外貿信函英語語言特點及語篇構建策略

李蓉

【摘 要】外貿信函英語一般有著較為規范的使用方法，是貿易往來交易的重要工具。本文分析了外貿信函英語的語言特點和語篇構建的策略，為外貿商務信函的寫作提供啟示。

【關鍵詞】外貿信函英語 語言特點 語篇構建

1 引言

入世以來，我國與各國之間的貿易往來日益頻繁，商務關系不斷深化。外貿信函是外貿交易雙方進行溝通必不可少的橋梁，它能夠將具體事務通知對方或公眾，要求對方或公眾按照信函中規定的內容進行具體外貿行為。因此，充分了解外貿信函英語的語言特點和語篇構建策略能夠幫助公司樹立良好的形象，避免由于用詞不當和沒有禮貌而損失生意。

2 外貿信函英語的語言特點

外貿信函英語是英語文化的一種特殊語篇，在商務英語信函中，一般對英語的語言特點有著自身獨特的要求。

2.1詞匯特征

2.1.1專業術語

在外貿交易中，有一些專業術語需要熟記并且掌握，一般這類專業術語都是由首字母代替。涉及貿易的價格、運輸、支付與結算，不同的商業術語代表不同的意思。例如：FOB（Free on Board）是運輸術語，指港運船上交貨；B/D （Bank Draft）是金融術語，表示“銀行匯票”，L/C（Letter of Credit）是支付術語，表示“信用證”等。對這些詞匯的了解是寫作外貿英語信函的首要條件，也是貿易雙方明確交易方式的重要憑證。

2.1.2詞匯準確

在外貿英語信函中，因為其專業的商務背景，所以在詞匯選擇上應該了解并選擇一些商務活動時所使用的專門詞匯，即外貿英語詞匯，避免由于過于隨便而導致的意思交流障礙。例如：To our knowledge， their financial standing is sound.“standing”在平常英語中的意思是站立，而在商務英語中是狀況，這樣的意思差別還是很大的。再如：一般在雙方進行貿易要約、承諾或者磋商的過程中，用inquire， offer， bid， counteroffer表示詢盤、發盤、遞盤，用discount， claim， arbitration， draft表示折扣、索賠、仲裁、匯票等。 在信用證操作中，drawer，beneficiary， applicant， issuing bank意為“出票人”“受益人”“申請方”“開證行”，并非“抽屜”“請求者”“發行行”之意等。

2.1.3明了、禮貌

外貿信函英語的語言應該保持“明了（clarity）”與“禮貌（courtesy）”，Bobby曾在《商務交流基礎》中提出過商務英語寫作的“6C”原則，即：正確（Correctness）、簡明（Conciseness）、具體（Concreteness）、文采（Colorfulness）、得體（Considerateness）、連貫（Coherence），這樣的要求在外貿英語寫作中也適用。只有達到這樣的要求，才能準確地表達出商務交流的內容。另外，在詞義色彩方面，應該盡量做到禮貌，即使不能接受，也應該用委婉的語氣表達，避免直接拒絕而引起對方不快。

2.2句式特征

商務英語的句式要與其自身特點相適應，盡量使用陳述句以準確地敘述、解釋和說明在貿易往來中的各個環節，以準確的語句來表達自己的意思觀點，說明事實。除此之外，由于外貿信函寫作必須要遵循禮貌的原則，所以，虛擬句的使用也會比較廣泛，這使得信函的語氣委婉客氣，表達出貿易雙方真誠合作的愿望。

3 外貿信函英語的語篇構建策略

3.1體現出“您”的態度

外貿信函中體現出“您”的態度是指寫作時出發點要強調是站在對方的立場上，這不僅充分地顯示了自己的禮貌，而且拉近了貿易雙方的心理距離，使可能存在的分歧縮小，有利于雙方貿易合作的達成。例如：“We shall give you special offers for orders not less than 5，000 dozen at a time.” 和“You will get special offers from us for orders not less than 5，000 dozen at a time.”雖然表達的意思相同，但是兩者讀起來的感受卻截然不同，第二句能夠使對方感受到自己的誠意和尊重，從而有利于貿易的促成。需要注意的是，體現“您”的態度并不是單純的以第二人稱敘述，需要根據具體的情況做出正確的表述。有時，以“we”開頭的句子也能體現出“您”的態度，例如：Wed like to cooperate with you.

3.2正確地運用銜接詞

在一篇正式的外貿信函中，銜接詞是意思表達條理性的重要工具，因此，需要正確地運用銜接詞來使得文章語意通順。在商務英語中，表達次序的詞有first， second， then， next， after， finally； 表示原因的有since， because， as， for； 表示結果或后果的有therefore， as a result， hence， accordingly， consequently； 表示轉折的有but， yet， however， on the contrary等。除此之外，為了避免誤解，在外貿英語信函中，應該盡量少地使用“it”等代詞，避免行文的模糊和誤解。

3.3圍繞一根主線

外貿英語信函的寫作盡量保持一封信一件事的原則，這樣可以避免由于閱讀上的疏忽而導致的錯漏現象，而且一事一信能夠突出主要內容，禮貌而且一目了然。外貿英語信函一般由三個部分組成：起始、主體和結尾。起始部分緊抓讀者的需求，吸引其注意力，激發其興趣。主體是業務的具體介紹和處理，最后做出希望或承諾。

4 結束語

綜上所述，外貿信函的寫作需要掌握商貿英語的語言特點，根據不同的語境構建合適的語篇，做到意思表達簡潔、明了，措辭恰當、禮貌。只有掌握并且靈活運用外貿信函英語的這些特點，才能實現商貿雙方之間的意思交流，促進雙方的貿易合作，使得雙方之間的交際更加和諧，真正實現商務英語信函在外貿中的交際功能和積極作用。

【參考文獻】

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