電子檔案管理淺析

[摘要]隨著信息化的迅速發展，電子文件檔案已廣泛成為國家機關、社會組織以及個人的各種社會活動并與紙質檔案并存的一種原生信息記錄物，電子檔案的顯著優點，使其具有極強的生命力和發展空間，但電子檔案也存在著一些維以避免的局限性，本文分析了電子文件檔案與傳統檔案管理的不同之處、電子檔案的特點及電子檔案管理存在的問題，并提出相應的對策。

[關鍵詞]電子檔案；特點；問題措施

隨著全球信息化和網絡化時代的到來，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產生了大量的電子文件檔案。由于電子文件檔案的出現象和發展時間短，暴露出的問題也較多，因此，對電子文件檔案的科學管理已經成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

1.電子文件檔案的與傳統檔案不同

1.1歸檔時間不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

1.2歸檔方式不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。

1.3在保管方式上有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

2.電子檔案特點

與紙質檔案相比，電子檔案主要有以下幾個特點：

2.1紙質檔案可以直接閱讀，而電子文檔是數字化信息技術的產物，對技術設備依賴性強，以磁性介質或光盤為載體，具有非直讀性。

2.2電子檔案存儲量大，但對保存條件和環境有新的要求。電子檔案受存貯介質質量、載體存在環境、存儲信息的有交往期等條件的影響較大，而對天南地北的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，存放不當數據將全部丟失。

2.3電子檔案有利于保密，但對系統的安全性要求更高。計算機的保密系統比較完備，能針對不同級別的檔案，設置不同密碼，對不同的人群授予不同的權限。但由于計算機與網絡本身的技術性原因，會遭到黑客的攻擊或病毒感染，因此，對系統安全性保護提出更高要求。同時個人若操作不當，信息也將受到損失。

2.4電子檔案查詢方便、快捷、有利于實現資源泉共享。雖然傳統的紙質檔案具有直觀可視性，電子檔案要在特定的計算機硬件與軟件系統環境下才可視，但有關資料經計算機分類處理后存檔，可以非常方便、快捷地在電腦上對檔案資料進行查詢檢查和下載打印。

2.5電子檔案資料方便進行修改和復制。這對加強管理提出了新要求，傳統的紙質檔案不易被修改，修改了也容易看出。電子檔案容易被修改，具不留痕跡。缺點是喪失了原始面貌和依據。

2.6電子檔案對工作人員素質要求更高。由于電子檔案管理是一個新年事物，對計算機等技術設備的依賴性很強，因此，要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理知識，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。

3.電子檔案管理的措施

3.1確保電子檔案的原始性，真實性和安全性

檔案部門在對檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性進行鑒定；電子檔案的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案。另外，電子檔案可被復制，甚至被篡改后而不留痕跡；電子檔案信息通過網絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時又面臨病毒的入侵，電子文件檔案信息安全受到嚴重威脅，所以應從簽署技術、加密技術、身份驗證、增設防火墻、增加防寫措施、選擇性能穩定、功能齊全的硬件設備等安全技術措施強化管理。

3.2開發功能完善的電子檔案管理系統

為確保電子檔案管理系統的性能和質量，在系統設計階段，在遵循有關規定標準的前提下，應充分綜合文件檔案管理部門、業務部門、技術研發部門的意見，統籌協調，把相關的管理性措施納入其中，通過技術手段來實現。通過軟件系統來滿足電子檔案管理的功能需求，確保電子檔案的真實有效。同時，電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工作，與紙質檔案管理不盡相同，迫切需要電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防止有長遠保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失。另一方面，為維護檔案部門的權威性，我們必須建立相關制度來規范檔案部門作業流程，并賦予其一定職責、權限及義務。

3.3通過法律條款來保證電子檔案的法律效力及安全

要電子檔案具有同紙質檔案一樣的法律效力，我們還必須通過設立相關的法律條文及法律補充條款來保證其效力及實施的可行性。同時，我們必須加大對電子檔案犯罪的打擊力度，嚴懲電子檔案相關的違法犯罪行為，從而確保電子檔案的安全。國家在明確電子檔案法定檔案地位的同時，對電子檔案工作應予以宏觀管理，調查研究電子檔案管理的規章制度，會同電子檔案形成部門制定相應的規范措施，加強業務指導，結束目前電子檔案管理比較混亂的狀態。

3.4加強對電子檔案制作和管理人員的管理

3.4.1加強對參加電子檔案制作和管理人員的教育、審查和要求。電子檔案是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的。對于電子檔案制作和管理人員的管理，要加強教育同，定期培訓，不斷提高電子檔案制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守的品質、認真負責的工人精神、一絲不茍的工作作風、精益求精的技術水平。

3.4.2明確電子檔案制作過程中的職責。電子檔案的制作人員，應對其制作的電子檔案的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子檔案在制作階段不出現失真現象，避免制作人員相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子檔案更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員各負其責。

4.結束語

電子文件是社會進步的產物，加強電子文件管理是21世紀檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，才能保證電子檔案的真實性、完整性和安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，并加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供檔案信息資料，促進經濟建設發展。