Excel整理重復(fù)數(shù)據(jù)記錄的方法

馬紅旭

【摘要】 文章討論的問(wèn)題是對(duì)具有龐大數(shù)據(jù)量的Excel電子表中出現(xiàn)的重復(fù)記錄，提出了有效的標(biāo)記和刪除辦法。

【關(guān)鍵詞】 Excel重復(fù)數(shù)據(jù)記錄 標(biāo)記 刪除

引言

在對(duì)數(shù)據(jù)量比較龐大的Excel電子表維護(hù)過(guò)程中，我們以管理學(xué)校學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息為例，經(jīng)常會(huì)遇到這樣一個(gè)問(wèn)題，就是需要查找出同一個(gè)工作簿內(nèi)多個(gè)不同工作表中，學(xué)號(hào)、姓名或者其它字段相同的重復(fù)記錄。要求先把它們顯示出來(lái)，然后再用人工或自動(dòng)方法進(jìn)行刪除。由于數(shù)據(jù)量很大，人工查找刪除又費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而簡(jiǎn)單合并成一個(gè)工作表又有可能造成數(shù)據(jù)混亂，所以，這里我們將給出Excel整理重復(fù)數(shù)據(jù)記錄的方法。

一、Excel數(shù)據(jù)源備份

為防止數(shù)據(jù)丟失，可以先插入若干工作表，復(fù)制數(shù)據(jù)源所有數(shù)據(jù)在這些表中，使數(shù)據(jù)源得到備份。

二、查找、標(biāo)記重復(fù)記錄

打開(kāi)工作表數(shù)據(jù)，我們可以根據(jù)電子表中每個(gè)字段名，逐列排查重復(fù)記錄。這里以檢測(cè)A列為例，首先在A列右側(cè)先插入一列，得到B列作為標(biāo)記列，然后在B1單元格中輸入公式：=IF（ROW（）=MATCH（A1，A：A，0），1，”重復(fù)”），函數(shù)MATCH的作用是對(duì)整個(gè)A列（A：A）進(jìn)行查找，如果第一次查找到A1值，則使對(duì)應(yīng)B1單元內(nèi)容等于1，如果是第二次或第N次查找到A1值，則在右側(cè)B列標(biāo)記列對(duì)應(yīng)單元中寫(xiě)入“重復(fù)”字樣。

然后按照記錄個(gè)數(shù)需要，向下拖動(dòng)B1單元右下角的復(fù)制句柄，使B2、B3…Bn得到相應(yīng)的值，Bn單元格中公式內(nèi)容為：=IF（ROW（）=MATCH（An，A：A，0），1，”重復(fù)”），其中An依次代表A1到An單元的值。

而公式中A：A表示檢測(cè)整個(gè)A列，這里應(yīng)該注意A列數(shù)據(jù)應(yīng)盡量不為空。如果是A列某一段區(qū)域，用戶還可以根據(jù)需要自行修改，比如寫(xiě)成A2：A10，表示只檢查A2到A10單元的數(shù)據(jù)有沒(méi)有重復(fù)。

這時(shí)再仔細(xì)觀察新的標(biāo)記列B列所有數(shù)據(jù)，它們的值分別為1或者“重復(fù)”字樣，具有“重復(fù)”字樣的記錄，就是我們標(biāo)記的多余重復(fù)記錄，稍后需要用戶刪除。

當(dāng)然，我們還可以使用COUNTIF（）函數(shù)，在B1單元格中輸入公式：=IF（COUNTIF（A$2：A6，A6）>1，”重復(fù)”，1），再依據(jù)A列記錄個(gè)數(shù)的需要向下拖動(dòng)B1單元格右下角的復(fù)制句柄，同樣可以達(dá)到查找、標(biāo)記重復(fù)記錄的目的，這兩種標(biāo)記方法既簡(jiǎn)單又非常有效。

三、刪除帶有重復(fù)標(biāo)記的所有記錄

經(jīng)過(guò)上述處理之后，所有多余的重復(fù)記錄就都被我們標(biāo)記出來(lái)了，接下來(lái)的任務(wù)是把所有帶“重復(fù)”標(biāo)記的記錄刪除。由于手工刪除工作量可能太大，又容易出錯(cuò)，所以這里我們啟動(dòng)vba，運(yùn)行如下程序，讓計(jì)算機(jī)對(duì)默認(rèn)工作表sheet1自動(dòng)完成刪除多余記錄的任務(wù)。

Sheet1刪除重復(fù)記錄程序代碼如下：

Subrt（）

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1i初值可以取其它值

IfApplication.WorksheetFunction.CountIf（

Cells（i，2），”重復(fù)”）ThenRows（i）.Delete

‘查找同行B列中等于‘重復(fù)值，找到則刪除該行記錄

Nexti

End

另外，稍加修改上述程序，我們就可以對(duì)同一個(gè)工作簿中其它張工作表（以sheet3為例）中的重復(fù)記錄，進(jìn)行相同的刪除操作。該程序中還考慮到個(gè)別復(fù)雜情況下，用戶有可能對(duì)工作表中若干列都進(jìn)行過(guò)重復(fù)記錄標(biāo)記工作，其中某幾列同時(shí)做過(guò)標(biāo)記才能刪除，這里用戶只需要修改if語(yǔ)句中邏輯表達(dá)式即可完全任務(wù)。至此，工作表中所有多余記錄都被刪除，最后刪除標(biāo)記列B列。

程序代碼如下：

Subrt（）

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1循環(huán)

IfSheet3.Cells（i，4）=”重復(fù)”AndSheet3.Cells（i，5）=”重復(fù)”ThenSheet3.Rows（i）.Delete

‘查找sheet3中同行第4列和第5列同時(shí)等于“重復(fù)”字樣，找到則刪除該行記錄

Nexti

EndSub

四、綜述

利用上述方法，我們把Excel所有重復(fù)數(shù)據(jù)記錄找出并刪除了，問(wèn)題得到解決，該方法省時(shí)省力，安全高效，對(duì)于大型工作表數(shù)據(jù)維護(hù)的意義非常重大。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]譚浩強(qiáng)等編著.VisualBasic語(yǔ)言教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2000.10

[2]周維武等編著.計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程（第3版）[M].北京：電子工業(yè)出版社，2008.

[3]李飛，廖琪梅，何鑫主編.計(jì)算機(jī)應(yīng)用新教程[M].西安：西安電子科技大學(xué)出版社，2004.