基于管理就是服務的理念談流動人員人事檔案管理

【摘 要】管理就是服務是現代社會所秉承的管理理念。管理是一種行為，服務是一種角色，將管理的行為做好，需要行為人具有全心全意服務的思想和認認真真服務服務的奉獻。將管理就是服務的理念聚焦于流動人員人事檔案管理，旨在探討服務精神和服務效率。

【關鍵詞】管理；服務；流動人員；檔案管理

一、我國流動人員人事檔案管理問題的出現及其管理現狀

隨著我國干部人事制度的改革和人才流動的加速，在我國就職業(yè)人群中出現了以自己的知識技術等智力條件為基礎，以腦力勞動的方式為主進行職業(yè)活動，不受政府人事部門直接管理的特殊群體——流動人員。流動人員這個特殊群體的出現使得人事檔案管理面臨新情況，遇到了新問題。

何為人事檔案？人事檔案也叫干部檔案。它是國家機關、企事業(yè)單位在人事（干部）管理活動中形成的、連續(xù)記錄個人經歷、成長過程、政治思想、品德作風、業(yè)務能力生工作實績等情況的文件材料。它以一人為一宗，集中整理立卷，長期保存，以備查考。人事檔案是識別、了解人才的重要材料，也是進行獎勵、晉升、任免、調動的重要依據，在人事管理中占有重要的地位。因之，一般而言，人事檔案的作用主要是：檔案是個人經歷的記載；檔案表明一個人的單位隸屬關系；檔案是為個人提供相關人事服務的依據。從公共管理的角度看，人事檔案是一種有效的制度管理技術和管理工具，是公共機構考察和了解公職人員的重要手段，是做好組織人事工作不可缺少的依據，是澄清個人有關問題的重要憑證，也為人力資源開發(fā)提供有效的信息和數據。可見人事檔案對于個人來說十分重要的。

何為流動人員人事檔案？流動人員人事檔案，是從上述干部檔案派生或轉變而來的一種人事檔案。根據中共中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發(fā)[1988]5號）中的規(guī)定，流動人員的人事檔案包括：辭職或辭退人員的人事檔案：在流動人員管理工作實際中，主要指原為全民所制干部身份的辭職和辭退人員的人事檔案。外商投資企業(yè)中方人員的人事檔案：流動人員管理工作實際中主要指外商投資企業(yè)中從事專業(yè)技術工作和中高級管理工作的中方人員的人事檔案。外國企業(yè)駐華代表機構中國雇員的人事檔案：流動人員管理工作實際中也是指從事專業(yè)技術工作和中高級管理工作的中方人員的人事檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營科技實業(yè)、私營企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和中高級管理人員的人事檔案。不包分配、暫未落實工作單位的大、中專畢業(yè)生的人事檔案。自費出國留學人員的人事檔案其他流動人員的人事檔案。

在流動人員這個特殊群體沒有出現之前，我國對人事檔案的管理采取的是“人檔不分”、“檔隨人走”的封閉式管理模式，但在流動人員這個特殊群體出現后，這樣的管理模式顯然已經不適應了。因為單位依附于國家，個人依附于單位的傳統(tǒng)生存格局發(fā)生了變化，作為職業(yè)人的社會流動越來越頻繁，體制內與體制外的人員流動越來越頻繁，單位之間的人員流動早已司空見慣，人與單位之間的雙向選擇也已成為常態(tài)，“穩(wěn)定的單位人”在逐漸變?yōu)椤白杂傻纳鐣恕?。在這種情況下，檔案的傳統(tǒng)作用和管理開始面臨挑戰(zhàn)，盡管我國我人事檔案管理也在通過個人委托式模式采來適應這種社會變化，但因為最初的這種模式式收費管理式，所以越來越多的流動職業(yè)人員開始對自己的人事檔案持“不在乎”態(tài)度，“人檔分離”“棄檔死檔”“人質檔案”“檔案克隆”“虛假檔案”等問題隨之出現。

二、對流動人員檔案管理當持有管理就是服務的理念

對流動人員檔案進行管理，這項工作的管理性質是不言而喻的。那么，對流動人員人事檔案負有管理責任的我們各級人事檔案管理部門來說，就是要秉承管理就是服務的理念，就是需要解放思想，提高服務意識；探索更適宜的管理辦法提高服務效率；認真做好繁雜具體的工作，提高服務質量。

流動人員人事檔案開放式管理模式需要管理者具有更強的服務意識。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和穩(wěn)定，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。社會化開放式的流動人員個人委托式模式人事檔案管理模式雖然以對傳統(tǒng)人事檔案管理模式的補充形式而存在，但從這類檔案的數量上在增多，從工作量上在加大，從工作方法上要求有新的管理手段與之適應，那么，從我們具體承擔這項業(yè)務的管理者說來就必須用心負責地對待這項工作，必須具有全心全意的服務精神。

流動人員人事檔案開放式管理模式需要管理者具有適應新情況，研究新問題的服務手段。2014年12月，中央組織部、人社部、財政部等五部門聯(lián)合下發(fā)了《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，要求自2015年1月1日起，取消收取人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等名目的費用。這一文件精神的貫徹落實對于流動人員來說無疑是一個福音，他們不用在煩心自己的人事檔案的管理問題了，有國家的專門問價為他們提供了人事檔案管理的政策性保證，他們每年都不需要向人事檔案管理部門交納檔案管理費用了，可以靜心地讓自己的檔案有單位為自己保管。但是，這一文件精神的貫徹落實卻給流動人員的檔案管理部門和檔案管理人員的履職提出了新問題。如包頭晚報今年1月9日曾發(fā)表了1篇題為：“流動人員人事檔案快沒地放了”的報道。報道中說，包頭市是從2009年開始不收取檔案管理費的，很多流動人員愿意將檔案交給包頭市人才交流中心的檔案庫保管，目前全市共有7萬多份在檔檔案，而且近兩年在以每年1萬余份的數量增長，有限的檔案保管庫房檔案卷宗是“人滿為患”。記者在包頭市人才交流中心檔案庫親眼目睹的情況是，不到200平方米的檔案庫內，存放著22組檔案架，空著的只有1架，而所有的檔案架之間的距離極短，工作人員移動半天，才騰出不到2米的空隙。工作人員幾乎每天都要存放或者調取檔案，這些檔案架也不斷被左右移動。

無疑，目前流動人員人事檔案管理工作正在面臨新情況和新問題，但在管理就是服務的理念下，我們流動人員人事檔案管理部門和管理人員所必須持有的工作態(tài)度必須是研究新情況，解決新問題，想方設法地把我們的本職工作做得更好。

作者簡介：

項密竹（1983-）女，吉林市人，吉林市人才服務中心實習研究員，本科。研究方向：流動人員檔案管理。