辦公自動化系統在實際操作中的利弊之我見

摘 要：辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為OA。以前的辦公模式，簡單、呆板、缺少相互之間的信息傳遞和相應的工作流程環節，各部門及人員之間難以實現信息的共享，從而根本無法體現部門及人員之間的高效率協作，而信息網絡平臺則有效的改進了以上的絕大部分缺憾。辦公自動化OA系統是近年來隨著計算機科學發展以及辦公實際狀況而提出的新概念。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，即采用網絡化的、大規模的信息處理系統來實現各類文件及信息的上傳下達，從而在真正意義上實現辦公“自動化”，信息“共享化”。

關鍵詞：傳統辦公模式；OA自動化系統；網絡

十九世紀初，計算機的誕生開創了人類社會的信息化道路。經過三、四個階段的發展與完善，極大的促進了人類社會的進步和繁榮。我們這里講的計算機辦公系統的開發與應用，是在各部委辦局、企事業單位的信息、文件交換及傳遞過程中，采用Internet/Intranet技術，合理運用工作流的概念，以電腦為中心，充分利用網絡在線等各項先進的通信技術，將原本單一、低效、沉冗的辦公模式轉型至全面、高效、迅速的模式中，從而在為領導決策提供真實有效的信息中起到至關重要的作用，同時也一定程度上提高了各部門單位的行政效率。這種由人與技術設備構成的服務于某種辦公的目的的人機信息處理系統，我們稱之為辦公自動化（OA：OFFICE AUTOMATION），通俗地也稱之為無紙化辦公。辦公自動化系統應該以系統實用、可靠、先進為原則，構造單位通信平臺，建立業務流程自動化、圖文傳遞電子化和文檔一體化等以信息流轉為核心的辦公自動化系統。

1 OA系統在機關辦公中的重要性

辦公，就是對文件的制作、修改、傳遞、簽發、歸檔、銷毀等一系列過程的一個總稱。常年來，人們對紙質文件為中心的傳統辦公方式習以為常。但是，進入信息時代以后，這種傳統的工作方式和管理方式的弊病日益凸顯，并不斷受到先進技能的沖擊。故以建立科學性、高效性工作方式不僅順應信息時代的要求，也讓人們從繁鎖的手工勞動中解脫出來。辦公自動化系統也就應運而生。

1.1 傳統辦公模式

多年來，一個文件的出臺必將經過文件起草、部門領導審核、秘書審核、單位領導簽發，從文件起草到文件出稿至少需要3-4個工作日。期間還包括擬稿人核稿、相關單位會簽（相關處室會簽）、領導簽發（其他單位領導簽核）、編發文號、正式文成稿校對、正式成文發送。時間跨度長、內容完整性差不說，紙質稿件經過多人之手，丟失遺漏也時有發生。辦公室文書將擬稿打印、清稿打印、文件成文打印集于一身，從文件起草到文件出稿至少需要3-4個工作日。發文這一流程對于辦公室文書來說擔負著比較重要的角色，從擬稿到成文的文字打印工作全都由一人完成，還包括文件排版及紅頭文件的套發，工作量之大可想而知。

1.2 自動化辦公模式

啟用辦公自動化（以下簡稱OA）后，從擬稿、審核、簽發、成文均實現了無紙化，不僅節省了時間，還提高了效率。流程圖如下：

此流程不僅縮短了文件在途流轉的時間，由原來的3-4個工作日縮短至1天可以全部完成所有的流程。而且，文件在OA系統的運行期間，可以同時發送給多個人同時在線辦理及審閱，也可在同一文件同一時間查詢到與此文件相關聯的一系列的政策文件，為領導的決策提供了可靠及時的信息。同時，文件的保存及歸檔統一電子化，簡單快捷安全。由此而見，利用先進的電子政務平臺與管理系統能充分實現單位各處室的各項資源信息化，采用OA辦公自動化系統，進而提高公文流轉速度和縮短行政審批、決策時間并實現了資源共享。隨著計算機網絡、通訊技術和多媒體技術的迅速發展和廣泛應用，辦公自動化成為了辦公方式發展的必然趨勢，亦充分體現了住處網絡平臺在機關辦公中的重要性。

2 OA系統在實際操作中的利弊

在實際操作中，OA系統主要由幾個模塊組成：公文管理、政務信息、信息資產管理、個人辦公、電子郵件。公文管理模塊下分收文與發文，現以發文流轉為例。

2.1 實際操作中的利

傳統辦公模式，在公文發文流轉過程中缺少重要的信息傳遞和工作流程環節，各部門之間難以實現信息共享和集成（比如在文件中要引用其他部門或處室的信息數據），從而無法提高工作效率和工作協作。這就勢必出現以下幾個問題：一是文件仍以紙質形式進行流轉，人多手雜，容易出現遺漏及丟失；二是在政策及信息的上傳下達及橫向傳遞中，無法實現協同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程各管一攤，互相分離。

自動化OA系統，在公文流轉過程中，則充分地實現了自動化，解決了傳統辦公模式中存在的問題，各部門之間通過辦文平臺，直接將各類文稿提交到辦理人的用戶名下，避免了在以往傳遞過程中出現的遺漏及丟失現象。同時，在各類公文辦理的過程中，能將自己需要及有用的信息和文件及時調閱、查詢，甚至能夠將文件長期保存。這就充分體現了信息量豐富、更新便捷及資源共享的特點。

2.2 實際操作中的弊

OA系統在發文的管理模塊下，還存在以下幾個缺陷。

（1）文圖表合一。為了給領導決策提供更扎實、有效的信息，我們往往會在文章中使用圖表、數字等方式，用來結合文字給予更有力的說明。但在OA系統的實際操作中，文件套紅及使用模板，系統往往是使用的第三方平臺來進行，這就會間接導致圖表和文件內容的不兼容，出現漏套，甚至文字丟失的情況。

（2）Word、Excel互不兼容。表格與文字的轉換在平時應用中非常重要，在Microsoft Office的系統中能輕易實現，甚至可將文字轉化為圖表及各式表格形式，然而在OA系統的實際操作中，卻很難將此統一及轉換，由此就無法在正式文件中體現出更直接有效的內容。

3 結束語

辦公自動化OA系統是現代化的管理手段與先進的計算機技術結合，構筑團體同辦公的網絡工作環境，在其支持下完成日常辦公管理、用戶管理、文檔管理等等，實現辦公自動化。同時達到最大程序的信息共享，從而全面提高行政部門的運行和辦公效率，達到規范化、高效化的管理要求。但如何將辦公自動化尚未開發及目前無法實現的功能進一步的開發利用，則有待于我們共同努力研究探討。