，在這個過程中，電子文件可以保證其內容、邏輯結構和背景信息的真實性，而且不會因為文件傳輸、存儲、遷移而發生內容的增損。人們利用這些具有真實性的文件可以很好地還原歷史，回復事物本來的面貌，當然，值得肯定的是，電子文檔的真實性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性?！?br>