淺談人事檔案管理

顏雅雯

摘 要：人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。現(xiàn)在人事檔案管理存在諸多問(wèn)題，而且越來(lái)越突出。常見(jiàn)的問(wèn)題如：檔案管理制度執(zhí)行力度不夠、檔案管理人員業(yè)務(wù)有待提高、人事檔案立卷不規(guī)范等問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；對(duì)策

人事檔案是指記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)等個(gè)人情況的文件材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形式的檔案。在轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等時(shí)都需要用到檔案。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案意識(shí)的滯后

由于檔案工作的保密性，它更像是一項(xiàng)默默無(wú)聞的不引人注目的工作。許多同志并不會(huì)注意到或者是重視這項(xiàng)工作，在實(shí)際工作中，有一部分工作人員對(duì)檔案工作意識(shí)還是不強(qiáng)的。現(xiàn)如今檔案管理人員絕大多數(shù)不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案管理的職責(zé)、管檔要求、檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)都不太了解，大多數(shù)檔案人員并不是專職檔案管理，也承載著其他的業(yè)務(wù)工作，相對(duì)地檔案工作精力投入就不足了，日常的檔案工作基本上屬于將材料放入檔案盒，也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)整理歸檔。知識(shí)結(jié)構(gòu)的不合理是一個(gè)方面，另一方面，由于上級(jí)管理人員對(duì)于檔案工作重視程度不高，工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)也不夠，一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理無(wú)非是把單位人員的資料放好、保證不丟失不泄密，能查檔就可以了，所以往往容易忽視人事檔案管理工作。以至于人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，很難完成高質(zhì)量的任務(wù)。

1.2 管理手段的滯后

管理制度的滯后，存在有些單位既對(duì)檔案管理不夠重視，也沒(méi)有一個(gè)完善的管理制度，有些單位即便建立了管理制度，但在執(zhí)行力度上較為欠缺，常常流于形式，沒(méi)有嚴(yán)格按制度執(zhí)行。管理方法上，沒(méi)有啟用信息化管理，而是采取了手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率不高。在設(shè)施配備上，檔案存放場(chǎng)所以及存放檔案的鐵皮柜等采用“能用就行”的思想，辦公、閱檔、倉(cāng)庫(kù)并為一間，只停留在了較低水平上，設(shè)施大多老舊，更別提防火防潮問(wèn)題，不符合規(guī)范。

1.3 立卷不規(guī)范

在檔案內(nèi)容上，把關(guān)不嚴(yán)，不夠規(guī)范。一是檔案內(nèi)容前后不一，多種多樣。二是現(xiàn)行的材料用紙都是A4紙，而規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，這樣的沖突，給檔案裝訂、立卷歸檔帶來(lái)一定的麻煩。三是檔案材料的短缺。學(xué)歷、表彰、處分包括少量的履歷表、年終總結(jié)等未蓋公章便入了檔的問(wèn)題也是存在的。四是檔案收集缺失，存在一定的丟失現(xiàn)象。尤其是一些外借的檔案，沒(méi)有嚴(yán)格履行相關(guān)的外借手續(xù)。五是材料分類不規(guī)范。雖然政策規(guī)定上標(biāo)明了分類的標(biāo)準(zhǔn)，但由于大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，所以在一定程度上，存在著隨意性。

1.4 人事檔案的利用上，信息化程度低、利用水平低

隨著社會(huì)的發(fā)展、檔案的利用目的和形式也有了一些變化，從過(guò)去單純的政審、鑒定到現(xiàn)在的身份證明、工資證明、學(xué)歷證明等等多種形式，但現(xiàn)階段一部分單位仍然是通過(guò)查閱紙質(zhì)檔案提供利用，無(wú)紙化閱檔依然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。而且，從根本上講人事檔案的根本目的就是為了提供有效的利用。但現(xiàn)在依然是處于一種被動(dòng)狀態(tài)，即被需要的時(shí)候才會(huì)提供利用，從一定程度上也反映出檔案管理制度執(zhí)行的不徹底。

2 關(guān)于人事檔案管理的建議

2.1 提高認(rèn)識(shí)、加大重視

由于許多單位人事檔案管理并非專職檔案人員而是由人事或其他部門(mén)監(jiān)管，造成了對(duì)人事檔案工作以及檔案管理知識(shí)的不了解，甚至沒(méi)有時(shí)間去弄明白，只是需要完成整理、審核等工作的時(shí)候才去做，沒(méi)有引起足夠的重視。我們首先要更新思想觀念，改變傳統(tǒng)的人事檔案工作中的陳舊觀念。其次，要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，無(wú)論是從重視程度還是對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施。

2.2 建立健全工作制度

健全管理制度能大大提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。包括查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作制度八項(xiàng)制度。制度建設(shè)是做好工作的前提和保證，俗話說(shuō)得好，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，人事檔案工作同樣必須有一定的制度來(lái)制約，而且不僅要健全工作制度，還要在抓落實(shí)上下功夫，不能使制度成為一紙空文，要充分地把制度利用起來(lái)。人事部門(mén)同樣要做好宣傳工作。大力宣傳《檔案法》，結(jié)合本單位實(shí)際情況經(jīng)常性的進(jìn)行普法宣傳活動(dòng)，使得檔案工作在制度化、法律化、規(guī)范化方向蓬勃發(fā)展。

2.3 改進(jìn)管理方法

2.3.1 實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、鑒定和整理的規(guī)范化。要提高人事檔案管理質(zhì)量，其中一項(xiàng)就是要及時(shí)收集和鑒定檔案材料。對(duì)收集到的檔案材料，確定保存檔案的質(zhì)量、范圍、種類、內(nèi)容，有無(wú)弄虛作假等。對(duì)檔案材料收集歸檔、調(diào)入轉(zhuǎn)出的管理進(jìn)一步嚴(yán)格規(guī)范，防止虛假材料進(jìn)檔。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，確保收集的檔案材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性。

2.3.2 利用現(xiàn)代化管理手段。推行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。這就要求檔案管理部門(mén)進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)的傳輸人事信息。那么就需要對(duì)檔案的管理實(shí)行計(jì)算機(jī)管理。現(xiàn)階段許多單位還在使用原始的手工查詢檔案的方法，多次反復(fù)的觸摸，陽(yáng)光的暴曬，使得一些老舊檔案變黃變脆甚至斷裂。采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，可一定程度上降低檔案丟失后的損失，電子檔案就可以很好地起到補(bǔ)充作用。并且，可以在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，更有利于人事檔案的保密和安全。

2.3.3 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)性。檔案管理工作是一項(xiàng)政治性較強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)保密性、服務(wù)性工作。它的特性決定了檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)素質(zhì)，和過(guò)硬的政治思想作風(fēng)，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。另一方面，我們檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變老舊觀念，以 “主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)，加快角色轉(zhuǎn)換，把過(guò)去對(duì)檔案的收集、整理、利用等變被動(dòng)為主動(dòng)。當(dāng)今社會(huì)、是信息化社會(huì)，檔案管理人員也必須摒棄過(guò)去傳統(tǒng)的查閱方式，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)手段向無(wú)紙化辦公、無(wú)紙化閱檔過(guò)渡，這也要求我們檔案管理人員必須要具備一定的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，并且不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法善于用現(xiàn)代化技術(shù)、科學(xué)的手段做好檔案工作。