知識管理背景下檔案價值的形成機理

楊 琛 靳媛媛

（1.聊城大學東昌學院，山東聊城，252000；2.湖南大學馬克思主義學院，湖南長沙，410012）

事物的產生和發展應遵循一種整體性思維，離不開環境的塑造和影響。任何看似偶然的現象，深究其背后都是深刻的、邏輯清晰的層層機理，檔案價值的形成也不例外。知識管理背景下的檔案價值理論和實踐發生了巨大的變化，這種改變與以往的理論實踐更新相比更加顯現出環境的深刻影響。然而在對檔案價值的分析中，往往忽視了檔案實踐環境的重要作用。實際上在知識管理的背景下，檔案實踐環境自始至終在檔案價值的形成過程中扮演重要角色，筆者正是在此方面進行了探索。

一、知識管理背景下檔案價值形成因素

學界對檔案價值已經達成共識，即檔案價值指檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用而表現出來的有用性及有用程度。這個概念的內在邏輯在于，檔案主體作用于檔案，連接檔案主體和檔案客體的中介是檔案實踐活動，檔案客體表現出對檔案主體的有用性。這個觀點中包含的主要因素是檔案主體、客體和檔案實踐活動，卻并未反映出檔案的外部實踐環境對檔案價值形成的作用，或者換句話說未反映出檔案本身與外部世界的有機聯系。但是，在新的時代環境下，實踐環境的作用愈益突出，并不是僅表現在某一方面上而是全局的影響。比如檔案電子化的出現并不是檔案主體的個人意志所能決定的，在計算機、電子化、虛擬化理論及技術未出現之前是無法實現的，不可能只在檔案領域興起技術變革，往往是某些變革產生后，檔案領域被波及和裹挾著前進。現在越來越小的世界已經顯示一定的同質性，即使制度和體制不同的國家，人們仍然可以一起享受微博、微信、臉書等社交化網絡帶來的便利和知識資源，我們可以說科學技術無國界，知識的流動性不可阻擋。因此這種世界性的知識流動帶給檔案理論界和實踐活動的沖擊及這種沖擊的影響和作用在檔案價值的分析中我們不可忽視。

因此，檔案價值的構成因素為四部分：檔案實踐環境、檔案主體、檔案客體和檔案實踐活動。

2 知識管理下檔案價值相關因素的變化

知識管理的概念最初由彼得·德魯克首次提出，他指明了知識作為經濟資源在現代社會中的重要作用。知識管理理論認為知識管理的焦點是對信息的管理、人的管理，包括人、組織與技術，將機構知識資源視為“可管理”的資產，目的是將知識資產進行系統地管理和有序地配置，讓組織中的信息和知識通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取等過程不斷回饋到自身的知識系統內，最大化知識的價值，確保組織成員能夠隨時隨地獲取正確的知識，提高企業創新能力。從20世紀末至今，檔案理論范式發生了根本的變化，研究者紛紛把目光投向知識管理的大潮給檔案領域帶來的變化，提出了眾多的理論觀點、發展了檔案理論，使檔案的利用和管理活動也同步改變。對于檔案價值，知識管理背景下發生的變化表現在三個方面，檔案客體由文獻走向答案、檔案的實踐活動由封閉走向共享、檔案管理人員由單一型人員發展為復合型人才。如圖1。

圖1 知識管理下的檔案價值變化的表現

檔案客體由文獻走向答案：知識經濟時代以前，檔案主要以實物形態存在，檔案學界普遍認為檔案是知識存貯的一種載體，對檔案的認識界定在重保存的思維中，此時的檔案更多被認為是文獻，是人類智慧的一種物態結晶，并且認識到“貯存和傳播知識的檔案財富，無愧為人類社會進行精神再生產和物質再生產的一種智力資源”［1］。步入知識經濟時代，知識已成為重要的戰略資源，甚至被認為是“唯一有意義的資源”［2］。檔案形態發生根本變化，虛擬化、電子化成為主流，檔案的利用范圍擴大，許多以前因為保管原因不便利用的檔案也實現了利用價值，知識資源被急劇擴充，檔案更多轉化為知識。原有的檔案界對檔案屬性的界定逐漸不再能解釋新的實踐活動，由此促發了檔案界對檔案知識屬性和知識價值的新思考，故此有學者言:“全面正確地認識檔案知識屬性，是科學有效地管理檔案這一巨大的社會知識財富和充分發揮它應有作用的必要前提。”［3］毫無疑問，在知識管理的潮流中，最關鍵的是把檔案資源作為巨大的知識資源加以充分利用，這是知識管理的應有之義。因此，知識管理背景下，檔案不再是封存于角落里落滿灰塵的累累故紙，而是一座散發知識光芒的智慧之塔服務于尋求答案的人們，這就是檔案工作者以后的新職能。正如檔案學家麗貝卡·巴克利所說:“我們不需要更多的文獻，我們需要的是更多的答案。關注知識服務，是檔案管理理論與實踐應該探討的問題，它將是檔案專業職能定位的新起點”［4］。

檔案實踐活動由封閉使用走向共享：知識管理實現的前提是確保知識的自由流動、充分共享，這是知識管理的精髓所在。檔案知識管理的目標也是為了實現知識共享，打破以往檔案對知識的阻斷，突破檔案的形態對檔案利用價值的埋沒。電子化檔案為知識累積和知識凝聚提供了基本的基礎前提，互聯網技術的發展使檔案的共享具備了技術支撐。著名企業在實行知識管理的過程中實現利益增長，汽車巨頭福特公司的技術訣竅是都備案今日數據庫，實現了電子化存檔，每個登入數據庫的人都可以分享知識和經驗，同時也把自身的技術訣竅傳遞給別的公司，應用于實際，解決技術難題。這樣做的成果是：1996—1998年期間，全公司實現降低成本效益分別為0.9億美元、1.54億美元和3.03億美元，1999年降低成本約合5.47 億美元，呈逐年上升態勢，降低成本效益非常顯著［5］。

知識管理應用于檔案領域的意義在于它重新彰顯了知識的價值，使檔案獲得了生機，讓人們不再提到檔案時第一感覺是泛黃的故紙堆，而變成是解答問題的有價值的信息和資源。這些實現的前提就是檔案資源的共享。

檔案主體（管理者）由單一型人員到復合型人才：知識管理以前的檔案管理重點工作是保管檔案，知識管理背景下的檔案管理則是更快地從紛繁復雜的檔案中開發出有價值的信息和知識，并加以利用和共享。檔案管理人員已經轉化為知識的提供者和篩選者成為組織中不可缺少的知識管理者、學習資源提供者。而檔案的共享趨勢使檔案管理者由幕后站到臺前，由保管信息到開發信息，這些變化促使檔案管理者掌握更多的知識，不僅具備檔案專業知識技能，更要掌握本組織的歷史沿革、發展趨勢、管理流程、未來動向以及其他組織的發展動態。在對檔案的篩選利用中還要求理解社會、經濟發展趨勢、政府的政策意向和本組織運行發展的關聯性，這已經使得檔案管理人員成為一個具備發展戰略眼光、管理學知識、經濟學知識、計算機信息技術、檔案學知識的復合型人才。

3 知識管理下檔案價值的形成機理

“機理”一詞最早是運用于生物學研究，指細胞的應激反應和反應變化的原理，隨著詞意的延伸，現代漢語詞典對“機理”的解釋有三：1.機器的物理構造及其工作原理；2.有機體的內部結構和要素間的相互聯系；3.自然現象的科學規律。在文中指第二種解釋。

檔案實踐環境是檔案主體、客體和實踐活動的外在環境，包括世界性的科技環境、知識環境、制度環境、經濟社會環境和政治文化環境等；檔案主體則是檔案實踐活動的作用者，具體包括檔案使用人員、利用者和檔案館所中的檔案管理人員等；檔案實踐活動指的是檔案的使用、利用、管理等過程，是檔案主體在外部環境的影響下對檔案客體的實踐過程；檔案客體指各種存在形態的檔案本身。在此文章把檔案價值的四個構成因素看做一個開放的、自我平衡的系統，而檔案價值也遵循一定的邏輯不斷演進。

3.1 檔案價值的實現基礎

馬克思說過：沒有使用價值的事物是沒有價值的。檔案價值也遵循這一規律。另外從知識價值的角度講，持檔案價值二元論的學者認為，知識價值是在實現使用價值的情況下實現的，檔案使用價值是知識價值的載體。因此，檔案價值的實現基礎是也只能是契合社會的需求。被保存起來的實物檔案只有在被利用時才具備檔案價值，而之前的只是具有知識本身的價值，但卻是一種非需求性的價值。在知識管理時代下，這一規律更被無限放大，檔案電子化、管理系統化、共享等都是因為社會需求而發生的，沒有需求也不會有革新的動力。因此，檔案價值的實現基礎就是為了契合社會需求，回應社會的應用要求。

3.2 檔案價值構成因素之間的作用關系

（1）檔案實踐環境系統性作用于檔案主體、檔案、檔案實踐活動三個因素，是檔案價值形成的客觀塑造因素。檔案實踐環境作為客觀社會環境因素，系統性作用于組織內的檔案三要素。當社會環境改變時，檔案管理理論也會發生相應改變，檔案主體、檔案、檔案實踐活動必然也會發生改變。這種改變是一種系統性的變化，是全面的塑造，巨大的外部影響因素沖擊著原有檔案價值理論基礎，使每一個檔案價值因素都打上實踐環境的烙印。

檔案學界在知識管理興起后，檔案客體電子化，檔案主體提出適應新客觀環境的檔案保管理論，檔案后保管范式是應對電子文件所帶來的巨大挑戰而提出的。檔案后保管范式由新來源觀、宏觀鑒定論、知識服務三部分構成［6］，對檔案保管和管理流程進行再造，實現知識價值的最大發揮。因此新的檔案理論的提出為檔案主體、檔案實踐活動指明了變革的方向，檔案主體不斷學習前沿的檔案理論、技能，學習計算機知識，在學習的過程中，檔案主體也日益轉變為組織中重要的一員，檔案機構的地位也發生重要改變。正如在2004年第十五屆國際檔案大會上達成的共識——檔案機構應該在管理和知識中定位，在觀念更新和技術革新中起到有意義的帶頭作用。［7］檔案管理處理活動也依循著檔案新理論的要求而獲得自身不斷變化，完成從表面到實質的轉變，最終帶來檔案理論和檔案實踐活動的巨大變革和創新。

（2）檔案主體控制和管理檔案實踐活動，是檔案價值形成中的主導性因素。在檔案實踐環境的塑造下，檔案主體、檔案客體都發生了根本性的變化，但客觀因素不是具有主觀意志的事物，只有在人的主觀意志的控制實踐下，才能彰顯內在價值。檔案主體在檔案價值的形成機理中，把變革了的理論知識和社會需求作為實踐活動的主觀意志指導檔案實踐活動，使檔案實踐環境中隱匿的本質精神在檔案實踐活動中彰顯。可以說，沒有檔案主體的實踐，就不會有檔案價值的彰顯。同時，檔案主體管理實踐活動，當實踐活動中出現不能和檔案價值彰顯相適應的過程和因素時，檔案主體及時通過提高管理理論修養和管理技能糾偏這些情境，以讓檔案實踐活動更好適應社會環境的要求，最大程度實現檔案價值。

在知識管理的時代下，具有知識管理理論知識的檔案主體使用新的技術和管理理念使用檔案、利用檔案和管理檔案，并使整個檔案實踐活動回應新環境的需求，凸顯檔案的價值，這一系列的過程都離不開檔案主體的主導性作用。檔案主體的主觀意志決定了檔案實踐活動的有效性，在知識管理型的檔案實踐活動中，檔案主體在自我完善的情況下作用于檔案，使檔案價值最大程度契合民眾的需求，實現檔案的最大價值。

3.3 檔案實踐活動檢驗檔案主體技術和技能，是檔案價值形成中的檢驗性因素。檔案實踐活動在某種意義上等同于檔案使用、服務民眾的過程，這個過程能否做到便捷、有效也是檢驗檔案主體技術技能的試金石。檔案價值的彰顯是通過檔案實踐活動完成的，而能否契合民眾對檔案的需求，能否契合民眾對檔案使用的期望，正是檔案價值的核心所在。根據檔案價值二元論觀點，檔案價值由兩部分構成——信息價值和工具價值。前者指的是檔案作為記錄或者文獻，其內容本身具有信息價值；后者指一般意義上的使用、憑證等價值。而檔案的信息價值是以工具價值為載體實現的，沒有使用的檔案其價值和意義不是最大化的，或者僅僅具有一般意義上的文字價值。因此檔案價值彰顯從很大意義上是在于檔案的使用和利用價值，即檔案實踐活動的發生。

知識管理時代下社會對檔案提出新的需求，以往的檔案保管方式、利用手段都逐漸被新的方式取代，現在一些檔案利用（可以利用）效率不高的場所，其根本原因是對新的檔案利用手段和方式開發不夠，比如現在一些高校依然存在手工管理、利用紙質檔案的方式，導致高校內大量檔案處于閑置狀態，這就反映出檔案管理者的不作為，不能及時更新知識儲備，不能適應新環境提出的要求。因此，有效的檔案實踐活動恰恰是因為檔案主體及時更新知識體系以適應社會需求的方式來管理利用檔案的結果，確保檔案資源得以合理有效發揮作用。

4 結論

根據以上對檔案形成因素的分析，我們可以推理出檔案價值的形成過程：首先在檔案實踐環境的影響和塑造下，檔案主體、客體、實踐活動都發生改變，而后在檔案主體的主導作用下完成的反映、回應社會需求的檔案實踐活動。檔案價值的形成是系統因素的運動、作用過程，遵循一定的邏輯演進，在檔案價值的四個構成因素中，社會環境是基本的客觀存在，其他三項因素都會受其影響，不同的實踐環境也對檔案處理者提出不同要求，產生不同的檔案使用活動，實現不同檔案價值。但同時這四個因素也在互相影響，檔案主體的技術水平影響檔案的使用效果，而檔案客體的形態和狀態也影響檔案主體的使用，檔案主體和客體為了達到更好的使用效果，自身不斷完善和被完善，這些變化也會在一定程度上影響到實踐環境。因此，檔案價值的形成機理，即在外部環境的影響和塑造下，具有革新的主觀意志的檔案主體對檔案客體進行的體現社會需求、使檔案知識價值得到彰顯的、契合社會需求的檔案實踐活動。

信息時代下的事物和其運行機制發生了根本性的變化，而在現有理論知識下解釋力趨于弱化，迫切需要新的理論知識構建。檔案領域是知識信息的重要部分，新發生的信息、知識革命未理論探索提供了巨大的空間，我們要抓住這一機遇，找到更強說服力的解釋，構建出解釋新現象、新事物的理論體系。文章在此方面做了一些探索，以期拋磚引玉。

［1］吳寶康.檔案學概論［M］.北京:中國人民大學，1988.P45.

［2］［美］彼得·德魯克語.轉自張潤彤，藍天編.知識管理導論序言［M］.北京:高等教育出版社.2005.

［3］伍振華.檔案的知識特征初探［J］.檔案學通訊，2002(3).

［4］喬虹，石慧敏.知識服務及其在檔案管理中的實現［J］.北京檔案，2002(8).

［5］易凌峰、朱景琪.知識管理［M］.上海：復旦大學出版社.2008.P49.

［6］徐擁軍.檔案后保管范式與知識管理［J］.檔案學通訊，2008（2）.

［7］丁華東.檔案知識管理理論范式的特點與建構探略［J］.圖書情報知識，2007（4）.