企業(yè)檔案工作管理模式初探

付美玉 張學博

摘要：本文著重介紹企業(yè)開展檔案管理工作的模式、方法及主要工作內容，以保證檔案工作規(guī)范開展，積極服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理模式管理方法

企業(yè)檔案工作管理，是企業(yè)在遵守《中華人民共和國檔案法》的條件下，管理本企業(yè)及其所屬機構全部檔案工作的一項活動，是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)各項管理的基礎性工作，目標是要建立適合企業(yè)特點、能為企業(yè)提供利用服務的具有科學化、標準化、市場化、社會化、現(xiàn)代化特點的檔案管理體系。本文所指的企業(yè)檔案工作模式即企業(yè)檔案工作管理過程中，由企業(yè)內部檔案人員全程管理本公司檔案事務的一種檔案管理模式。

一、建立企業(yè)檔案工作管理模式

建設取得的成效

目前，企業(yè)檔案管理工作受企業(yè)規(guī)模、盈利狀況、行業(yè)特點、人員素質等限制，檔案管理水平差異較大，有些企業(yè)存在領導不重視、人員不專業(yè)、制度不健全等問題，無法順利開展工作，導致企業(yè)檔案資源流失嚴重，進而無法提供有效的檔案利用。而有效的檔案利用，可以全面提高檔案工作在企業(yè)的地位和作用；建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程，可以保證檔案工作的效率及質量等。綜上，建立行之有效且可復制的企業(yè)檔案工作管理模式，可以使各類企業(yè)借鑒該模式，并結合自身情況更好地開展企業(yè)檔案管理工作。

筆者就職于一家大型高科技電子制造業(yè)企業(yè)，主營各種尺寸的液晶顯示模組和液晶顯示屏，產(chǎn)品型號豐富，項目投資額較大。企業(yè)各級領導十分重視檔案管理工作，經(jīng)過5年的實踐，頒布了切實可行的檔案管理制度，建立了完善的檔案管理工作網(wǎng)絡和流程，實現(xiàn)了檔案工作服務生產(chǎn)經(jīng)營的目標。如今，筆者所在企業(yè)的檔案室共有專職檔案管理人員3名，檔案庫房面積達240平方米，密集架368組，室藏文件2萬件卷。本文通過介紹所在企業(yè)開展檔案管理工作的模式、方法及主要工作內容，以更好地推動企業(yè)檔案管理工作。

二、企業(yè)檔案工作管理模式建設的主要內容（一）制度上：采取垂直化管理模式

筆者所在的企業(yè)采取垂直化檔案管理模式，該模式主要分為四級管理，實行高層領導帶隊、專業(yè)人才負責落實、部門領導確認、兼職專員配合的管理體系架構，這種模式形成了層次清晰、網(wǎng)絡完善的企業(yè)檔案管理人員梯隊，實現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡的全覆蓋。該模式的具體分工如下：

1.主管副總經(jīng)理。負責組織貫徹國家和北京市有關檔案管理工作的方針、政策、制度和法規(guī)；把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計劃和年度計劃；在經(jīng)費設施、人員配備等方面為發(fā)展檔案工作創(chuàng)造條件；協(xié)調檔案工作與各部門之間的關系等。

2.檔案管理人員。采取檔案專業(yè)人才與技術專業(yè)人才相配合的方式，其中，配備1名具有5年以上經(jīng)驗的檔案專業(yè)人才負責規(guī)劃管理企業(yè)檔案業(yè)務；1名檔案專業(yè)人員負責檔案工作的具體實施，1名在企業(yè)具有10年生產(chǎn)經(jīng)驗的技術人員負責企業(yè)科技檔案的管理。由于筆者所在企業(yè)屬于技術密集型高新技術企業(yè)，工藝復雜且產(chǎn)品研發(fā)更新速度快，引入技術人員，彌補了檔案專業(yè)人員無行業(yè)背景、缺乏專業(yè)知識的不足，使檔案工作能夠更好地與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相結合。

3.各部門主管領導。負責各部門檔案工作，確定文件的歸檔范圍、時間、密級及歸檔內容的審批；安排必要的人力、物力，為做好本部門的檔案工作創(chuàng)造條件；對本部門產(chǎn)生的應歸檔文件進行審核，并督促其及時歸檔。

4.部門檔案專員。部門檔案專員由各部門領導指定，要求其為部門的業(yè)務骨干，熟悉部門事務和工作流程，嚴格貫徹檔案相關制度，能夠對部門歸檔工作進行指導。檔案室定期對兼職檔案專員進行培訓，宣傳檔案管理知識，培養(yǎng)全員檔案管理意識，形成全員參與的檔案管理特色，確保檔案的完整有效。目前，筆者所在的企業(yè)共有20個部門、24名兼職檔案員，基本實現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡的全覆蓋。

（二）戰(zhàn)略上：采用先進的考核方式

企業(yè)的業(yè)績管理考核制度采取關鍵績效考核法（簡稱KPI），它是一種用于衡量績效的考核方法，即通過內部關鍵績效指標的設置、取樣、分析等手段將戰(zhàn)略目標量化。為了強調檔案工作的重要性，促進檔案工作的高效開展，將檔案管理工作納入企業(yè)戰(zhàn)略管理范疇，作為企業(yè)年度經(jīng)營目標考核項之一，通過目標管理體系的考核，強化對檔案工作的落實。

在實際工作中，檔案工作在部門績效指標中占2%，考核項包括歸檔時間、已歸檔數(shù)量、未歸檔數(shù)量等。該指標由檔案室分配、評價部門確認、檔案部門反饋評價、戰(zhàn)略與運營管理部門管理并納入績效考核。指標的制訂及考核主要分為三個階段：一是考核指標制訂階段。首先，檔案人員通過對企業(yè)年度整體經(jīng)營目標及工作計劃的分析和分解，制訂年度相應的檔案工作目標與計劃。其次，根據(jù)各部門已分解的目標與計劃，結合該部門以往的檔案工作情況，在充分溝通的基礎上，制訂出部門檔案工作目標、計劃及考核指標。考核內容及指標須經(jīng)過各部門領導確認，以保證目標的準確。二是目標實施階段。檔案人員緊跟企業(yè)經(jīng)營情況，掌握計劃進度及變化事宜，及時形成檔案跟蹤管理計劃，確保考核工作全過程跟蹤及考核指標的有效性。三是目標考核階段。檔案部門對于考核部門檔案工作的評價主要通過發(fā)布年度檔案工作報告來實現(xiàn)。年度歸檔工作完成后，檔案人員對部門歸檔工作進行整理和統(tǒng)計，發(fā)布年度檔案工作報告，該報告不僅包括部門歸檔數(shù)量、時間、類目等，而且包括歸檔文件的完整程度以及檔案工作中存在的問題和解決辦法。報告的發(fā)布，有助于各部門深入了解檔案工作，從而全面提高企業(yè)檔案的工作質量。

（三）程序上：進行全過程管理

檔案管理工作不僅著眼于已完成文件的管理工作，更注重文件的前端控制，即對檔案工作實行項目化管理和全過程跟蹤。通過將重點工作劃分為不同項目，再根據(jù)項目實施計劃分階段實施管控。在項目企劃階段，明確歸檔文件清單，列出各階段檔案收集節(jié)點；在項目進行過程中，對已完成的階段文件，按節(jié)點和清單進行歸檔；對未完成的文件，檔案人員要定期檢查，跟蹤文件進度，確保文件產(chǎn)生后及時按清單歸入；階段完成后，及時對階段文件進行收集和整理，保證檔案收集工作的及時性、完整性。

以設備檔案為例，筆者所在的企業(yè)屬于技術密集型高新技術企業(yè)，具有工藝流程復雜、技術難度高等特點，企業(yè)需采購大量設備，包括大量的進口設備。針對大量設備要同時采購和安裝的情況，檔案人員對設備檔案收集工作采取節(jié)點控制手段，將檔案工作納入驗收流程，形成“先歸檔，再驗收”的管理模式，保證大量科技檔案的齊全完整，其過程主要分為四個階段，如表1所示。

三、企業(yè)檔案工作管理模式建設的配套措施

（一）建立規(guī)范的檔案管理制度和工作流程

規(guī)范的管理制度和工作流程是檔案工作順利開展的基礎和保障。企業(yè)檔案管理人員需要根據(jù)企業(yè)獨特的經(jīng)營管理和生產(chǎn)模式，進行檔案工作的規(guī)劃和實施，建立適合企業(yè)的檔案管理制度，對檔案分類、保管期限、密級、歸檔時間與責任部門、歸檔要求、鑒定與銷毀、利用和庫房管理等方面做出明確規(guī)定。其中，重點工作是建立合理、穩(wěn)定、便捷的檔案分類體系，檔案部門通過與各部門進行溝通，對檔案分類以及文件體系進行梳理，確定檔案收集范圍、文件密級、保管期限、歸檔時間等各項內容，保證檔案資料高效、完整、及時歸檔。同時，在檔案管理過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，建立起標準化、流程化的檔案工作模式，保證檔案工作有序進行。

（二）檔案工作延伸到經(jīng)營各環(huán)節(jié)

檔案工作與企業(yè)各項經(jīng)營活動密不可分，檔案管理部門需要及時掌握企業(yè)經(jīng)營計劃和各項重大決策，以便及時調整檔案工作部署，制訂相應的工作計劃，保證企業(yè)重要檔案資料全部納入歸檔范圍，詳實地記錄公司生產(chǎn)經(jīng)營活動。檔案人員應據(jù)部門年度工作計劃和高層領導的目標責任書，對企業(yè)重大經(jīng)營計劃和決策進行分解，制訂檔案室年度工作計劃。對重點項目采取節(jié)點化管理，根據(jù)項目進度安排，列出檔案工作節(jié)點，在項目啟動后，按照節(jié)點進行檔案收集工作，保證各部門重要文件及時完整歸檔。

（三）進行持續(xù)的檔案宣傳

定期開展檔案宣傳工作，培養(yǎng)全員檔案意識。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡需要將高層領導、中層干部以及基層員工全部納入其中，逐漸培養(yǎng)全員檔案意識，保證文件在形成階段按照檔案的要求形成和管理，從源頭上保證企業(yè)檔案的質量。培養(yǎng)員工的鑒定能力，明確歸檔范圍，保證文件完整準確歸檔。同時，借助業(yè)務溝通機會，進行檔案宣傳工作。如在知識管理平臺建設、保密體系建設、設備驗收、工程驗收等工作的溝通過程中，對相關業(yè)務人員進行檔案宣傳。

作者單位：北京京東方顯示技術有限公司