談代碼電子檔案質量管理與服務功能拓展

【摘 要】 隨著信息網絡的日益普及，社會對信息的需求和期望在變化，社會組織和人民群眾希望能夠快速地查詢到相關組織的基本信息和信用信息，這對代碼電子檔案數據庫數據的實時性、準確性提出更高要求。因此，提高組織機構代碼電子檔案數據質量和拓展代碼信息服務迫在眉睫。本文主要對影響組織機構代碼電子檔案質量的因素及提升管理水平進行闡述，并分析組織機構代碼電子檔案服務功能的拓展方向。

【關鍵詞】 電子檔案 質量管理 服務拓展

【DOI編碼】 10.3969/j.issn.1674-4977.2015.08.001

1 組織機構代碼電子檔案概念及影響電子檔案質量因素

組織機構代碼電子檔案是全國各級代碼管理機構在申請、變更、換證、補證、注銷等登記中直接形成的并經數字化設備轉化、以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳輸的檔案。代碼電子檔案質量的優劣直接影響著代碼作用發揮與有效利用，同時代碼電子檔案質量又受諸多因素的影響，主要體現在以下幾個方面：

（1）人對代碼電子檔案質量的影響。人的管理直接參與代碼電子檔案的組織者、管理者和操作者。人作為管理的對象，其素質和質量意識對代碼電子檔案質量有直接影響，要充分調動人的積極性，發揮人的主導作用。

（2）設備對代碼電子檔案質量的影響。代碼電子檔案形成中使用的計算機、掃描儀、復印機等設備是否符合電子檔案掃描技術規范要求，是否能正確使用、管理與保養好壞都直接影響代碼電子檔案質量，設備管理是影響代碼電子檔案質量的重要因素。

（3）資料收取對代碼電子檔案質量的影響。資料是形成代碼電子檔案的物質基礎，資料收取的是否合理，是否符合《組織機構代碼管理辦法》的要求，是否符合數據錄入及格式要求，上傳圖像是否清晰、規范等等將直接影響代碼電子檔案質量。

（4）方法對代碼電子檔案質量的影響。方法是指代碼電子檔案形成過程中所采用的技術方案、作業方案、組織方案。只有通過合理選擇、動態管理才能減少對代碼電子檔案質量的影響。例如“三證合一”登記制度改革，工商、質監、國稅、地稅等部門通過網上并聯審批系統完成部門之間的數據交換和信息傳輸。在這種新形勢下，原代碼質量工作標準體系出現了標準暫時缺失和不完善造成代碼電子檔案數據質量工作的無序現象。

2 準確理解和把握代碼電子檔案質量管理要求提升服務質量

質量是規劃、設計出來的，而不是檢查出來的，這是現代質量管理的一項基本準則。在實際工作中必須實行統一政策、統一標準規范、統一規劃計劃、統一規章制度、統一方法步驟，具體主要有以下幾方面：

首先，要注重加強工作人員在代碼工作的政策、標準規范和技術等方面的培訓，強化質量意識和規范操作技能。從登記表填寫、打印、掃描、標識、上傳等各環節進行質量控制，從根本上保證數據的完整性、準確性。重視設備耗材保障，對打印機、掃描儀等設備進行排查和維護，制定辦公設備維護和辦公耗材管理制度，保證打印掃描的文檔清晰完整。

其次，要注意質量責任制度化，質量責任制應成為崗位責任制和經濟責任制的核心內容，在經濟責任制、質量責任制的基礎上，分層次、分崗位、分對象制訂質量責任制，并堅持責、權、利三者的結合。健全和完善電子檔案數據質量有關標準和工作規范，細化電子檔案工作環節和步驟，強化代碼電子檔案審核工作流程，加大代碼電子檔案的審查和跟蹤力度，將影響數據質量的各項指標落實到崗位，考核到個人。

第三，注重消除和減少產生質量問題的原因，即進行預防性管理。電子檔案管理的重點要從“事后檢查”轉移到“事前預防”上來，要以預防為主。現在我省代碼電子檔案形成是由多部門、多人共同完成，只有使不同部門、不同工作人員按照相關文件的規定，嚴格執行工作程序，電子檔案的質量才能有保證。

第四，質量管理是提高服務質量的保證。質量管理是標準貫徹實施的活動，是一種標準化管理。標準是進行質量管理的依據，又是評價和衡量工作質量的尺度，工作質量水平是由標準和執行標準的狀況決定的，各項工作質量總和決定著服務質量水平，只有嚴格執行電子檔案采集、上報、接收、審核、保管、利用等各項技術標準，才能不斷提高代碼電子檔案工作質量，服務質量也就有了一定程度的保證。

3 代碼電子檔案質量持續改進促進服務功能拓展

管理觀念持續改進是服務功能拓展基礎，電子檔案數據質量持續改進是服務功能拓展保證、持續改進信息共享渠道，消除“信息孤島”現象，使代碼電子檔案數據庫資源能夠有效利用是服務功能拓展的目的。

（1）拓展服務理念，強化服務功能。在服務對象上既要繼續為政府電子政務服務，又要為人民群眾服務，既要為國有大型集團服務又要為微型企業服務。在服務內容上既要為規范經濟行為、誠信遼寧體系建設服務，又要做好為政府宏觀決策、產業結構調整、協調監管機制、形成應急預案等提供基礎信息服務，不繼提升代碼電子檔案在服務遼寧經濟發展中的作用。

（2）深化應用，創新服務。代碼管理機構通過代碼工作流程的持續改進，可以獲得高質量的數據和服務，代碼管理機構只有通過代碼工作流程的持續改進才能提高數據采集、錄入、查詢和追溯單位基礎信息的準確性、完整性、規范性、時效性。在保證電子檔案數據質量基礎上對電子檔案數據進行深度挖掘，提煉出有價值的信息，把電子檔案用活，讓電子檔案升值，拓展代碼數據的應用領域，使代碼電子檔案數據庫數據從靜態展示到動態走勢，不僅從機構類型、行業屬性、隸屬關系、地域分布、法人代表等條件進行統計分析，還要了解本地區的社會經濟結構并與其他城市進行對比研究，實現基礎信息的共享和比對，并基于相關的合理預測，及時發布統計分析報告，為遼寧經濟社會發展和轉方式、調結構提供高質量、有價值的分析預測，真正實現由封閉式服務向開放式服務。與此同時，代碼電子檔案作為公共信息服務的一部分，要努力提供一站式服務，做到信息惠民利企，實現業務互聯互通，構建新常態代碼工作新秩序，最大限度地滿足人民群眾需求。

（3）利用信息平臺，提供資源共享服務。通過共享平臺全面推廣應用，最大限度發揮電子檔案數據庫資源優勢。充分利用已有的遼寧組織機構代碼質量信用查詢平臺與遼寧省“三證合一”綜合登記業務系統，推進代碼電子檔案信息資源共享，開展遠程利用。代碼電子檔案數據的數字化和網絡化使代碼電子檔案數據不受時間、地點、空間的限制成為可能，使用者能及時、準確地查閱和使用相關信息。網絡經濟和電子商務的迅速發展將企業、國家、市場更加緊密地結合在一起，改變了組織機構經濟活動方式，我們要適應經濟發展方式變化，探索在新經濟模式下的發展空間，這樣既能發揮出代碼電子檔案覆蓋面廣的特點，又拓展代碼檔案的服務范圍。同時，要嚴格執行檔案信息公開發布保密審查制度，確保公開的電子檔案信息不涉及國家秘密和個人隱私。總之，代碼電子檔案的服務工作要跟上時代的發展，就必須拓展代碼信息服務功能，創新服務方式，充分發揮代碼電子檔案數據庫資源的優勢，以達到資源有效利用最大化。

作者簡介

李宏波，工程師，主要從事組織機構代碼工作。

（責任編輯：張曉明）