辦會，如何選擇服務商

會議是人們解決某個共同問題或出于不同的目的聚集在一起進行討論、交流的活動。會議規模有大有小，大到成千上萬人，小到幾個人；會議層次有高有低，會議內容豐富多彩，會議形式多種多樣。會議產業的形成是因為它傳遞信息最快，最直接，即便在信息化時代，報紙和網絡也無法取代會議的這種功能。西方經濟學家把它稱為“信息沖浪”、“知識會餐”、“財富平臺”、“城市經濟拉力器”。總之，一場會議在某種特定的場合、特定的時間代表了一些人的共同意向和需求。因此，一場好的會議會帶來意想不到的價值，但是如何做好一場會議，這也是業內一些相關企業十分關心的話題，有人說會議前期要有好的策劃和創意，有人表示會議現場要有好的管理，總之要有一個好的服務商。為此，本刊專題圍繞“辦會，該如何選擇服務商”這一話題展開探討，旨在和業界的專家交流學習，同時為行業提供有價值的信息。

怎樣評估服務商

作為會議活動的重要組成部分，在協作需求日益增長的情況下，如何能通過建立有效的選擇標準？如何甄選合適的會議實時協作服務商？從而全面或有重點的提高會議、展覽資源的利用率、實用性和可用度呢？

中國國際科技會議中心部長王宇指出：“什么是會議服務商？會議的服務商應指為各類大、中型會議，展覽或團隊活動提供全程策劃、執行的一個綜合性服務團隊。這個團隊應該主要負責除學術部分以外的相關會務工作的籌備及具體實施。這就需要團隊具備全面的綜合的實力，其中包括服務資質、服務能力、服務范圍、人員組成、專業程度、資源配備、辦會理念、應變能力、服務價格等方面?！?/p>

杭州市墨托會議服務有限公司副總經理李文明認為：“在辦會選擇服務商時，首要條件是責任心，責任心不夠強、不夠主動、不夠熱心的服務商無法保證有高品質的服務質量。同時，服務商資質相對來講十分重要。一場活動的成功與失敗，起著決定因素的是客戶的體驗度，而這個體驗度就需要有良好的服務意識，解決突發事件的應變能力，活動中的預備方案等?！?/p>

國際LCG峰會組委會負責人張文通表示：“在評估會議活動服務商時，應重點從性價比、可用度、性能容量、服務支持和可管理性、安全性和適應性、個性化需求解決這六個方面行考慮。在性價比方面，比如對同企業的其它技術方案的比較、比如對服務方案及成本的對評；在可用度方面，比如對時間成本、戰略價值的考量，比如對服務內容可用度、使利性以及故障消耗量的問詢；在性能容量方面，則主要需考慮相關服務功能、延伸程度、可靠性等方面，因為嚴格的基礎構架才是會議服務應對突發事件的關鍵。在服務支持和可管理性方面，服務商的服務的任務管理必須簡單且高自動化，以提高工作效率、降低支持和管理成本。在安全和適應性方面，服務商對現場及前期、后續活動的事先設置與溝通、系統平臺和環境預案、責任追蹤與安全保障準備等，也決定的會議活動服務商的水平。在個性化需求解決方面，好的服務商需能夠隨時快速響應服務需求、及時解決使用問題，以確保服務效果和連續性?！闭鐝埼耐ㄋf：“會議活動服務商的主要作用就是在服務上體現。一個好的會議服務商和供應商，其直接決定和影響著會議的整體效果，在選擇時需要特別的重視?！?/p>

沈陽ACG組委會宣傳總監樊麗婷說：“一般而言，人們很容易單純以服務商參與的活動數量多寡去衡量一個展會服務商的水平，但會議服務的成功與否，往往體現的是參會者在會議中是否實現了有效交流。因此，相關會議主辦方在評價會議活動服務商時，第一要要考慮的應是活動目的與服務商服務內容和特色的匹配性。從而，運用服務商加入后所產生的更多關聯，去實現會議活動的動態平衡。因此，在評估會議服務商時，關鍵要掌握的，是服務商的真實狀況；只有掌握了服務商的真實狀況，才能明確今后工作揚長補短的方向，從而也才能在選擇服務商有針對性地提出相應措施?！?/p>

華東會客中心平臺創始人陳恩表示：“對于服務商的選擇要求有很多，但是最重要也是首要的條件是服務商的實力，這種實力包括硬實力和軟實力，即服務商要具備提供資金物質上的配備能力，同時要有一支專業精干的隊伍去實施，這樣才能讓主辦方放心把項目交給服務商去操作。服務商的資質對我們來說也至關重要，一個符合標準、有相當資質的服務商一定在操作上有詳盡的規程，人員配置、服務內容等等都會符合專業的要求，這會讓主辦方更加放心讓服務商去操作?！?/p>

海南智海王潮會議展覽有限公司總經理諶立雄指出：“在選擇服務商時，我們首先會考慮整體的性價比，就是所謂的服務能力要達標，服務能力是服務商最核心的能力，好的服務商不一定辦好會，但差的服務商一定辦壞會。資質也比較重要，資質決定了一個企業所成長的歷程和積淀，一般我們會把資質作為是否進入初選的敲門磚看待?！?/p>

上海旅游會展推廣中心副主任鄭建明強調：“在舉辦一場會議、活動時，選擇服務商首要看服務，其次是價格。當然，除此之外，服務商的專業水平、能否響應及時、溝通是否順暢、理解是否清晰，團隊是否積極向上，是否能夠認真傾聽客戶的意見，是否有虛心學習的態度等都是在選擇服務商是需要考慮的問題?！?/p>

如何選擇服務商

對于會議活動主、承辦方來說，在運作和管理方面，其投入的第一步就是選擇會議的供應商和服務商；而對于會議服務商的選擇和尋找形式目前有那些呢？

中國國際科技會議中心部長王宇告訴記者，在服務商的選擇上一般要遵循幾個原則：

1、連續性原則。即固定服務商服務原則。主辦方在任何一個城市的會展活動都統一由一個服務商提供服務。優點是：雙方合作時間比較長，對彼此的需求比較了解，溝通通暢；缺點是：服務商沒有辦法全面掌控不同區域的相關配合服務單位，在不熟悉的區域會造成成本的升高，以及所需資源的不匹配。

2、地域性原則。即在不同的區域選擇不同的服務商。優點是：充分掌握了區域的資源，容易配合主辦方降低成本，擴大區域影響。缺點是：根據主辦方會展活動的數量不同，合作次數及熟悉程度會會不同，由于跨區域合作，溝通會有一定的障礙。

3、招標原則。主辦方根據會議情況，就會議具體會務情況，羅列出需要的會議工作模塊，采取招標的形式選取會議服務商。優點是：模塊化管理，便于服務商工作內容，目標的明確；多方選擇，可以優中取優。缺點是：根據競標方案選擇服務商，畢竟沒有真正的合作，方案效果與實際效果會有出入。

沈陽ACG組委會宣傳總監樊麗婷說：“服務商的質量和數量直接影響了著會議活動品質、控制及成本。因此，在服務商渠道和洽接方面，如相關會議活動、網絡平臺、同行引薦等，都已經成為我們直接或間接收集服務商材料信息并作出適合溝通的選擇；在經過基本的衡量和綜合的考慮后，我們會根據要辦的活動情況制定一些入圍標準，再與符合標準的服務商開展進一步的洽談和了解具體合作的可行性。”

國際LCG峰會組委會負責人張文通表示：“目前，在服務商的選擇上，都是有過合作的單位進行的，在初次合作的領域也是通過業內的信任單位推薦。不過，在未來，邀請服務商既然有那么多事情要做，就一般專業會議活動而言，服務商有三大來源：服務商自薦、口碑推薦、主辦方邀請。作為主辦，在選擇服務商時，只要抓住這三方面，并有相關的措施，就解決了選擇服務商的一半以上問題了。比如在舉辦活動前多做些廣告、多發些邀請函、多召開些發布或推廣活動，只要能產生影響，相關服務商自然會找上門來。再比如通過問訊專業人士、收集行業口碑，也是在選擇服務商時的重要途徑。還有就是邀請，好的會議活動必須有好的會議服務商，有些會議服務內容需要很強的專業性才能達到理想的效果，因此，通過媒體、機構等渠道去邀請一些在其行業內廣受好評與認可的服務商或個人，也是必須?！?/p>

“在服務商的選擇上，我們一般會采取多種形式，首先是通過朋友介紹，因為這樣更具實效性，也就是所謂的口碑效應。朋友在接觸過的服務商中，認為做得不錯，這樣比自己聽服務商如何宣傳自己要好很多。其次是通過媒體，媒體是一個豐富的信息資源平臺，可以通過媒體宣傳報道的一些優秀服務商，我們挑選出比較合適的進行合作。再者就是采取招標的形式選取會議服務商?！比A東會客中心平臺創始人陳恩表示。

服務商實力與辦會效果

在很多時候，參會人士都會把會議服務商所提供的服務看成是會議工作的有機組成部分；那么，會議服務商的實力好壞與辦會之間到底存在有什么樣的聯系呢？

中國國際科技會議中心部長王宇認為：“一個優秀的會展服務單位是一場成功的會展活動最基本的保證力量。會展活動就像在鐵軌上奔跑的列車，“學術”“會務”就像是保證列車正常運行的兩條軌道。重“學術內容”不重視會務安排，會讓參會者在會議期間四處碰壁，對會議組織方產生強烈的不滿情緒，影響會議效果，浪費大量的人力、物力。因此，負責會務工作的服務商應根據會議的特點、預算、人員組成、會議地點等因素充分的將會議按照工作時間節點、事件流程控制、具體分工等方面編寫詳細的工作計劃及執行方案。這就需要服務商了解會議活動的流程、需求、特點，具備綜合的協調、組織、執行能力。參會者很多時候都將服務商所提供的相關服務看成是會議本身所提供的服務，把服務商的工作看成是組委會工作的組成部分，將他們的工作失誤當成是整個會議工作的失誤，同樣也會將服務商工作的成功歸功于整個會議的成功。因此服務商的工作效果和服務水平完全可以影響到參會者對會展整體的看法和認知，服務商的整體形象也將會是會展組織機構的一個縮影?！?/p>

杭州市墨托會議服務有限公司副總經理李文明說：“每一場活動的成功與服務商的積極服務意識是分不開的?，F在的客戶出行較多，眼界比以往都要開闊，對入住酒店、會務服務人員等的要求都比以往要高，對會議要求且多且細，因為客戶的需求是在不斷地變換當中，那么就要求服務商必須具備良好的服務意識、耐心、細心、積極主動等能力。另外，服務商的服務態度直接影響客戶的體驗度，哪怕你提供的硬件條件再好，服務商服務質量與品質無保證，客戶體驗度不好，活動舉辦就是失敗的。因此，每一個服務商實力對活動的舉辦是否成功有著不可拆分的關系?！?/p>

沈陽ACG組委會宣傳總監樊麗婷說：“雖然服務商在每次的會議活動中都會扮演基本相同的角色，采取大致一樣的措施，但服務商在活動全程中需要的是一個持續不斷的工作，而不是通過一兩個措施或臨時搭班就能一蹴而就的。因此，不論是為會議提供什么樣的服務，其背后的實力都對會議活動的計劃性、連貫性起著很重要的影響；從一個會議到另一個會議或展覽，看似是一個循環往復的過程，若是服務商有實力，因為其在不斷接觸新的事物、在不斷求變，則，他的加入會帶動整個會議或展覽的不斷提升；反之，若是服務商沒有實力，則他的加入對會議不會產生任何帶動。”

國際LCG峰會組委會負責人張文通說：“一場會議好的服務商和供應商是能夠為會議活動添磚加瓦的；有實力必然重要，但還是要看服務商的服務水平和現場服務效果。關鍵是合適！有些服務商確實很有實力，但是其所提供的服務或許與參會者所需要或認可的服務不同，其加入后，也很難產生理想的預期效果。”

華東會客中心平臺創始人陳恩強調：“服務商的實力好壞與辦會有必然的聯系，好的服務商能夠想客戶所想，為客戶提供高品質全面的會展服務，而且這里有一個很重要的課題就是好的服務商會從創意上動腦筋，現代會展要求有新意，不隨波逐流，所以一家好的服務商一定是從好的創意入手。我們華東會客中心在確保服務到位的前提之下，特別強調在團隊中開展頭腦風暴，深入了解項目，并且從客戶的目的入手，創意一些新的點子。這樣才能在一些會展中凸現我們的實力和亮點?！?/p>

上海旅游會展推廣中心副主任鄭建明認為：“服務商實力與辦會成效之間肯定有關系的。但是，除了實力，另外一點相當重要。在你委托一個服務商之前，先要了解服務商在你的項目舉辦前后和期間，該服務商有無其他項目，如有，你要知道這個服務商是如何保證你的項目的順利舉辦，有沒有一個固定的項目團隊來負責你的項目的籌備工作，現場管理等。如不能保證，如服務商的人手不夠，就得考慮其他服應商。”

主辦方與服務商的合作

作為會議活動的組織和服務者，怎樣才能在會議活動中出色的完成的自己的角色任務，這是一個如何合作的話題。隨著會展業的不斷發展，兩者將來又不僅僅是合作關系；對于如何更好的辦會，兩者從各自的角度都會有一定的想法。而主辦方怎樣與服務商合作，才能把會議辦的更好呢？

中國國際科技會議中心部長王宇分享了一下幾點經驗：

1、充分與主辦方溝通，了解會議情況及特點；

2、針對所負責的會務工作內容，利用經驗制定詳細的會議籌備方案；

3、組建專業的籌備團隊，分工到人，認真細致的全程跟進負責；

4、成本控制，為主辦方在不同時期提供預算；

5、借助現代化手段，提高辦會效率

6、聯系多方資源，服務會議，擴大會議影響

隨著我國會展業的迅速發展，服務商數量也在迅速增加，市場競爭日趨激烈。傳統的意義上的會展服務商是為會展項目提供最基礎的會議注冊、現場搭建、設備租賃、交通服務、現場禮儀等服務的單一服務商已不能滿足主辦方的需求。具備豐富經驗，掌控各方資源，具有創造性，能夠服務活動整體的綜合性服務商將會脫穎而出。面對參會者這一共同的客戶，只有進行專業分工，有機協作，才能完善會展活動的各個環節，圓滿完成會展活動的組織籌備工作，實現共贏。

國際LCG峰會組委會負責人張文通說：“相互之間要有信用，要嚴格遵守承諾。一切好的壞的標準都應該以會議活動的現場效果來評估，并且合作雙方應該追求的是會議效果和服務效果，不應該只追求某一點。另外，合作的基本是選擇、信任和守諾，而合作成功的關鍵則是有效、高效的溝通；因此，作為主辦方，要想實現好的合作，在基礎選擇階段就應該對服務商的背景、勢力、負責人等，結合會議充分做好交流?！?/p>

杭州市墨托會議服務有限公司副總經理李文明說：“要想實現主辦方與服務商的良好合作，需做好五條。即：一、加強溝通了解，讓服務商深刻了解我們的需求、我們客戶的需求。二、增強彼此的信耐感。三、對活動細節的再三重復確認，做好活動特殊情況的預備方案。四、做好事前的檢查準備工作。五、活動進行中，必要保持溝通了解活動的變化及需求?！?/p>

沈陽ACG組委會宣傳總監樊麗婷說：“合作源于信任，需要默契。因為所有活動的成功都是由不同個體合作后共同完成的，如果個體間缺乏充分的信任，就不會有默契，合作也就不可能成功。比如會議活動的場館搭建商，作為一項關系到會議形象和聲譽的重要工作，其不僅要對辦會機構負責，還要對有展位搭建要求的參會商負責，工作效果和服務水平完全可以影響到參會商對會議的看法和認知，而他的工作又無法用監督來解決；所以，不難看出，缺少誠意和信任的合作毫無存在的價值?！?/p>

海南智海王潮會議展覽有限公司總經理諶立雄也分享自己的觀點：

第一是要良好溝通，明確責任。告訴服務商會議的難點、重點、流程、重要人物等等；

第二要進行節點控制。一方面要檢查供應商的執行手冊，人員到位情況；另一方面重點的環節和時間要自己把握，親自確認，反復檢查，保證萬無一失；

第三要有獎有罰。事先講明，原則不讓步，做好會都好說，做不好要處罰，事前交待明確，監督就沒有那么費勁；

第四要互相理解。小事要理解，要講究人情味，有助于供應商提供超值服務，并確保供應商達到良好的質量的同時有和藹的態度。

華東會客中心平臺創始人陳恩表示：“主辦方和服務商是服務和被服務的關系，但是在辦會過程中，也是一個相互協調、溝通互相合作的關系。所以在合作中，需要做到：一、是想法上的及時溝通，這點很重要，只有思路上一致，才能確?；顒拥挠行七M。二、具體運作上的協調，每一個項目運作非常瑣碎，從主辦方和服務商，從高層到具體經辦，雙方都需要及時對接，而且要求項目的日程推進計劃表，這種才能橫確保項目的順利。”