電子文件的歸檔與管理探析

王耀彬

摘要：信息時代的到來使信息科學技術不斷的飛速發展，電子文件也逐漸的將傳統的紙質文件替換。同時，當今的社會以及各個行業中的企業管理人員也十分的重視電子檔案的管理工作。本文主要是對電子文件的歸檔與管理進行探析，研究了如何更有效的進行電子文件的歸檔，并且加強電子檔案管理的有效性，增強電子文件在企業工作中的認識。

關鍵詞：電子文件 歸檔 管理

電子檔案與以往傳統的檔案記錄在意義上相同，都是為了能夠對人們的社會活動進行真實的記錄。但是電子檔案比之傳統的紙質文檔記錄更具優勢，由于其在記錄時能夠保持著文件的原始和可靠性以及完整性，這些是文件管理最為重視的幾個特性?，F如今，電子文件的歸檔與管理對于各個行業來說都十分的重要，只有做好這兩個方面的工作，才能夠科學的進行檔案工作。因此，本文主要對電子文件的歸檔與管理進行探析。

1 對電子文件的歸檔進行科學的分析

電子文件的歸檔主要分為兩種形式，一是邏輯歸檔，二是物理歸檔。這兩種歸檔形式都有其優勢。但是電子文件的歸檔具有系統化的工作性質，因此，需要進行這方面工作的相關人員在工作態度上必須要細心和嚴謹。

1.1 在電子文件的收集中要將工作做好

電子文件的歸檔分為前期、中期和后期，在前期的工作中，最為重要的工作就是做好文件的收集，只有將文件收集工作做好，才能夠充分的發揮出電子文件的作用及其利用價值，并且有用的信息必須在收集的范圍之內。首先，收集時要先將重要的文件保留底案，若是要修改文件，需要將原文保留后再進行修改，這樣累積多個版本號后，一起將草稿和定稿進行歸檔。其次，要充分的利用計算機的輔助設計技術，以及相關的檢測和仿真實驗技術，這樣才能夠保證數據文件具有價值性。例如，在進行電子文件的歸檔時，要結合圖形文件和模型文件，以及數據庫文件等，利用相關的計算機技術將這些文件進行合理的統一，形成一份科學有效的電子文件。再次，各類數據文件在內容上都有所不同，需要和機關制作各類的命令文件，例如一些難度較高的計算、控制和管理程序。這些命令文件一般都是相關的機關部門，結合自身的實際需要來進行編制的，但是還有一小部分難度較高的程序就需要依靠購進的方式，已具備命令文件的歸檔室是不需要再進行一次歸檔操作的。最后，不僅是文件需要進行歸檔，設備運行操作系統也需要進行歸檔。若是在檔案室中，已經具有了完善的操作系統，那么就不需要再進行一次歸檔工作。此外，在歸檔工作中，除開電子文件，還有一些紙質文件也要進行合理的歸檔，這些文件主要包括相關的計算機硬件說明文件和產生電子文件過程中可能會出現的紙質文件。

1.2 對電子文件的歸檔要求，要不斷的完善

由于電子文件的歸檔，要求要歸檔的電子文件具備完整性、真實性和有效性，所以有價值的電子文件和相關的支持軟件都要進行統一的保存，在定稿時若是出現圖形文件變化，也要將不同版本間同時進行歸檔保存。并且對電子文件的有效性進行確認需要相關的機關既有相應的技術條件，這樣才能夠在進行電子文件簽署時利用相關技進行最后的確認。其次，要求電子文件的歸檔在載體形式和質量的要求上具有統一性，這樣才能夠保證相關的工作人員在進行電子文件歸檔時，保證文件的載體規格和形式，以及質量進行統一的集中標識，從而形成數據集，在拷貝兩套同一形式的電子文件后，運用異地保存的模式來加強電子文件的耐久性。最后，要將歸納后的電子文件進行登記，這樣才方便最后的全面檢驗，檢查電子文件中是否有病毒的存在，以及相關的文件載體具體情況完整性等等。

1.3 對電子檔案的鑒定工作，要不斷的加強

電子檔案的鑒定工作包括三個當面，其一是鑒定的對象，其二是鑒定的目的，其三是鑒定的內容。電子檔案的鑒定主要要體現電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性，只有將這三個特性充分的體現，才能夠發揮出電子檔案的真正的價值。因此，電子檔案在鑒定時需要三個步驟：①在歸檔之前要先確定歸檔文件后，再劃分保管的期限；②在歸檔時，要先對歸檔的文件進行鑒定后才能接受歸檔文件到檔案室內；③歸檔文件具有保管期，有些是永久保存，有些是暫時性保存文件，這些短期保存的文件要在失效前再一次進行鑒定，在確定沒有保存價值后才能夠做出相應的處理措施。

2 如何加強電子文件檔案管理的有效性

2.1 保證電子檔案保管工作的效率

電子檔案在存儲時，具有一些特質，這些特質主要是存儲介質中具備的，其一是性能穩定，其二是檢索方便，其三是顯示還原性好。若是存儲不在硬盤內，而是在軟磁盤內，不能將其作為長期的電子檔案保存載體。并且，電子檔案在管理時也必須在合適的環境中，具有一定的條件，首先是庫房的溫度和濕度，只有保持這兩個儲存庫的穩定，才能夠實現科學的電子檔案管理；其次，電子檔案儲存的庫房必須保持通風，也要保證環境的整潔，確保沒有腐蝕性的氣體流通，從而保證電子檔案的完整性；再次，儲存電子檔案的地面不能打蠟，也不需要鋪地毯，避免滑到損壞電子檔案；最后，裝電子檔案的器具要保持清潔沒有灰塵，保證電子檔案不受損。同時，在對電子檔案進行統一的歸檔時，要進行分庫保管，也要注意不能讓電子檔案出現劃痕或者觸摸等情況，在存放時也要注意不能橫放，要直立存放，此外，也要杜絕非法軟件的使用，避免電子文檔交叉病毒感染。

2.2 對電子檔案的檢測工作和維護工作，要做到不斷加強

電子檔案的載體介質在穩定性的體現上還不夠完備，因此，儲存電子檔案的硬盤內的磁信息會隨著時間的增加而出現衰減情況，可能會出現信息都是或是在讀出時，出現錯誤。因此，相關的工作人員要對電子檔案進行定期和不定期的檢測和維護，這樣才能夠在結合電子檔案的特點的同時考慮到存放的環境以及設備技術問題，從而制定出更加完善的技術方案，提出相關的維護措施，增加電子檔案的檢測工作和維護工作的有效性。

2.3 在利用電子檔案的過程中，需要注意的問題

工作人員利用電子檔案時，要提高意識保護電子檔案的信息安全。在電子檔案的利用中，對系統的依賴性較強，并且具有重復利用的特性，也便于需要的人員傳輸，這些特性雖然方便了人們操作，但是卻很難做到有效的控制，所以對檔案進行管理的工作人員，必須具備良好的心態以及嚴謹的工作態度，這樣才能夠在面對突發狀況時用最有利的方式來對電子檔案的運用進行限制，防止信息的泄露和失真，規避病毒入侵的現象產生。同時也要完善利用制度，嚴格控制使用的權限和資格審查。

3 結語

本文主要對電子文件的歸檔與管理進行探析，找出其中可能存在的問題，并提出一些有效的解決措施，從而完善電子檔案的相關管理機制，促進我國檔案信息化的創新發展。

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