高職電子檔案管理工作現(xiàn)狀及改善分析

【摘要】 電子檔案在各大高職院校的應(yīng)用和普及，極大地提高了檔案管理工作的效率和水平，但是仍然存在著一些問(wèn)題阻礙了其進(jìn)一步發(fā)展。本文簡(jiǎn)單的分析了高職院校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀并針對(duì)這種現(xiàn)狀提出了幾點(diǎn)改善措施。

【關(guān)鍵詞】 高職院校 電子檔案 現(xiàn)狀 措施

一、高職院校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠，規(guī)章制度有待完善

由于許多高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對(duì)電子檔案的管理，相關(guān)的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門(mén)兼職檔案，導(dǎo)致他們對(duì)電子檔案有較差的歸檔意識(shí)，相應(yīng)的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對(duì)待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無(wú)法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開(kāi)展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導(dǎo)致從院校各部門(mén)移交來(lái)的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對(duì)后續(xù)相關(guān)工作的順利進(jìn)行造成了一定程度的影響，形成一個(gè)惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。

1.2安全性和實(shí)用性存在很大的威脅

作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸?shù)模浅５姆奖愫涂旖荨５撬嬖谥容^大的安全隱患，因?yàn)樗鼘?duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無(wú)法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時(shí)，電子檔案的儲(chǔ)存載體都是一些化學(xué)磁性材料，如磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復(fù)。如果電子檔案的儲(chǔ)存載體出現(xiàn)了問(wèn)題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。

電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時(shí)，其實(shí)用性削弱的問(wèn)題也越來(lái)越突出。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行之間的矛盾逐漸加深，從而導(dǎo)致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案的管理，自然就會(huì)往其中投入經(jīng)費(fèi)和技術(shù)支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開(kāi)發(fā)；而有的院校領(lǐng)導(dǎo)忽視電子檔案的管理，那么就會(huì)直接導(dǎo)致相關(guān)技術(shù)低下。這種技術(shù)水平之間的差異加大了各個(gè)院校電子檔案整合管理的難度，無(wú)法實(shí)現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個(gè)院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴(yán)重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會(huì)出現(xiàn)信息資源重復(fù)存檔的現(xiàn)象。同時(shí)這種獨(dú)立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿足使用者的社會(huì)需求，因?yàn)楦呗氃盒５耐瑢W(xué)們?cè)趨⒓痈鞣N社會(huì)活動(dòng)時(shí)，如就業(yè)、考研、出國(guó)留學(xué)等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。

二、改善高職院校電子檔案工作的措施

2.1加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，完善規(guī)章制度

加大對(duì)電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領(lǐng)導(dǎo)、下至員工都對(duì)電子檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，從而根據(jù)自身的實(shí)際情況以及發(fā)展需求完善相關(guān)的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學(xué)校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，嚴(yán)肅對(duì)待電子檔案管理工作，保證其權(quán)威性，讓管理人眼嚴(yán)格按照相關(guān)程序來(lái)進(jìn)行電子檔案管理工作。同時(shí)可建立一些合適的激勵(lì)機(jī)制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時(shí)有據(jù)可依，有條不紊的開(kāi)展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。

2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實(shí)用性

對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們?cè)獾綋p壞，同時(shí)做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對(duì)這些載體進(jìn)行抽查和檢驗(yàn)，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時(shí)代潮流，不斷更新儲(chǔ)存技術(shù)，同時(shí)建立計(jì)算機(jī)安全防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)密管理工作人員對(duì)密碼和口令的設(shè)置與權(quán)限，從而提高電子檔案的真實(shí)和安全指數(shù)。各大院校應(yīng)樹(shù)立溝通、交流和資源共享的觀念，對(duì)封閉式的管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)連接的基礎(chǔ)上，架設(shè)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫(kù)全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)軟件的開(kāi)發(fā)，以便構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)、加密技術(shù)以及安全技術(shù)等。教育部門(mén)也應(yīng)重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達(dá)指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機(jī)構(gòu)，從而促進(jìn)高校間電子檔案的整合管理，同時(shí)讓具有檔案專業(yè)的高職院校在進(jìn)行檔案培訓(xùn)的同時(shí)，還具有召開(kāi)和承辦院校檔案會(huì)議的權(quán)利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強(qiáng)院校之間的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。

三結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理工作對(duì)院校師生參加各種社會(huì)活動(dòng)以及該院校以后的發(fā)展都有著重要的影響。因此高校一定要重視電子檔案管理工作，做好電子檔案儲(chǔ)存載體的保護(hù)和安全工作，同時(shí)加大技術(shù)研發(fā)力度，提高各院校之間電子檔案整合管理的程度，從而實(shí)現(xiàn)資源交流與共享，加強(qiáng)電子檔案社會(huì)服務(wù)功能。