數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理探索與實踐

晏愛琴 劉慧萍 趙明 柳青 王軍

摘要：本文分析了數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理的必要性，提出了管理平臺的技術(shù)構(gòu)架，并對數(shù)碼照片檔案的管理方法進行了初步探索，以解決照片檔案收集難、整理煩瑣、利用不便等問題。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理技術(shù)構(gòu)架

數(shù)碼照片檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的，對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的數(shù)碼照片。近年來，隨著數(shù)碼相機利用的普及化，利用方式的多樣化，數(shù)碼照片檔案量越來越大，一定程度上對數(shù)碼照片的收集、歸檔和管理的難度也越來越大。筆者結(jié)合實踐，探索數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理方式，著力解決數(shù)碼照片收集、歸檔和利用不便等問題。

一、數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理的必要性

數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理是指應用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，優(yōu)化照片檔案管理流程，使照片檔案的收集、整理、利用各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)網(wǎng)絡化，以取得檔案管理總目標的最佳效果。它不是簡單地將傳統(tǒng)手工操作復制成計算機操作，而是突破照片檔案收集來源和利用方式時間、空間的局限性，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

（一）解決照片檔案收集困難，需要網(wǎng)絡化的收集模式

數(shù)碼照片廣泛形成于各項業(yè)務活動中，其收集困難體現(xiàn)在：一是隨著數(shù)碼照相機的普及，收集對象更為廣泛；二是大部分照片檔案的產(chǎn)生是不可預計的，檔案管理員無法掌握產(chǎn)生的每張照片，歸檔時容易出現(xiàn)遺漏；三是現(xiàn)有的整理方式較為煩瑣，致使立檔單位歸檔困難。

（二）保證照片檔案的齊全性，需要統(tǒng)一規(guī)范的著錄平臺

一是許多照片檔案非常珍貴，由于背景信息不詳，甚至根本沒有任何文字說明，而無法提供準確的利用；二是面對數(shù)碼照片日趨增多的現(xiàn)實，人為因素給傳統(tǒng)的照片檔案歸檔帶來一定的難度。例如，檔案管理員仍關(guān)注于照片檔案的整理方法，攝影者或者照片擁有者只知道照片內(nèi)容。

（三）確保照片檔案的有效利用，需要科學高效的利用平臺

照片檔案的管理，因受收集渠道不暢、整理不規(guī)范、資源不豐富，利用率不高等因素的影響，一直是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。查找照片的傳統(tǒng)方式，需要先檢索目錄，再在相冊或文件夾中查找相關(guān)照片。這種手工翻找方式，使得利用效率降低，特別是社會對照片檔案的認知度也隨之降低。

二、對照片檔案網(wǎng)絡化管理的探索

（一）數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理平臺的技術(shù)構(gòu)架

1.基礎平臺層設計。管理平臺設計采取基于Web開發(fā)方式，B/S模式構(gòu)架，瀏覽器通過Web Server同數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互。采取數(shù)據(jù)庫與圖片分開，索引目錄存儲到數(shù)據(jù)庫的方式，照片分布式存儲于服務器中，通過存儲路徑與數(shù)據(jù)庫中的索引鏈接相對應，極大地加快了檢索速度。

2.數(shù)據(jù)層設計。考慮到照片索引數(shù)據(jù)和圖片數(shù)據(jù)的存放與流向，共設計出7個數(shù)據(jù)表存放索引數(shù)據(jù)：照片信息表、部門信息表、照片類別信息表、用戶信息表、權(quán)限設置表、查詢項信息保存表、用戶錄入信息表。從照片數(shù)據(jù)的流向來看，普通數(shù)碼照片由歸檔人員篩選后作為待歸檔照片，待歸檔照片由歸檔人員上傳并著錄背景說明后進入預備庫，此時預備庫中的照片還不是檔案，只有系統(tǒng)管理員審核給予檔案號后才能進入正式庫成為真正的檔案。如圖1所示。從照片數(shù)據(jù)的利用來看，查詢界面顯示的是縮略圖，無下載權(quán)限者查看的是帶水印圖，有下載權(quán)限者下載的是原圖，共計三種形式。

3.應用層設計。照片檔案管理平臺一般包括普通訪問者、部門檔案員、檔案館系統(tǒng)管理員。普通訪問者需要了解該平臺有哪些照片，分類瀏覽并查詢在庫照片。由于并沒有確認其身份，只能提供照片檔案的縮略圖、帶水印圖。部門檔案員需要完成本部門照片網(wǎng)絡歸檔和照片檔案的查詢利用。系統(tǒng)管理員一要審核上傳照片入庫、修改已入庫照片的信息、審批下載請求；二要打印照片目錄、統(tǒng)計在庫照片情況與照片下載情況；三要進行系統(tǒng)日志管理、照片類別管理、部門管理、用戶管理等。

（二）數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡化管理的應用

1.面向?qū)ο蠡芾恚浴凹睘閱挝涣⒕恚喕掌瑱n案的整理流程。傳統(tǒng)照片的歸檔，需要判斷照片所揭示的內(nèi)容或?qū)ｎ}，將所有照片按“年度—專題”分類或按“專題—年度”分類組卷建冊或建文件夾，這種方式受人為判斷因素影響較大，很容易導致組卷煩瑣。照片檔案具有不同于文書檔案的特點，張與張之間的聯(lián)系并不是很緊密，每張照片都可以單獨體現(xiàn)其價值。對此，筆者認為可以打破“卷”的概念，破“卷”為“件”，以“件”為單位進行管理。雖然沒有“卷”的概念，但系統(tǒng)自動編制的照片檔案號（年度—歸檔部門代碼—流水號），能夠反映出事件年度和部門。同時設計系統(tǒng)自動編制檔案號，檢驗每張照片檔案號的唯一性，避免手工誤操作、重號，減輕了整理的工作量。

2.建立網(wǎng)絡化歸檔渠道，拓展照片檔案來源。通過網(wǎng)絡化歸檔渠道，數(shù)碼照片可以在活動結(jié)束后即時上傳歸檔，打破了照片歸檔時間、空間的局限性；選擇基于Web的系統(tǒng)設計，通過便捷的歸檔步驟，讓歸檔操作像發(fā)送電子郵件一樣簡單，攝影者或照片擁有者點擊鼠標，按照提示即可完成歸檔，極大地豐富了照片檔案的來源。

3.系統(tǒng)植入照片檔案六要素，減少歸檔煩瑣環(huán)節(jié)，規(guī)范系統(tǒng)著錄內(nèi)容。通過合理的系統(tǒng)設計，將照片檔案的六要素等植入系統(tǒng)，歸檔人員必須填寫六要素后，歸檔程序才能完成。甚至還可以限定某一項的輸入格式、字數(shù)要求或者讓其對照片做類別劃分等，以保證入庫照片的信息完整性。對不同來源的照片檔案，在著錄界面需要按照歸檔要求規(guī)范統(tǒng)一。

4.設立臨時和正式存檔虛擬庫，建立嚴格的審核機制，確保照片檔案的質(zhì)量。為了保證照片檔案的質(zhì)量，在照片檔案系統(tǒng)管理中設立臨時和正式兩個虛擬庫，攝影者或照片擁有者把添加信息的照片上傳到臨時庫中，進入正式庫時必須經(jīng)過嚴格的審核機制，如畫面清晰、主題明確、鏡頭不重復、分辨率高等，系統(tǒng)管理員審核合格后的照片，才能賦予檔案號，作為照片檔案進入正式庫。

5.提供即時、自助、多樣的互聯(lián)網(wǎng)查詢服務，提高照片檔案利用效率。在照片檔案管理系統(tǒng)中，利用者通過自助式、多樣化檢索平臺，按照時間、歸檔單位、圖片類別、關(guān)鍵人物等方式進行單項或多項方式組合檢索。特別是在活動結(jié)束后，攝影者即可將照片通過網(wǎng)絡及時傳入照片檔案庫以提供利用。照片檔案從拍攝到進入利用流通環(huán)節(jié)只需幾分鐘，這在原來的照片檔案管理模式中基本是不可能的。

三、數(shù)碼照片網(wǎng)絡化管理的實踐經(jīng)驗

（一）網(wǎng)絡化管理要兼顧老照片

網(wǎng)絡化管理之前，會存有大量紙質(zhì)老照片，并按專題分類編有相應的檔案號，其編號方法與現(xiàn)在的按件管理有較大差別。如果將所有紙質(zhì)照片全部重新整理并且按新規(guī)則編號，工作量較大且查找紙制照片不方便。網(wǎng)絡化管理能夠兼顧以前歸檔的紙質(zhì)照片，保留原檔案號不變，掃描后將原檔案號作為電子照片的文件名，然后在系統(tǒng)中設置兩種管理員審核照片的方式，對由紙質(zhì)照片數(shù)字化而來的電子照片，按照老照片的審核方式，將上傳電子照片的文件名作為審核后的檔案號，保證系統(tǒng)中的照片檔案號與原紙質(zhì)照片上編寫的檔案號保持一致；對新歸檔上傳的照片，則按照新照片的審核方式，即“年度-部門-流水號”賦予檔案號存于庫中。

（二）建立照片歸檔常態(tài)化的機制

歸檔部門要完成大量照片的歸檔工作，著錄齊全的照片背景信息很重要。將歸檔時間由傳統(tǒng)的年底歸檔調(diào)整為活動結(jié)束后30個工作日內(nèi)歸檔，建立即時歸檔的機制。同時，檔案部門通過每周信息或工作簡報方式，了解歸檔部門發(fā)生的重大事件，按照內(nèi)容向相關(guān)部門及時提出歸檔要求。

（三）照片審核需重點關(guān)注六要素的錄入

照片檔案網(wǎng)絡化管理中，利用者經(jīng)常會提出“檢索與某關(guān)鍵人物相關(guān)的所有照片”這樣的需求。這就需要檔案管理員在審核通過網(wǎng)絡提交的照片時，要重點查看其六要素是否填寫齊全。若信息不齊全，必須提醒歸檔人員補齊且審核通過后，才能進入到正式的照片檔案庫中。