新時期醫院文書檔案保管期限的確定及管理對策解析

曾霞

摘 要：文書檔案是指機關、事業單位在行政管理中所產生的，由文書轉化來的一部分檔案的統稱。醫院作為我國醫療機構，社會的發展對檔案文書管理期限也提出了新的要求。以此，分析了檔案文書管理期限的確定及管理對策，以供參考。

關鍵詞：醫院文書；保管期限；規章制度；管理對策

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.07.049

文書檔案是在一些行政事業單位管理活動中產生的，內容較為廣泛，例如命令、指示、通知、布告和會議記錄等。這些內容在性質上具有共性，所以統稱為文書檔案，對于管理工作具有重要意義。醫院文書檔案是反映醫院發展變化的重要載體，應當予以重視，做好管理工作，并確定其管理期限。只有這樣，才能保證檔案管理的規范性、合法性。

1 醫院文書檔案管理現狀

1.1 檔案數量逐年增加

目前，醫院文書檔案數量呈現上升趨勢，主要由以下幾個方面所致：①醫院根據自身發展的需要，對外交流合作增加。②公共醫療事件增多，近10年來，災害頻發，例如2008年汶川地震、2012年蘆山地震；疾病流行，例如2003年非典等事件的發生。③改革開放以來，國家陸續出臺各類醫療行業規章制度，致使醫院相關文書檔案逐年增加。

1.2 檔案管理亟待完善和規范

目前，除大型綜合醫院有專職檔案人員外，中小型醫院大都由兼職人員管理，檔案收集整理規章制度落實不到位，加之部門相對分散，導致歸檔時期長，往往不能按期歸檔。

由于兼職檔案人員的知識面有限，專業培訓學習相對少，對國家檔案局2009年頒布實行的8號令在理解和執行上還有所欠缺，導致在實際工作中對檔案保管期限的確定不規范。

2 文書檔案保管期限的確定及管理對策

2.1 重視指導性醫療檔案的細分

在醫院的文書檔案中，指導性文件占大多數，應加以細分，這樣才能在停電的情況下，保證所需文件能被及時找到。目前，所有指導性文件主要依靠電腦檢索，但當出現斷電等情況時，無法使用這種檢索方式。因此，應重視對重要文件的分類，保證萬無一失。例如有些大醫院將一些重要文件進行細分，有效提高了檢索效率；一些醫療類文件被細分為三大類，分別為醫政類、藥政類和防疫保健類。如此細分，有效提高了文件檢索效率。

2.2 指導性文件存檔時期不能太長

據國家《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，凡屬于上級機關制發的一些重要文件，需要被定為永久性保存，需要長期保管。醫院作為國家的醫療機構，也屬于重要機關，制訂的一些指導性文件也應當作重要文件進行永久性保存。但就目前的醫療發展現狀來看，這種用永久性保管應改革，這樣才滿足現階段文書檔案保管要求。因為現階段新型醫療器械不斷涌現，醫療技術更是不斷進步，更新速度加快，如果將大量的指導性文件當作重要文件來保管，必然會耗費管理人員很多精力和時間，對醫療工作不利。因此，對于一些普通的醫療糾紛案件，保管時間應為10年。另外，一些醫療鑒定結果、醫療過程記錄等文件，保管時間也應確定為10年，這樣才能使保管具有實際意義。

2.3 合理確定醫療糾紛文件的保管期限

有關醫療糾紛產生的文件主要指的是醫患雙方達成的協議、簽訂結果及一些民事判決書等材料。這類文件由于涉及到醫患雙方，所以，生效期限為20年，保管日期為30年，這樣才能保證訴訟效果。此外，對于在醫療中出現的一些民事判決書，內容通常較為復雜，并具備一定的權威性，所以應永久保管。另外，對于一些未達成協議的醫療糾紛案件，保管期限應確定為10年，例如通過專線投訴、通過主管部門投訴以及通過醫院相關機關投訴的。一些醫療鑒定結果或者一些醫療記錄等文件，保管期限與其他糾紛案件相同。

2.4 合理確定醫院文書類文件的保管期限

中小型醫院通常圍繞醫療業務為主展開工作，因此，相應的文件應注重以我為主。涉及到醫院的全局工作，例如總結計劃、日常工作等，生成的文件應根據重要性確定保管期限，例如具有重要歷史意義的，應定為永久性保管；日常重要文件，保管期限為30年；一般的文件，保管期限為10年。另外，對于一些上級下發的指導性文件，應根據時效性確定保管期限。例如一些需要長期貫徹的，保管時間為10年；一些臨時或者短期的，則不必要歸入檔案庫。

3 結束語

文書檔案管理是醫院管理工作的重要部分，管理期限恰當與否，直接關系到檔案工作管理質量的高低。目前，隨著醫院運營規模不斷擴大，出現的醫患文件數量也隨之增加。為了妥善保管這些文件，需要確定合理的保管期限，提高保管質量。

參考文獻

[1]張冀紅.醫院文書檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地，2012，10（8）：53.

〔編輯：王霞〕

Abstract： Archives refer to the organs， institutions in the administration arising from the instrument to the part of the file referred to the conversion. Chinas medical institutions as hospitals and social development of archives management period instruments also made new demands. In order to analyze and determine management strategies archives document management period for reference.

Key words： hospital instruments； retention period； rules and regulations； management strategies