芻議如何提升人事檔案管理效能

摘 要：人事檔案主要記錄以及反饋工作者的個人發展情況，它關乎到廣大群眾的切實權益。通過查閱檔案，我們能夠得知員工的工作情況，能夠澄清問題，正確使用人才，同時還能夠幫助我們更好的制定發展規劃。文章具體的分析了當前檔案管理工作面對的問題以及處理方法等。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；管理效能

1 檔案管理過程中面對的問題

1.1 工作者的思想意識薄弱，素養不高

通過分析我們發現，目前我們國家的很多機構對于檔案管理工作還沒有形成正確的認知，他們覺得單位的發展和檔案管理之間沒有必然的聯系，管理工作僅僅是一種形式化的內容，沒有將其落實好，經常應付。正是因為缺少管理意識，所以很多單位在規劃該項管控工作的時候非常隨意，安排一些非專業的人員或是那些馬上要離退的工作者開展該項工作，此時就會導致員工的流動性變高，導致檔案工作無法很好的進行。

1.2 制度欠缺

不論是何種性質的活動，要想使其開展有序，就要制定合理的制度，檔案管理工作也不例外，要想獲取穩定發展，就必須制定對應的管控條例。但是通過分析我們發現，如今我們國家的許多單位都沒有設置對應的管控制度。而單位出現的很多負面問題都是由于制度欠缺導致的。假如想提升檔案的管控效能，首先要做的就是完善制度，制定合理的管控體系。

1.3 措施不先進

我們國家的很多單位在開展檔案管控工作的時候，使用的都是一些不先進的措施，很顯然這就導致了效率不高，而且對應的資料得不到更新，干擾到管控效能的發揮。除此之外，還有一些單位根本沒有設置對應的督查組織，這就導致了人力工作無法正常開展。

2 提升人事檔案管理效能的具體措施

2.1 積極搜集材料

在開展材料收集工作的時候，必須依照有關的法規條例開展。具體來講，要收集的內容很多，比如工作者的業績以及基本情況等等。同時對于那些關乎到個體利益的合約等資料也應該收集，對社會發展需求的材料要不斷的補充完善，這樣在保證人事信息多元化的同時，保證了其內容不斷的豐富，資料收集更加完整。

2.2 積極開展鑒定活動

當我們開展檔案管理活動的時候，經常忽略鑒定工作的存在意義，很顯然這是不正確的。為了避免問題發生，我們就要積極的開展鑒定工作，提升無頭檔案等的處理效率，對于那些沒有意義的資料要去除，同時還要優化檔案內容，切實提升管理能力。

2.3 做好保管活動

當我們開展檔案保管活動的時候，應該朝著現代化方向發展。當前的保管類型劃分無法精準的反饋出人才流動狀態，所以，我們必須要明確具體要素，對于那些不能夠合理歸置的材料必須統一存放，保證移交相關部門的準確性和效率，對新部門、新體制的建立等都要有一定的積極促進作用。

2.4 加強檔案傳遞

當我們管控檔案的時候，必須要認真控制其轉入和轉出有關的憑證資料，確保管控工作者的素養較高，對及時補救錯漏等要創造好的條件。

2.5 利用人事檔案，發揮作用

人事檔案工作的全局工作中，對其利用有很大的影響，相關的人事干部等要根據當前社會新形勢的發展，對認識檔案的作用進行發揮，對其利用的范圍進行擴大，對利用手續進行簡化，對利用的限制進行放松，對人事檔案管理工作的新形式進行不斷探索、潛心研究，保證能夠多視角、多途徑地保證為社會提供更加豐富的人才信息，保證能夠為我國事業單位的具體改革等做出自己的貢獻。

2.6 加強人事檔案管理監督工作

監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用，又能保證檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。做好利用監督還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，經常分析使用人的狀態以及使用情況，勤于查閱被使用的資料。應該利用人離開以前的時候，認真查閱被其使用過的資料以及檔案等，如果在查閱的時候發現了問題，要在第一時間處理，而且在資料上備注。如果出現了檔案嚴重受損之類的問題，要盡快告知相關負責人，這樣就能夠便于我們盡快處理，避免問題繼續嚴重。

2.7 加大人事檔案管理信息化與網絡化建設的投資

如果希望檔案管控活動朝著網絡化方向發展，我們要做的還有很多，比如要確保思想基礎正確，而且還要保證物質條件充足，只有將兩個層面的工作都開展到位，才可以確保我們的信息化發展目標能夠實現。具體來講，檔案管控單位必須積極研究融資措施，而且要分析單位的實際情形，合理的利用科研成就，積極開闊人事檔案管理互聯網領域當中新的經濟增長點。除了上述以外，作為檔案的管控組織，還必須認真發掘單位本身的高技術水平的信息工作者，目的是為了讓他們投入到檔案信息化管控工作之中，把他們的能力合理的發揮出來。此時，我們不但能夠提升信息化系統的建設速率，最主要的是能夠節省資金，提升效率，可以說是一箭雙雕。

2.8 優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性

當我們開展檔案管理工作的時候，對于那些不能夠和時代發展狀態保持一致，無法融入到新環境之中的法規條例，必須合理的改進，確保這些新的規章條例能夠被很好的應用到當前的管控工作之中，能夠和時代的發展步調保持一致，確保人事檔案管理制度更加的合理科學，逐漸朝著制度化和法律化的方向轉變，對檔案材料的登記制度、傳遞等制度監理和完善，實現動態的管理和考核，對遺漏丟失的材料要及時的進行查找補救，運用現代科技和信息技術，保證檔案材料的完整。

2.9 做好人事檔案材料的管理

為了使人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，要把員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按人事檔案工作有關規定，按照統一標準進行整理裝訂。人事檔案管理人員必須具有良好的職業道德和工作責任心，及時收集與人事檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

通過上文的分析，我們發現，要想提升檔案管理的功效，確保管控工作能夠發揮出它的存在意義以及價值，就要強化管理意識，確保其能夠和時代的發展步調保持一致，和經濟發展規定相協調，同時還要積極的培訓管控工作者，而且在日常開展管理活動的時候，必須合理的運用電腦等新技術，切實提升工作者的管控能力，增加單位的競爭能力。

參考文獻

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