NoteExpress在撰寫文章綜述時的技巧解析

劉麗梅　周毅　蘇曉宏　畢開圓

摘要：介紹文獻管理軟件NoteExpress（NE）在撰寫文章綜述時的技巧。文件夾信息統計功能可以系統地為使用者提供分析統計信息；引文自動調整順序、快速格式化功能使得參考文獻管理高效省時；遷移數據庫功能方便研究者在更換工作地點的情況下順利接續研究工作。

關鍵詞：NoteExpress文獻綜述文件夾信息統計引文格式化遷移數據庫技巧

一、NoteExpress出現背景及簡介

高校師生及其他人員在工作和學習過程中往往需要撰寫文章的綜述，文獻管理軟件對于使用word撰寫綜述十分有用。國外知名的文獻管理軟件有EndNote、Refworks等等；國內以NoteExpres（NE）為代表。

NoteExpress的優越性在于可以很好的兼容中英文，支持常見的中英文數據庫如CNKI、萬方、維普、ProQuest以及Wiley，等等。目前關于NoteExpress的文章多集中在分析幾種常見文獻管理軟件的優劣，介紹NE的功能使用，將NE應用到具體案例中，以及對NoteExpress的評析及展望。本文將以撰寫“高校新圖書館建設中的信息技術應用研究”為例，探究其在撰寫文章綜述時的技巧。

二、NoteExpress使用及其在撰寫文獻綜述時的技巧

NE可以嵌入到Word中使用。下載NE軟件并安裝，打開或者重啟word就會發現word工具欄上多了NE工具條。如果沒有該插件，可以點擊NE菜單“工具”下面的“選項”，在擴展中利用“安裝”和“卸載”兩個按鈕修正。

首先需要收集相關資料。文獻、書籍等條目在NE中稱為題錄，NE以題錄為核心進行管理。在NE中建立“圖書館信息技術”數據庫，并添加自己需要的題錄。NE提供了四種導入題錄的方式：（1）在線檢索導入或內嵌瀏覽器檢索導入；（2）過濾器導入；（3）手工錄入，多用于完善個別題錄；（4）全文導入，針對已經下載了大量全文的用戶。

構建好數據庫之后，使用NE對題錄進行管理，如查找重復題錄、為題錄添加附件、全文下載、題錄排序等等。下面重點闡述NE如何為撰寫文章綜述服務。

1.統計題錄信息

撰寫NoteExpress綜述，需要對以往的研究做一個系統的歸納總結。NE的“文件夾信息統計”功能可以系統地為我們提供統計數據。

首先選中要統計的題錄所在文件夾，右擊選擇“文件夾信息統計”，選定某字段點擊“統計”便會出現所需統計數據，雙擊某條目可以查看其中的題錄。NE中題錄列表頭字段及其顯示順序可以自定義。

構建數據庫過程中不可避免地會造成題錄重復，這些重復題錄不僅會增加我們的閱讀量、浪費數據庫空間，還會導致統計結果不準確，為此NE提供查找重復題錄功能。點擊NE菜單項“檢索”—“查找重復題錄”，設置待查重文件夾、查重依據的字段等等。

2.標簽及優先級

撰寫綜述需要閱讀大量的文獻，NE提供多種方式方便用戶管理這些文獻。除了支持樹狀結構文件夾管理題錄之外，NE還支持單獨為題錄設置星標與優先級。有3種方式可供選擇：（1）設置星標；（2）設置優先級；（3）設置標簽，NE左下角“標簽云”處可以看到已定義的“標簽”，點擊某一標簽可以看到該標簽中的題錄。兩者結合起來使我們可以更加靈活地管理題錄。標簽是題錄的一個字段，因此可以像其他字段一樣顯示在題錄處，可以通過“自定義表頭”功能實現。

3.全文與題錄相關聯

題錄僅僅為我們提供了作者、期刊、摘要等基本信息，多數情況下還需要進一步閱讀全文。在NE中，全文是以“附件”形式關聯到題錄。前面介紹的4種題錄導入方式，只有“全文導入”是題錄和全文同時添加，其它3種方式則需要通過“添加附件”或者“下載全文”的方式為題錄添加全文。

4.筆記功能

有了全文數據庫，閱讀過程中可以使用NE自帶的筆記隨時記錄心得、思路和靈感等。NE筆記支持文字、圖片、公式等，它可以關聯到題錄，加強了思路與文獻的關聯性，在撰寫文章時可插入到word中。

5.快捷插入引文、引文管理

撰寫文章綜述往往需要引用大量的引文，插入引文正是NE的核心功能。NE為引文管理提供一系列操作，如編輯引文、刪除引文、引文快速定位等。

在撰寫綜述過程中，有時會遇到需要調整引文順序，手工一篇篇修改既耗時又十分容易出錯。使用NE管理word引文，可以直接在word中調整引文順序角標，文末參考文獻會自動隨之調整；同理，刪除某引文時、或向文章中間插入引文時，引文會自動調整，文末參考文獻也會相應調整。這項功能為撰寫綜述者提供了很大的便利。

6.引文格式化

文章寫好后，確定要投稿的期刊，接下來就要按照期刊要求修改格式。點擊word中NE工具欄“格式化”按鈕，在彈出的“格式化對話框”中點擊“選擇輸出樣式”下拉菜單并選擇所需的期刊格式，若沒有所需樣式，可以點擊“瀏覽”按鈕進行選擇，“引文色彩”可以選擇醒目的顏色方便引文管理，之后點擊“確定”，此時文末引文已經是新格式了。

文章投出之前，需要“清除域代碼”，點擊word中NE工具欄“去除格式化”按鈕——“清除域代碼”——“確定”即可。但要注意做好備份，以備日后修改之用。

7.方便遷移數據庫

比如，想在另一臺電腦打開自己的個人數據庫，此時只需把原來創建的數據庫文件拷貝出來，注意拷貝的時候要把個人數據庫***.nel文件和附件文件夾***.Attachements一同拷貝，該文件存放的是對應題錄的附件。附件文件夾的位置可在NE菜單欄“工具”——“選項”——“附件”中查看。

有用戶反映向NE數據庫添加附件時，文獻被移動了且不知去向。其實，最開始建立數據庫時NE就提供設置“當向該數據庫添加附件時”采取哪種方式處理該附件：“復制文件到附件文件夾”“移動文件到附件文件夾”或者“不執行文件復制或移動”。當選擇第二項時就會出現文件從原存放位置移動到附件文件夾的情況。此設置后期可以通過NE菜單欄“工具”——“選項”——“附件”中修改或查看。注意當同時管理幾個數據庫時，每個數據庫是單獨設置此選項的。

三、總結

綜上，使用NE在撰寫文獻綜述或綜述性文章時有很多技巧，善加利用可以使我們的工作或學習更加高效。雖然NE也有需要改進的地方，如“表頭自定義”時“被引用次數”無法實現自動更新；導入已有文件時，題錄自動更新有時不準確，等等。但是，NE仍不失為我們文獻管理和文章撰寫的好助手。

參考文獻：

[1]謝奇，李立立，關中玉.NoteExpress——中文科技文獻管理的絕佳助手[J].科技文獻信息管理，2007，（03）：18-21.

[2]鄧智心.基于文獻管理軟件NoteExpress的文獻計量學研究的探討[J].現代情報，2013，（02）：101-104.