如何規范Word文檔以提高辦公效率

鈔小林

【摘要】 將計算機及網絡用于辦公領域，不僅便于資料的儲存、備份、收發，也便于記錄和跟蹤文檔的流轉簽發過程，不規范的文檔處理不僅效率低，而且會導致亂版。本文就文檔排版中易出現的一些不規范處理做了矯正性的闡述，旨在為人們提高辦公效率提供借鑒。

【關鍵詞】 Word文檔 規范 目錄 樣式 頁面設置 分隔符

計算機及網絡辦公憑借其傳輸快捷，便于記錄和跟蹤文檔的流轉簽發過程，以及易于保存、備份、查找等優點已被深入應用到各行各業的各個領域。Word文檔是辦公自動化中運用最多的文檔形式，它的規范化程度在一定程度上嚴重影響著我們的辦公效率。

在Word文檔制作中，常見的不規范行為及矯正方法如下：

1、濫用空格鍵。在文檔制作過程中，我們往往需要將標題等段落居中，或將正文段落首行縮進兩字符，好多人就用反復空格的方法實現標題居中或首行縮進，這種操作方式在后續排版中將可能導致返工或亂版。正確的方式是用段落“居中”對齊的功能設置或“首行縮進兩字符”的功能設置。

2、濫用回車鍵。常見有人在控制段落間距或換頁時利用回車鍵產生相應空間，更有甚者用回車鍵實現段落中的換行操作。要知道Word對段落間距提供了一系列的功能設置，如“段前距”、“段后距”及“行距”，可以通過合適的選項規范設置相應的段落間距。至于換頁應該用插入“分頁符”來實現，而非反復回車。而段落內部的換行是Word系統自動實現的，無需回車控制，要知道回車意味著分段。

3、忽略頁面設置。很多人制作文檔時先急于對文檔內容的創建，之后才設置頁面，這是非常不可取的。如果文檔所用紙型是標準A4紙，頁邊距等要求不高，尚不會造成太大麻煩，但如果文檔打印所用紙型及邊距等與默認設置相差較大，那樣會造成亂版的，從而使整個工作前功盡棄！所以，制作文檔的規范化操作，首先應進行紙型、邊距等頁面設置，然后再進行文檔內容編輯。

4、忽略項目符號及編號的應用。在文檔中出現多條同級標題或條款時，應該使用Word的“項目符號及編號”功能進行設置，這樣做的好處是不管對文檔做怎樣的增刪編輯，編輯后系統會自動重新編號，無須擔心編號不連續或重復情況發生。而實際中用鍵盤輸入編號的情況卻屢見不鮮，這樣文檔增刪操作后還得重新修改編號，易錯且效率低下。

5、忽略樣式的應用。樣式是多種格式設置打包成的一個個集合，樣式一經創建，使用起來非常方便，只要選中一個段落，然后單擊樣式名稱就可以將它包含的所有格式運用到選中的段落。而且它不僅可以在同一篇文檔中多次運用，還可以制作成模板供今后其他文檔制作使用。樣式的使用頻率很大程度上影響到文檔的制作效率，所以只要是多次或大量重復使用的多種格式設置都應該創建樣式，并制作成模板以備后用，而非每次重新設置相應格式。

6、忽略分隔符的應用。人們往往忽略了如“分頁符”及各種分節符及換行符等的使用，這不僅影響了文章的制作效率及規范性，甚至會導致亂版。比如“分節符”的合理使用可以使我們順利地實現分欄、實現不同頁眉頁腳的設置，而不能合理使用分節符使我們根本無法正常進行這些排版。

7、忽略表格操作規范。Word文檔中合理運用表格能提升文檔的可讀性，但是在操作表格時也有一些規范需要注意，否則也容易形成亂版。比如“插入單元格”和“刪除單元格”功能要慎用，規避這種易引起亂版的方法是合理規劃表格結構。在規劃表格結構，計算確定表格的行數、列數時把握住關鍵點：根據表格藍圖計算列數時縱向上凡是存在不能垂直貫穿整個表格的豎線，均應計算為一列。同理，橫向上凡是存在不能貫穿表格的橫線均應計算為一行。

8、頁眉頁腳設置。在頁眉頁腳設置中需要注意兩點：一是插入頁碼，必須用相關功能按鈕插入，而不能以手工輸入的方式；二是不同章節要實現不同的頁眉頁腳設置，必須先按相應章節分節，然后斷掉各節之間的鏈接，方可實現。

9、長文檔排版問題。對長文檔的排版，Word提供了自動產生目錄、自動生成題注及交叉引用等功能，要堅決摒棄手工輸入目錄及題注，引用題注時也要運用Word的“交叉引用”功能，無需手工輸入所引用的題注，這樣會使編輯過程中更新這些內容實現自動化，避免返工。

10、視圖方式的應用。視圖方式是為我們處于不同目的編輯文檔提供方便的，比如編輯較長文檔用大綱視圖或文檔結構圖就很方便，有些人不習慣運用這些視圖方式，總是用鼠標滾動翻閱文檔，耗時耗力。

總結：

綜上所述，在Word文檔的規范化方面，我們需要注意的事項很多，只有綜合靈活地運用好各項功能，才能大大提高工作效率。