海洋檔案進館鑒定及其管理方法

薛惠芬 徐芳 孫曉燕

摘要：本文結合國家海洋局首次檔案進館工作中存在的問題，就檔案符合進館條件鑒定、進館檔案齊全性鑒定、進館檔案密級調整鑒定和檔案質量鑒定等方面的需求和內容進行分析，提出檔案進館鑒定工作應在鑒定人員構成、鑒定方案編制、鑒定記錄形成和保管、鑒定處理意見審批等方面加強管理和控制，為海洋檔案工作的規范化建設和正在開展的歷史檔案進館工作提供借鑒。

關鍵詞：海洋檔案進館工作檔案鑒定

2002～2006年，國家海洋局根據《國家檔案事業“十五”計劃》關于“檔案進館工作”的要求，實施并完成了國家海洋局局屬單位首次檔案進館工作，局屬10個立檔單位1982年及以前形成的機關文書檔案、科學技術研究檔案、調查觀測監測檔案和基本建設檔案等移交進入中國海洋檔案館，從數量和門類上極大地豐富了國家海洋檔案資源。盡管如此，近年來，在這批進館檔案的保管利用和數字化處理中仍存在一定問題。從客觀上看，我國海洋檔案工作起步較晚，1982年以前海洋工作中尚未有檔案工作規章和標準指導，加之檔案意識的缺乏，使得擬進館檔案很容易出現問題。從主觀上看，已進館檔案中問題的存在與檔案進館鑒定工作不到位有著重要的關系，因此重視并加強進館檔案鑒定處理工作尤為重要。

一、進館檔案鑒定要求和方法

（一）符合進館條件鑒定

按照相關規定，國家海洋局局屬單位向中國海洋檔案館移交檔案需要兩個條件：一是檔案自形成日起在立檔單位保管滿20年；二是保管期限為“永久”。依據這兩個條件，只要在確定“形成日”的條件下，將密集架上保管期限為“永久”的檔案選出來即可，但是在實際工作中，海洋檔案工作并非如此。

1.從檔案形成時間來看，不能簡單地將歸檔日期作為時間鑒定的依據。海洋檔案工作起步晚于海洋工作，早期的海洋工作記錄未能按照檔案工作要求進行規范化管理，同時隨著海洋檔案工作的深入，對早期海洋工作記錄的搶救成為近年來海洋檔案工作的一項重要內容。同時，這部分需要搶救保管的文件，其歸檔時間晚于“形成日”。因此，對進館條件鑒定時，應該把握好“形成日”的條件，并結合本單位檔案工作實際情況，適當放寬“歸檔時間”條件，特別注意在“形成日”之后歸檔的文件。

2.從檔案保存價值來看，文件形成時確定的保存價值不能“一定終身”。客觀上說，檔案工作愈加規范和嚴密，檔案價值的鑒定工作更加有法可依，這就要求對過去由于保管期限制定不嚴謹或因檔案人員認識水平差異等，造成檔案價值鑒定不準確問題進行糾正，比如上級管理部門普發的、非本單位承辦的文件不是歸檔文件。再如，有的立檔單位因部分文件具有參考價值不僅將其歸檔，而且將其納入了“永久”保管的案卷。鑒于此，應對現存的、符合進館時間條件的“長期”和“短期”保存的檔案重新進行價值鑒定，若需“永久”保存，則應納入進館范圍。

（二）進館檔案齊全性鑒定雖然出臺的海洋檔案工作的規章和標準已經明確了文件的歸檔內容和檔案移交進館范圍，但是由于工作人員認識程度的差異，對進館檔案的內容和表現形式仍存在片面認識，如以合同形式完成的科研項目才能形成檔案等，這些問題使得立檔單位館（室）藏檔案不能較好地反映其歷史面貌。筆者建議對進館檔案齊全性應從兩方面進行考慮：

1.進館檔案門類應與立檔單位業務范圍保持一致。總體上，應包括機關文書檔案和科學技術檔案兩大類。其中，機關文書檔案不能片面地將紅頭文件作為機關文書檔案的全部，不能將上級管理部門普發的不需要承辦的文件納入進館范圍。而科學技術檔案從類別來看，一般包括業務檔案、基建檔案、船舶檔案和儀器設備檔案等。從檔案形成規律或周期來看，可考慮業務檔案和項目檔案兩方面。其中，業務檔案是指立檔單位日常業務工作形成的檔案，如常規斷面調查、觀監測、船舶測報、海洋預報、標準計量和書刊出版等檔案，具體內容由立檔單位的業務職責范圍確定。項目檔案是指以課題、專題、任務、項目（以下統稱為項目）等形式開展相關工作中形成的檔案。項目檔案階段性強，內容沒有重復性，科學研究、工程建設、船舶建造等任務中形成的檔案均屬于項目檔案。

2.進館檔案內容應較全面地反映立檔單位在一定時期內的歷史面貌，成為對應一定時期內立檔單位歷史和成就的佐證。對于機關文書檔案，要梳理立檔單位舉辦重大活動或發生的重要事件，將其形成的各種形式的記錄納入進館范圍，尤其是傳統紙介質照片（含底片）、錄音（像）以及著名人物題詞、印章、證書、獎杯等實物。對于項目檔案，要重點把握好國家和地方政府經費支持的項目、基建項目、已報廢船舶的建造和重大維修項目、大型儀器設備購置項目以及突發和重大事件處理、重要橫向開發和服務等過程中形成的檔案；對于業務檔案，一方面要把握立檔單位日常業務工作中形成的檔案，另一方面要注意立檔單位在編制不同形式的出版物過程中形成的檔案，如年鑒、公報、年報、期刊、內部參考等。若現有館（室）藏中沒有這些業務檔案，則應進行搶救性的收集和整理。

（三）進館檔案密級調整鑒定

就目前來看，雖然一些涉密文件的信息已經公開，但是相關文件上的密級依舊存在。《中華人民共和國保密法》第十八條規定：“國家秘密的密級、保密期限和知悉范圍的變更，由原定密機關、單位決定，也可以由其上級機關決定。”因此，符合降密解密條件的涉密文件，立檔單位應在移交進館前對其進行調整鑒定并實施降密解密處理。

對于進館檔案密級調整鑒定工作，要認真梳理擬進館檔案中的涉密文件，提取涉密文件信息，按照國家和海洋保密相關規定，根據涉密文件的密級和保密期限，進行鑒定和密級調整處理。其中，有兩個問題需要注意，一是文件形成時標密的隨意性，即對非密文件定密或密級標識錯誤，二是案卷密級信息標識錯誤，非卷內文件的最高密級。若檔案中涉及個人隱私或知識產權時，在符合檔案相關法律法規的前提下，可對檔案要求和利用者提出特別說明，不能隨意定密。

（四）進館檔案質量鑒定

進館檔案質量鑒定是進館檔案整理的前提條件，只有了解和掌握了擬進館檔案中存在的質量問題，才能更有效地開展進館檔案整理工作。一般情況下，檔案進館工作會針對實際情況提出進館檔案質量要求。

一般來說，進館檔案質量鑒定包括四個方面：一是檔案的完整性和有效性，包括檔案材料是否缺頁或缺件，是否是原始件或有效復印件，檔案材料內容是否完整等；二是檔案保管的安全性，包括各種檔案整理用具和裝具是否符合檔案保管要求，檔案材料是否有破損、蟲咬、霉變等情況，是否含已銹物或易銹物等；三是檔案整理的規范性和系統性，主要表現為檔案整理是否符合相關業務規范；四是檔案編目的準確性，重點是文件和案卷題名的擬寫，日期、責任者等信息的提取和考證等。

二、進館檔案鑒定管理辦法

（一）鑒定前：做好檔案的準備工作

首先，組成檔案鑒定小組。檔案鑒定者的確定與篩選可根據實際情況采取靈活的方式設置。一要兼顧管理人員、檔案人員和業務人員，并按照檔案類別分別組建，涉密檔案鑒定時須有從事保密工作的人員參加；二要保證參加鑒定工作的業務人員應具備相應的工作經歷和閱歷；三要保障鑒定小組成員有足夠的時間投入鑒定工作。其次，編制切實可行的鑒定工作方案。為了能夠高效地開展檔案鑒定工作，鑒定小組應充分考慮到本單位各類檔案的實際情況，提出切實可行的鑒定方案，確定鑒定依據、鑒定對象、鑒定步驟、鑒定方法和鑒定人員，明確鑒定流程和要求。

（二）鑒定中：注意鑒定處理意見的記錄和保存

立檔單位應建立檔案符合進館條件記錄，以正確反映本單位館（室）藏檔案的變化和流向。進館檔案鑒定處理記錄是反映一個立檔單位全宗檔案情況的重要組成部分，也是進館檔案鑒定處理工作的佐證，更是對檔案鑒定處理工作實施管理的依據。在操作過程中，應建立形成記錄的相關制度，結合實際工作情況，及時形成相關記錄，做到不隱瞞、不丟失、不作假。同時，規范記錄要求，結合被鑒定檔案構成的實際情況和鑒定內容，設計有效反映鑒定工作信息的記錄表。在保管期限調整內，調整鑒定信息記錄，按照年度和保管期限分類組卷的機關文書檔案按件記錄，按照項目和按卷整理的科技檔案按卷記錄。密級調整鑒定工作信息均按件記錄。

（三）鑒定后：嚴格審核和檢查

1.把握鑒定處理意見的審核和審批。鑒定小組形成初步處理意見后，應根據鑒定內容履行報批和審批程序，確保檔案鑒定處理結果的有效性。其中，檔案保管期限調整初步處理意見一般由本單位審批，密級調整初步處理意見則應由文件的形成單位審批，非本單位形成的涉密文件調整密級時，須得到形成單位的同意或報上級管理部門同意。

2.納入檔案進館工作檢查和考核。一方面要檢查檔案進館鑒定過程中形成的文件材料，包括檔案鑒定方案及其編制內容的完整性、鑒定小組組建的合理性、鑒定記錄表的齊全性和內容的準確性、鑒定處理程序的規范性等；另一方面要對照擬進館檔案實體，檢查進館檔案的齊全性、檔案保管價值確定的準確性、保管期限和密級調整的一致性以及存在問題的解決情況等。

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作者單位：國家海洋信息中心（中國海洋檔案館）