會(huì)議如何做好宣傳

如何做好會(huì)議宣傳不僅是一個(gè)會(huì)議成功舉辦的重要環(huán)節(jié)，而且能為會(huì)議活動(dòng)樹立良好形象。在日常宣傳活動(dòng)中，人們往往認(rèn)為只要把宣傳內(nèi)容提供給越多的媒體，宣傳效果就會(huì)越好。實(shí)則不然，一些會(huì)議主辦方和公關(guān)公司在組織一次會(huì)議活動(dòng)時(shí)，都希望通過精心的策劃，旨在達(dá)到特定的宣傳目的。而策劃內(nèi)容一般包括會(huì)議宣傳的主題，邀請的媒體，宣傳形式，提供給媒體的材料，以及如何選擇發(fā)布的時(shí)機(jī)等。

近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，逐漸帶動(dòng)了商業(yè)交流、學(xué)術(shù)研究等活動(dòng)的日益密集。圍繞這些會(huì)議活動(dòng)的相關(guān)服務(wù)也越來越專業(yè)化，宣傳推廣、會(huì)議邀請，會(huì)場服務(wù)等被逐漸細(xì)化。其中，在媒介日益多元的時(shí)代，如何做好宣傳在會(huì)議活動(dòng)的策劃中也越發(fā)顯得重要。為此，本期雜志圍繞“會(huì)議如何做好宣傳”這一話題，特組織了沙龍活動(dòng)和業(yè)界同仁進(jìn)行交流和探討。以下我們精選了此次沙龍上的部分發(fā)言結(jié)成此篇，以雍讀者。

會(huì)議宣傳，媒體該如何篩選和運(yùn)用？

中國國際科技會(huì)議中心會(huì)議處市場開發(fā)部部長王宇認(rèn)為：“根據(jù)切身的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，我覺得目前從大方面來說，會(huì)議活動(dòng)應(yīng)該分兩大類，一是社團(tuán)和學(xué)術(shù)類會(huì)議，第二就是公司、企業(yè)類會(huì)議，這兩類會(huì)議在宣傳方式和投入方面都是不一樣的。

以學(xué)術(shù)會(huì)議為例，學(xué)術(shù)會(huì)議就是學(xué)術(shù)交流為主，參會(huì)的代表主要都是研究院所、高校、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)。從宣傳來說，學(xué)術(shù)會(huì)議在召開之前會(huì)有一個(gè)官方的會(huì)議通知，該通知會(huì)下發(fā)到各個(gè)學(xué)會(huì)，再由學(xué)會(huì)把會(huì)議通知分發(fā)給下面分會(huì)，這個(gè)過程本身就是一種宣傳模式。每種會(huì)都有不同的宣傳渠道和方式，從傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)會(huì)議來說，基本上就是發(fā)通知。

另外，每個(gè)學(xué)會(huì)還有自己的期刊，每個(gè)會(huì)議活動(dòng)在自己的期刊上的相關(guān)報(bào)道也是宣傳的一種，所以說每種會(huì)議在宣傳上都有自己的固有渠道。

那么，如果是一個(gè)商業(yè)會(huì)議或者科普活動(dòng)以及展覽活動(dòng)，可能就需要更多的是人氣，這些觀眾不僅僅是專業(yè)觀眾，還有可能是一些普通市民等。那么他的宣傳力度就需要‘鋪天蓋地’，只要你感興趣，只要你可能來，那我就給你宣傳。通過車身廣告、平面廣告、戶外廣告、電視廣告等不同形式傳遞給不同的受眾。”

北京博乾國際會(huì)展服務(wù)有限公司總經(jīng)理白正玄表示：“在新時(shí)代，會(huì)議的主辦單位、公關(guān)公司、學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)和媒體的合作將會(huì)逆轉(zhuǎn)。因?yàn)殡S著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在傳統(tǒng)媒體做宣傳已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求，‘自娛自樂’的會(huì)議時(shí)代已經(jīng)不復(fù)存在了。我們在選擇媒體宣傳時(shí)，更加注重創(chuàng)新性、互動(dòng)性以及體驗(yàn)性，比如目前一些新興的新媒體。各種媒體宣傳只是一種平臺，我們企業(yè)要有一種新的認(rèn)識，就是把自己的實(shí)力和品牌打出來，用自身的影響力去做宣傳才會(huì)有最好的效果。”

中國醫(yī)藥生物技術(shù)協(xié)會(huì)主任田洪鑒提出：“醫(yī)藥類會(huì)議和其他種類的會(huì)議不大相同，他需要專業(yè)的知識和專業(yè)的人群，這就要求在會(huì)議宣傳方面要選擇專業(yè)的媒體，對準(zhǔn)專業(yè)的客戶群體。

我們協(xié)會(huì)在辦會(huì)過程中首先還是以電話、發(fā)郵件為主，通過自己的專業(yè)委員會(huì)，然后轉(zhuǎn)發(fā)給自己下面的會(huì)員。其次是我們把宣傳稿件發(fā)給各省市醫(yī)藥口的協(xié)會(huì)，這種形式到目前依然是比較普遍的。較之前有所變化的是，由以前的信函、傳真過渡到了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的電子郵件、官方APP以及微信朋友圈，大大提升了宣傳效果。”

中國物流與采購聯(lián)合會(huì)醫(yī)藥物流分會(huì)副秘書長楊春光同樣認(rèn)為：“雖然我們的會(huì)議更商業(yè)一些，相對于專業(yè)的學(xué)術(shù)會(huì)議我們的參會(huì)成員都是一些物流協(xié)會(huì)。但是宣傳模式也比較單一，發(fā)郵件、微信和網(wǎng)站是必備的渠道，這是最核心的形式。其他的媒體宣傳都只是一個(gè)輔助的形式。”

“北京雁棲湖國際會(huì)展中心作為重要的會(huì)議場地，平時(shí)會(huì)承接很多的會(huì)議，包括國際性的會(huì)議、政府型的、商業(yè)性會(huì)議以及娛樂文化性的會(huì)議活動(dòng)。在宣傳方面，我們將企業(yè)自身的微信公眾賬號、微博公眾賬號作為重要的推廣渠道和橋梁。除此之外，我們也會(huì)和業(yè)內(nèi)的知名媒體合作，雜志、報(bào)紙、網(wǎng)站作為推廣宣傳的重要平臺。”北京雁棲湖國際會(huì)展中心高級市場經(jīng)理馬少靜介紹說。

“協(xié)會(huì)可能和其他辦會(huì)機(jī)構(gòu)不大一樣。首先，協(xié)會(huì)自己舉辦的會(huì)議會(huì)通過自己的微信公眾賬號、微博、協(xié)會(huì)官網(wǎng)發(fā)布的宣傳比較多一些，協(xié)會(huì)內(nèi)部有專業(yè)刊物；其次，協(xié)會(huì)有自己的優(yōu)勢，可以通過自己的兄弟協(xié)會(huì)做一些宣傳；再者，通過行業(yè)媒體資源互換的方式發(fā)布一些。同時(shí)，一些大型活動(dòng)往往和政府合作，由政府支持，宣傳渠道就寬了。在目前新媒體時(shí)代，我們希望通過微信群傳播更好一些，也會(huì)和行業(yè)刊物、同行機(jī)構(gòu)合作。值得注意的是，社團(tuán)組織不太重視會(huì)議的宣傳，在宣傳方面是一種被動(dòng)的狀態(tài)。”中國食文化研究會(huì)民族文化委員會(huì)副秘書長白雪表示。

艾威聯(lián)合旅游顧問有限公司市場經(jīng)理蘆貝姿提出：“我們在做會(huì)議方面的宣傳時(shí)，首先會(huì)考慮行業(yè)內(nèi)部的傳統(tǒng)媒體，因?yàn)樗麄冇行袠I(yè)基礎(chǔ)和實(shí)力，有專業(yè)的受眾及專業(yè)的方式。”

尋求會(huì)議宣傳最佳投入產(chǎn)出比

宣傳的投入并非越高，效果就越好，有時(shí)候較大的投入，未必就一定有較大的收益，這其中大有文章可做。如何充分利用媒體資源的整合優(yōu)勢，尋求宣傳的最佳投入產(chǎn)出比，值得交流和探討。

不少大型會(huì)議為了能引起所謂轟動(dòng)效應(yīng)，多選擇在報(bào)刊上做整版的宣傳廣告，這種方式在一定時(shí)段的確能產(chǎn)生較好的效果。但是，事實(shí)上會(huì)議活動(dòng)不可能持續(xù)在報(bào)刊上做很長時(shí)間的廣告，一年之中往往也只有幾次而已，這樣一來就難免會(huì)造成相當(dāng)一部分參會(huì)者無緣見到會(huì)議相關(guān)的宣傳動(dòng)作。另一方面，長期的宣傳也會(huì)造成廣告費(fèi)用一路攀升，無疑增加成本支出。這種并非效果最佳的宣傳模式，在會(huì)議管理日益精細(xì)化的環(huán)境下，顯然要因時(shí)而變，另辟蹊徑。

中國國際科技會(huì)議中心會(huì)議處市場開發(fā)部部長王宇認(rèn)為：“學(xué)術(shù)會(huì)議在投入力度上不是很大，因?yàn)閷W(xué)術(shù)會(huì)議里又分系列會(huì)議（如各個(gè)學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)每年要開的會(huì)或者每兩年要開的會(huì)，有固定的日期，每年都要開，所有的會(huì)員都會(huì)知道，這個(gè)會(huì)在每年的具體某個(gè)時(shí)候召開，提前做好準(zhǔn)備即可）還有承接的國內(nèi)和國際上的系列性會(huì)議，這樣的會(huì)議，參加的人員比較固定，他們有專業(yè)的檢索系統(tǒng)，有些高校的學(xué)生是要拿這個(gè)學(xué)分的，這種會(huì)知名度已經(jīng)起來了，大家都會(huì)積極參加的，所以不用做太多宣傳。

在宣傳效果評估上，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都在談宣傳，無非是在談受眾對一場會(huì)議是有什么樣的看法，這也和人們對媒體以及他接收信息的渠道和方法是有直接關(guān)系的；如最先的電視廣告，后來有了報(bào)紙，大家都相信報(bào)紙上的廣告，包括現(xiàn)在的網(wǎng)站、雜志，大家為了宣傳都在找一個(gè)合適的平臺和方式，其實(shí)大家都覺得廣告鋪天蓋地是最好的，因?yàn)楦采w面寬，但是我們回歸到一個(gè)會(huì)議的宣傳，一個(gè)會(huì)議正真做到的會(huì)議預(yù)算到底有多少，其實(shí)我們很難做到這樣的效果。

除非是一些政府或者政府主導(dǎo)型會(huì)議，如博鰲論壇，APEC會(huì)議等能讓汽車限流，一般的會(huì)議誰能做到，如杭州旅委為了一個(gè)做杭州市的宣傳，把廣告打到美國時(shí)代廣場上，所以他的宣傳力度不僅僅是在一個(gè)會(huì)議上，而是在整個(gè)城市的品牌形象上。所以一個(gè)會(huì)議的投入力度有多大，可能真的看主辦者本身想達(dá)到什么樣的效果。學(xué)會(huì)和協(xié)會(huì)他不用花多錢，就能夠起到很好的宣傳效果。另外一些企業(yè)會(huì)議和公司會(huì)議，他們的宣傳力度肯定要大一些，因?yàn)樗麄儾粌H在宣傳這個(gè)會(huì)議，更多的是要宣傳自己的公司。”

中國醫(yī)藥生物技術(shù)協(xié)會(huì)主任田洪鑒提出：“宣傳投入總體來說就是人力、物力、財(cái)力，就會(huì)議本身來說，宣傳投入力度都不是很大，他只是這個(gè)環(huán)節(jié)中的一小部分。當(dāng)宣傳成為一種服務(wù)的時(shí)候，他的力度可能就大了。不管是參展商有這方面的需求還是贊助商有這方面的需求，當(dāng)他們有這方面的需求時(shí)，在這方面的投入所占比例就會(huì)增大，宣傳不應(yīng)該只是會(huì)議的事，更應(yīng)該把他看作是會(huì)議服務(wù)的一部分。這就要求在會(huì)議活動(dòng)設(shè)計(jì)中就應(yīng)該考慮進(jìn)去的思想。”

中國物流與采購聯(lián)合會(huì)醫(yī)藥物流分會(huì)副秘書長楊春光認(rèn)為：“如果你單從會(huì)議方面說投入，可以說是微乎其微的，只是個(gè)別的時(shí)候有一些投入，如果有客戶需求的話 ，我們才會(huì)發(fā)一些會(huì)議報(bào)告，我覺得有時(shí)候更多的是一種效果，這個(gè)效果更多的是拿給客戶看的，是給一些贊助商、一些企業(yè)看的。如果說真正的效果，我們可能采取自媒體的效應(yīng)，只是把我們的專業(yè)信息傳播出去。效果這個(gè)東西很難直接的衡量。如真的能夠完全統(tǒng)計(jì)出得到了哪些實(shí)際效果，真正對會(huì)議由價(jià)值是很難評估的。”

北京博乾國際會(huì)展服務(wù)有限公司總經(jīng)理白正玄說：“不同會(huì)議的投入也不盡相同，如一些醫(yī)學(xué)會(huì)議投入很少，請一些知名的醫(yī)學(xué)專家，一些企業(yè)直接就跟著來了，所以學(xué)術(shù)會(huì)議方面的還是專家的演講內(nèi)容為主。而展會(huì)方面在做宣傳的時(shí)候，包括微博宣傳，無非就是給參展商，贊助商一個(gè)交代；我們做了什么，宣傳只是說明會(huì)議的檔次，給大家一個(gè)交代，僅此而已。”

海洋國際旅行社有限責(zé)任公司總經(jīng)理劉春梅表示：“宣傳投入的大小是通過宣傳效果有所體現(xiàn)的，你想要達(dá)到什么樣的宣傳效果，那就決定著你怎么去投入。我們理想化的宣傳效果是想要推出這個(gè)會(huì)議的品牌還是熱點(diǎn)事件，還是希望他有一個(gè)更持久的關(guān)注度，和爆發(fā)點(diǎn)，這之間都是息息相關(guān)的。想達(dá)到的效果不同，宣傳的投入也就不同。目前來講，會(huì)獎(jiǎng)行業(yè)我主張輕投入、小成本的理念，以此達(dá)到我們想要的好的效果和方式，資源置換、媒體置換、以及跨行業(yè)合作的模式都是可取的。”

艾威聯(lián)合旅游顧問有限公司市場經(jīng)理蘆貝姿表示：“在媒體投入上，我們的力度不是很大，一般是資源的置換。如新聞稿件的發(fā)布，對于一些我們舉辦的老牌會(huì)議來說，我們還是通過我們自身的宣傳平臺，所以說是自媒體。我們通過微信報(bào)名、微信傳播、微信互動(dòng)，更好的使會(huì)議達(dá)到好的效果。”

編輯說：

媒體，顧名思義，就是人與人之間實(shí)現(xiàn)信息交流的中介，簡單的說就是信息的載體，也稱媒介。宣傳也可以稱之為信息傳播，意義就是在于利用各種載體將發(fā)布者的信息傳遞給接收者。

在談及會(huì)議如何選擇媒體之前，我們先熟悉一下傳播媒介有哪些？由最先的文字傳播（借助紙張為載體），到近代的電話、電報(bào)、傳真、報(bào)紙、雜志、期刊、商函、海報(bào)等，隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，再到今天的電視、廣播、電影、網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、微信、微博以及新興的自媒體等。

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的快速發(fā)展，媒體的種類、形式、宣傳途徑以及宣傳方式都在悄然的發(fā)生著變化。在做一場會(huì)議活動(dòng)時(shí)，面對眼前的紙媒、電視媒體、網(wǎng)媒以及新興的自媒體等宣傳途徑，我們該如何選擇？

有業(yè)內(nèi)人士表示，一場會(huì)議活動(dòng)要想達(dá)到好的宣傳效果，媒體的選擇不是草率盲目的，要遵循以下幾個(gè)步驟：

1、確定宣傳目標(biāo)。任何一項(xiàng)活動(dòng)的宣傳，首先要有一個(gè)明確的目標(biāo)，即想達(dá)到怎樣的效果。只有這樣才能明確的選擇電視媒體、紙媒、網(wǎng)媒還是微信和微博。

2、確定目標(biāo)客戶。宣傳對象是我們的目標(biāo)客戶，只有針對合適的受眾群體，才可能收獲理想的效果。不同媒體具有不同的受眾，所以，你是選擇時(shí)政媒體、行業(yè)媒體、時(shí)尚媒體還是娛樂媒體，關(guān)鍵要看你的目標(biāo)客戶。

3、了解受眾的習(xí)慣。一次宣傳活動(dòng)的成功不在于你選擇了哪家媒體，而是客戶喜歡哪家媒體的宣傳效果。受眾的審美習(xí)慣及閱讀習(xí)慣，決定了你選擇宣傳途徑的關(guān)鍵。

4、媒體的價(jià)格。天下沒有免費(fèi)的晚餐，所謂宣傳就是要有資金支持，不同的媒介宣傳價(jià)格不同，因此宣傳方首先要考慮宣傳需要的費(fèi)用。從企業(yè)或者會(huì)議活動(dòng)的主、承辦方來說最理想的當(dāng)然是拿最低的資金投放達(dá)到最大的宣傳效果。

所謂天時(shí)、地利、人和三者很好的結(jié)合才能碰撞出奇跡，會(huì)議活動(dòng)選擇媒體也同樣需要詳細(xì)策劃，而非輕易決定。好的宣傳可以為會(huì)議活動(dòng)增光添彩，可以使其獲得超乎想象的效果。我們也希望通過好的宣傳策劃和好的宣傳途徑使會(huì)議活動(dòng)得到最大價(jià)值的展現(xiàn)。通過到會(huì)的業(yè)內(nèi)人士的共同交流和探討，會(huì)議得到了大家的廣泛認(rèn)可，由于雜志版面有限，選取觀點(diǎn)角度不同，此次僅刊登了部分參會(huì)嘉賓的看法和觀點(diǎn)。