淺談大數據時代的運政執法檔案管理

陸露

摘 要：隨著云計算、大數據、物聯網的飛速發展，國內各種關于大數據的報道及討論也隨之增多，這也是個各個行業都在努力迎接大數據所帶來的重大挑戰，大數據也已經發展為學界的重大熱點。但其間關于大數據時代下的運政執法檔案管理卻很少，大數據的發展也對企業檔案管理方式提出了更高的要求。因此，分析大數據時代的運政執法檔案管理，對國內運政執法檔案管理水平提升有著很大促進作用。

關鍵詞：大數據時代 運政執法檔案管理 功能作用

中圖分類號：U41 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（c）-0133-02

隨著信息技術水平的快速提升，現代社會早已步入了大數據時代。著眼于大數據于多個行業及領域來講，大數據對經濟和社會與文化等行業的發展有著極大現實意義，其發展前景也是顯而易見的。未來的大數據作用及影響也更加深遠，這也是不容置疑的一個問題，基于存憑、留史、資政、惠民的檔案管理及運用，這也是適逢其時的，為了大數據時代的發展而快速發展。文章分析了大數據時代的運政執法檔案管理，并提出實用性應用策略。

1 大數據時代檔案管理簡述

大數據可謂是在云計算、物聯網之后的IT產業的創新性技術變革。大數據涉及的數據資料及其信息量的規模極大，現在的某些主流軟件系統工具不能合理處理，不能于特定時間內實現擷取及管理和處理，以此幫助企業和政府的經濟決策者獲得有效的資源。大數據其數據體量大，且由TB級升級為PB級別；并且，其數據類型諸多，數據類型格式不同且結構不同；其價值密度偏低，且商業價值高；處理速度快，務必及時獲取所需的信息，這和傳統數據挖掘技術不同。

檔案管理可謂是企業管理的基礎工作，它對企業各項運作以及市場定位和營銷策略等均有著更好的指導性作用，其亦是企業增強內部管理及控制的關鍵基礎。大數據時代下的檔案管理數據眾多。傳統檔案管理不能滿足現代化社會發展要求，且目前的運政執法檔案管理中存在諸多問題，各種類型的數據及多樣儲存格式導致電子文件很難被收集，極易產生信息孤島；再是數據使用方式單一，其間也缺乏多元化使用方式，同時對信息檔案安全控制難度較大。傳統的檔案管理工作不能適應大數據時代的特征，運政方面也應做好檔案管理及檔案管理，以期為新時代下的運政部門服務，這也是運政執法檔案管理工作的重要問題。

2 檔案信息化建設中存在的問題

人類文明是在不斷學習及探索中總結和凝聚出的，檔案可謂是承載人類文明的重要載體，檔案的存在及發展也都是如此。其經歷了多年的發展及普及，人們掌握的電子信息技術也更多，平均水平也更高，不過實現檔案管理的與時俱進，促使其滿足現代化社會發展要求，特別是某些基層單位若想實現此類發展的跨越，也面臨著諸多困難及挑戰，把這些檔案文獻進行信息化管理，可謂是一個極其龐大的工程，這也需要大量人力、物力和時間。處理不同時期的檔案文獻等是十分專業的事情，比如語言的變化，檔案文獻錄入可分為古文、文言文、白話文、民族語言等，將這些內容融進信息化管理中，應具備十分專業且規范的團隊。并且，各地從事檔案管理的資金及人才都偏少，特別是沒有專業性技術人才，而檔案的信息化建設工程非常龐大，其間也沒有充分的資金保證，也沒有更好的人才支撐，使實行起來亦有諸多困難。這也說明搞好檔案信息化建設，應確保其具備充分的人力物力。

3 大數據時代下的運政執法檔案管理策略

3.1 加強經費保障

信息化建設應具備良好的場館，配置良好的電腦，這時則要求具備充分的經費保障。許多基層單位中的專用檔案管理經費不多，很多時候都是捉襟見肘。據相關調查發現，基層單位由于經費不足而相應的軟硬件不足，這時搞好檔案管理信息化建設都是舉步艱難。這時應基于財政投入，設置專門的檔案管理信息化建設專項資金，以此確保檔案管理信息化建設。再是利用對應的規矩，吸納民間的各種資本，使其為檔案管理行業服務，以此確保檔案管理信息建設有序展開，將此作為智庫而應用于民間，這樣也能為運政執法單位或是個人提供服務。

3.2 注重專業人才培養

調查發現，許多基層單位所從事的檔案管理人員素質都參差不齊，很多時候都是老同志從事此類工作。根據傳統檔案管理模式及工作要求，這些人才能勝任此類工作。不過檔案管理信息化構建應更加快捷地實現檔案文獻，充分利用這些資源，但其間沒有專業人才的支撐是不行的。所以，務必注重人才培養工作，若想要獲得更好的效果，其行業內務必大換血。應基于現有的資源進行相應的技能培訓，以此提升從業人員的業務能力，這樣也能促進檔案管理信息化建設的有序開展。應著眼于未來的發展，可引進具備專業技能的人才，將其結合于檔案管理中，以此給此類工作科技查新，是指具有查新業務資質的查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，按照科技查新標準規范進行操作，并做出結論（查新報告）?？萍疾樾碌闹饕糜跒檠芯咳藛T或機構的科研立項的新穎性提供客觀依據，為科技成果的鑒定、評估、驗收、轉化、獎勵等提供客觀依據。它為企業、高校和科研機構提供了高層次、有深度的信息咨詢服務，為科研人員進行研究開發提供可靠而豐富的信息。

1 公共圖書館開展科技查新的優劣勢

長期以來公共圖書館作為圖書館文華事業的指導協調中心，已被群眾視為當地重要的文化中心。目前科技查新工作主要集中在各地高校圖書館和科學情報研究所。但是作為信息社會里的公共服務部門，科學情報傳遞功能是現代圖書館的一個重要職能。

一方面，公共圖書館文獻資源豐富，文獻開發能力強，具備各種大型的文獻數據庫、自建的特色文獻數據庫以及豐富的網絡信息資源；另一方面，在長期的業務工作中，公共圖書館建立有規范的章程，館員在參考咨詢和信息服務方面積累了豐富的經驗，圖書館社會影響力大知名度高，服務輻射力廣泛。公共圖書館的獨特信息中心地位和人才基礎是開展科技查新工作的巨大優勢。

但是在某些方面公共圖書館仍有自身的不足。首先，不少公共圖書館在電子資源建設方面缺少外文數據庫的購買。若開展科技查新，則需要投入大量資金購買相關數據庫，否則無法開展國外查新工作。其次，雖然公共圖書館館員有豐富的工作經驗，但是由于查新員/審核員一般要求有中級/副高以上職稱，熟悉中外文和計算機操作，且相比高校圖書館和科學情報研究所，公共圖書館參加查新培訓較少，人員資質不足。

2 開展科技查新對公共圖書館的積極意義

公共圖書館由于豐富的館藏和全面的信息資料，為開展科技查新工作的提供了良好的先天條件。而開展科技查新工作亦可以促進公共圖書館的業務發展。

（1）開展科技查新有助于拓展公共圖書館業務。圖書館是個綜合各類學科圖書信息的部門，重在廣度深度。開展科技查新，有助于公共圖書館拓寬信息咨詢服務在專業領域的深度和廣度，開發新的業務領域?？萍疾樾率且豁椚碌男畔⒆稍兎?，通過開展該業務，可以向企業社會宣傳和推廣公共圖書館更多的信息服務，也可以拓展服務的外延，把圖書館傳統的借閱服務轉變成多元化的社會化信息服務。重點加深科技領域的研究，加強企業和科研機構的合作，為社會發展貢獻力量，讓企業在有需求時第一時間想到公共圖書館的信息部門。

（2）開展科技查新有助于加強公共圖書館電子資源建設。科技查新包括國內和國外查新。不管哪種查新，都要求有15年以上與查新專業范圍相關的國內外文獻資源或數據庫，有國際聯機檢索系統并已用于開展查新工作，[1]查找和委托項目密切相關和比較相關多全文內容。這就對開展科技查新的公共圖書館的信息資源有著較高的要求。通過建設查新站，公共圖書館不僅可以拓展自己的信息資源，建立網絡資源共享體系，還可以加強軟硬件設配的配備。目前，不少公共圖書館主要缺少外文全文數據庫，共享網絡資源體系不夠健全，開展科技查新，可以完善在此方面較為欠缺的專業數據庫。

3 公共圖書館開展科技查新的路徑

（1）與高校、情報研究所開展合作。此類合作可以分為3種情況。

①針對沒有設立查新站的公共圖書館，可以先與文化系統內部或者沒有查新站的高校進行合作，為其出具在該單位范圍內有效的查新報告。通過不斷地積累任務經驗，提高館員科技查新的工作水平，為日后建立查新站打好基礎。

②一個查新站的建立并不是短期內就能實現的。針對這一的情況，未取得查新資質的公共圖書館可以與有查新資質的高校圖書館和情報研究所進行合作。如天津開發區的泰達圖書館自2006年底就與南開大學圖書館合作，面向濱海新區企業提供科技查新服務；蘇州圖書館也于2013年與蘇州大學圖書館實施了科技查新業務合作。[1]由合作單位牽頭項目，公共圖書館參加過科技查新培訓的、有資質的館員進行檢索分析，形成查新報告，再交由有查新資質的合作單位的審核員進行審核。

③針對已經建立查新站的公共圖書館，亦可以與高校圖書館、情報研究所開展合作，互相交流，在查新任務集中的時間段，可以協作分配，將多余的任務轉給其他任務較少的查新站做。這樣可以統籌規劃，提高工作效率，不耽誤委托人項目的申報評定等。

（2）加強電子資源建設。相比高校圖書館，公共圖書館的電子資源在專業性上會欠佳。故在數據庫建設和購買上，可以適當根據該館開展業務的主要領域，有側重地、適當增加相應學科的數據庫資源。不僅可以充實該館電子資源建設，有助于開展科技查新工作，同時還可以為讀者提供更多的網絡資源。

（3）培養學科館員?？焖侔l展的科學技術帶來新理論、新技術，研究課題也逐步向多元化的跨學科研究方向發展。這些項目知識覆蓋面廣，不容易理解和抓重點，而查新員因為受到自身知識的限制，無法深入理解課題內涵，難以把握課題查新需求。

學科館員是指，擁有豐富的某一學科（專業）或者某些學科領域的知識，能夠組織學科信息資源，專門負責與對口學科進行聯系，為用戶提供主動、有針對性信息服務的圖書館館員。[2]雖然學科館員制度一般應用在高校圖書館，但是作為公共圖書館，其做法有可鑒性。學科館員一方面要有檢索分析文獻信息的圖書情報工作技能；另一方面要熟悉相關學科知識。

4 結語

由于有豐富的館藏資源、專業化信息人員，公共圖書館開展科技查新有著天然的優勢。公共圖書館可以根據自身情況，制定不同的方案開展科技查新工作。總之，在信息化時代下，圖書館應積極探索科技查新，為企業和科研人員提供更好地信息服務。

參考文獻

[1] 教育部辦公廳關于開展第七批教育部部級科技查新工作站申報工作的通知[EB/OL].2014-04-04. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/B09_xxgk/201404/xxgk_167233.html.

[2] 戴婕.公共圖書館開展科技查新工作初探——以蘇州圖書館為例[J].科技情報開發與經濟，2014（20）：108-109.

[3] 謝志耘.咨詢館員、參考館員和學科館員之比較研究——淺，析參考咨詢工作的發展趨勢[J].現代情報，2006（11）：173-174，177.