高校辦公室職能管理藝術初探

朱偉 牛忠國 吳志發

作為高校綜合管理部門的辦公室，在高校發展中起著舉足輕重的地位。但是，目前高校辦公室工作中依然還存在著很多問題和矛盾。如何把握好問題關鍵、解決矛盾以及加強辦公室職能管理建設是目前高校辦公室所面臨的問題。

一、高校辦公室的基本職能

（一）綜合職能

在基本職能中，綜合職能是首要的職能。高校辦公室在高校管理系統中處于樞紐的地位，是高校管理機制中最重要的一個部分。因此，辦公室的各個方面的多種職能決定了其職能的綜合性。

（二）協調職能

辦公室作為高校管理系統中的中樞，需要經常協調各級各部門之間的關系。因此，有大部分時間，辦公室的工作都是在協調工作，如會議協調、文件協調、領導事務協調、高校政策決定落實的協調等等。

（三）參謀職能

高校辦公室的另一個重要的職能是參謀職能，為校領導管理層制定決策提供服務，起到智囊團的作用。因此，高校辦公室的人員需要具備超前思考、全面思考的素質，積極搜集信息資料，學習上級文件精神，在參考學校實際情況的基礎之上提出預案以輔助領導作出決策。

（四）服務職能

服務職能也是辦公室主要工作內容之一，具體服務內容有文件收發、會議組織安排、校內外工作聯系、公關接待、校內外車輛管理、信訪工作等。面對這些任務繁雜的服務工作，辦公室人員要時刻保持清醒的頭腦，分清主次，從院系的大局出發，認真負責，貫徹落實領導傳達的工作要求，力爭使服務全方位、立體化。

（五）監督職能

監督職能就是協助校領導對學校各個部門對學校決策完成情況進行監督和檢查。辦公室的監督職能的工作內容具體來說有以下幾種：上級重要文件落實情況、領導布置的重點工作、重要會議中作出的決策落實情況等。在執行監督職能的過程中，辦公室要掌控好工作進度，監督各級部門工作落實情況，及時發現問題并匯報處理，全面收集信息，將問題及時反映給領導，以便作出工作調整。

二、充分發揮高校辦公室職能作用的有效途徑

（一）提高辦公室隊伍建設

高校辦公室工作效率和質量的高低受工作人員的素質影響。為此，應該加強辦公室工作人員隊伍建設。具體來說辦公室工作人員應該具備以下素質：（1）思想道德修養，辦公室是政治性很強的地方。因此，辦公室的員工應該注重加強自身思想政治教育，強化政治覺悟，在行動上與黨保持一致性，自覺擁護黨的方針政策。（2）科學文化素養，高校作為科研和教學的環境，如果辦公室工作人員沒有較高的科學文化素質，很難有能力勝任高層次、高質量的服務。（3）業務素質，由于高校辦公室具有很強的綜合性，其涉及面很廣，因此，辦公室工作人員在掌握基本的工作所需知識外，還應該拓展政治、文學、歷史等方面的內容，勤于思考，善于總結以應對復雜的工作內容。

（二）管理工作制度化、科學化

制度化是指建立有效可行的規章制度，將辦事流程、工作行為等條例化，規范行為準則，使辦事時有章可循，實現科學化管理辦公室。目前辦公室的規章制度中需要健全的是：（1）崗位責任制，使每個崗位都擁有一定的責任和權力，量化考核，堅持以事定崗，依據崗位需求選定負責人，提高辦事效率。（2）接待制度，辦公室對外是學校的“窗口”，因此，應該增強工作人員的服務意識，對外接待工作中做到禮貌熱情，同時還要嚴格執行接待規格和接待費用的標準。

（三）建設辦公室信息網絡管理系統

隨著現代科技的發展，辦公自動化逐漸進入辦公室領域。在高校辦公室中實現辦公自動化需要在兩方面著手，首先是購置和更新辦公設備，推進無紙化辦公，通過科學化、現代化的手段提高工作效率和質量，避免時間、精力以及資源上浪費。其次，要利用好校園網絡，建立完善的辦公室網絡管理系統，實現辦公信息化和自動化。

（四）營造良好的工作環境

良好的和諧的辦公環境能夠提高工作人員的積極性，實施人性化管理能為辦公室工作人員緩解工作壓力，從而提高工作效率。

【參考文獻】

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