企業科技檔案的利用研究

王明惠

摘 要：科技檔案是一種潛在的資源，其自身的價值只有經過開發利用，才能轉化為物質財富，創造出可觀的社會和經濟效益。供電企業科技檔案的管理和利用對于電力企業生產、科學研究、基本建設和經營決策等方面發揮著越來越重要的作用。通過對當前電力企業科技檔案的特點闡述，提出了信息化背景下供電企業對與科技檔案的利用策略，以進一步適應電力企業發展的需要。

關鍵詞：電力企業；科技檔案；檔案利用

科技檔案是企業檔案的主體，是企業開展科技管理、科研生產、基建施工、設備安裝和檢修的依據；是企業開展科學研究和產品設計更新等工作的必要條件。電力企業檔案部門要強化科技檔案的管理，充分發揮科技檔案的作用。科技檔案工作環節包括積累、管理和利用，就三者關系而言，積累是基礎，管理是手段，利用才是最終目的。所以電力工程科技檔案的中心工作就是提供利用，將“死”檔案變成“活”檔案，為供電企業自身發展發揮最大效益。

1 電力企業科技檔案的特點分析

科技檔案能在人們的科技和生產活動中發揮知識儲備、依據憑證、情報功能和促進生產力發展，提高經濟效益等功能。充分發揮科技檔案的這些功能，不僅是檔案管理部門開發利用科技檔案信息資源的重要方面，也是廣大科技工作者避免重復研究，降低研究成本、提高研究效率，加速科技創新的必然要求。科技檔案管理作為科技工作的一項重要基礎性工作內容，在服務科技創新、服務經濟社會發展等領域發揮著越來越重要的作用。電力企業科技檔案的特點主要體現在四個方面：（1）專業性。科技檔案形成于特定的專業技術領域，是相應的專業技術活動的記錄和產物因而在電力系統領域的科技、生產活動中形成的科技檔案，也就集中地反映電力系統的科技內容及相關的科技方法和手段。（2）多樣性。電力系統科技檔案所記載的科技和生產活動專業多樣，形式復雜。這就客觀地要求電力企業必須適應科技內容和手段的多樣性也就使得電力企業科技檔案不僅在種類方面而且在類型方面呈現出多樣性的特點。（3）成套性。電力企業任何科技、生產活動都是以一個獨立的項目或某一特有的現象為對象進行的。比如一個工程項目的設計和施工圍繞一個工程項目形成了一系列相關的科技文件記載和反映了該項目的全部過程和成果構成了一個反映該項目全部活動的文件整體。（4）現實性。電力企業科技檔案不同于其他檔案，歸檔進入檔案部門的大多數科技檔案材料，不但不能退出現行使用過程相反，這正是它們發揮現行效用的活躍時期，而且將在較長的時期內發揮效用。在設計單位歸檔保存的底圖和藍圖是進行現行設計不可缺少的條件；在生產單位歸檔保存的設備檔案是設備使用、維護的不可短缺的現行依據。

2 電力企業科技檔案管理的利用策略

2.1 加強正確引導，提高管理意識

科技檔案是第一手材料，應本著“對歷史負責為現實服務替未來著想”的宗旨堅持依法治檔，進一步完善“提前介入、超前控制、跟蹤服務、監督指導”的全過程管理體系；加快構建科學、規范、高效的檔案管理體系引導員工正確認識科技檔案的重要作用及對科技材料及時進行歸檔重要性的認識，培養員工對文件材料及時進行歸檔的自覺性，增強檔案意識。

2.2 重視科技檔案建設，健全各項規章制度

電力企業科技檔案是電力企業工作不斷得以發展的信息資源保障，各級領導應充分認識到科技檔案工作的重要性，在資金及人員安排上給予充分的重視，以保證電力企業科技檔案管理工作的順利開展。在領導的大力支持下，科技檔案管理部門應注重有關規章制度的建立健全。在建立健全各項規章制度的過程中，首先應根據我國相關法律法規和有關檔案管理規定，結合電力部門的工作實際情況，從電力科技檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用及鑒定等方面入手，在科技檔案管理進的科技檔案管理技術，才能更好地促進電力企業科技檔案管理工作的開展。

2.3 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案材料的形成，即從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔以前都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的發展方向。檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。為了使檔案管理人員能夠適應檔案管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化管理方法要不斷改革，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術又能熟悉檔案專業知識的人才才能完成檔案管理現代化的任務。

2.4 強化現代管理手段，努力提高信息化程度

隨著計算機和通信技術的高速發展，為現代化辦公手段的采用提供了技術條件和物質條件。科技檔案工作也由管理單一的紙質載體檔案逐步發展到管理多種載體的檔案。形勢發展對科技檔案管理工作提出了新的要求。科技檔案管理部門必須尋求適應時代要求的管理方法。而逐步實現科檔案管理的信息化成為當前科技檔案工作順應時代發展的迫切需求。因此，必須強化現代化管理手段，開展檔案資料的數字化建設，建立起以計算機、互聯網為工作平臺的檔案信息管理系統。在運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具，以及運用計算機進行庫房管理、特殊檔案項目管理的基礎上，逐步將檔案的保存功能向信息中心轉變，積極開展網上服務，使生產人員能夠通過網絡進行所需檔案信息的查詢、檢索與利用，滿足電力企業生產人員對檔案工作的不同需求。

3 結束語

科技檔案的利用是歸檔的最終目標。作為供電企業科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識結構，通過加強科技檔案的科學管理，積極開展科技檔案利用工作，加強對科技檔案的保護，提高科技檔案工作者素質等多種途徑來充分發揮企業科技檔案在企業各項工作中的作用。

參考文獻

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